Табель учёта рабочего времени в 1С:ЗУП — от графика до печати Т-13

Табель в 1С:Зарплата и управление персоналом 3.1 заносят документом Табель в разделе Зарплата: выбираете месяц и подразделение, нажимаете Заполнить, правите дни, где факт разошёлся с графиком, и проводите. Печатная форма Т-13 строится отдельным отчётом из раздела Зарплата → Отчеты по зарплате.

Главное, что нужно знать до начала: ЗУП по умолчанию считает, что сотрудник отработал по своему графику. Отпуска, больничные и командировки вносятся своими документами, и табель их подтягивает сам. Поэтому вручную заносить приходится только то, что ни одним документом не оформлено: опоздания, неявки, фактические часы при сменной работе.

Подготовка: график, способ учёта и выбор формы Т-12 или Т-13

Что должно быть настроено до первого табеля

Табель заполняется от графика работы. Если график кривой, кривым будет и табель. Перед первым заполнением проверьте:

• 📅 Графики работы заполнены на весь год, с учётом переносов праздников. Список открывается в разделе Настройка → Графики работы сотрудников.
• 👤 Каждому сотруднику назначен график в кадровом приёме или кадровом переводе. Без графика табель по человеку пустой.
• 🧾 Отклонения за месяц уже введены: отпуска, больничные листы, командировки, неявки и прогулы. Их удобнее внести до табеля, чтобы Заполнить сразу их учло.
• 🕐 Для сменных и часовых работников понятно, откуда берутся фактические часы: бумажный журнал смен, выгрузка из СКУД, отметки бригадира.

Т-12 или Т-13: что выбрать

Обе формы утверждены постановлением Госкомстата № 1 от 05.01.2004. С 2013 года унифицированные формы не обязательны, но обязанность вести точный учёт времени по статье 91 ТК РФ осталась. На практике почти все пользуются Т-13.

1С формирует табель как раз по логике Т-13: данные берутся из графиков и документов, а отчёт показывает коды и часы по дням. Если компания утвердила собственную форму, её можно сделать на базе Т-13 через пользовательский макет или расширение.

Как заполнить табель в 1С ЗУП 3.1: пошагово

Шаг 1. Создайте документ

1. Откройте Зарплата → Табели.
2. Нажмите Создать.
3. Укажите организацию, месяц и подразделение. Подразделение можно оставить пустым, тогда в документ попадут все сотрудники организации.
4. Проверьте период «с… по…». По умолчанию это весь месяц. Если табель сдают дважды в месяц, создайте отдельный документ на первую половину и отдельный на вторую.

Шаг 2. Заполните по графику

Нажмите Заполнить. Программа разложит по дням:

• плановые часы по графику каждого сотрудника (код Я);
• выходные (В);
• уже зарегистрированные отпуска, больничные, командировки и неявки со своими кодами.

После заполнения в строке сотрудника видны все дни месяца и итог по дням и часам. Сверьте итог с нормой графика: если у пятидневщика в октябре стоит не столько дней, сколько рабочих в календаре, ищите ошибку в графике или в датах приёма.

Шаг 3. Внесите расхождения с графиком

Дальше правите только те дни, где факт отличается от плана:

1. Щёлкните по ячейке нужного дня.
2. В открывшейся форме выберите вид времени и количество часов. Можно задать несколько видов на один день, например 6 часов явки и 2 часа неявки по невыясненной причине.
3. Сохраните изменения и перейдите к следующему дню.

Самые ходовые коды табеля:

Шаг 4. Сохраните и проведите

Нажмите Провести и закрыть. С этого момента данные табеля участвуют в расчёте зарплаты за месяц. Подробнее о том, что происходит при проведении и как напечатать форму, ниже.

Отпуска, больничные и командировки в табеле

Отсутствия в ЗУП всегда оформляются отдельными документами. Табель только показывает их результат. Порядок работы простой: сначала документ отсутствия, затем табель.

Что делать, если документ отсутствия появился уже после проведения табеля? Типичная история: сотрудник принёс больничный 5-го числа следующего месяца.

1. Введите Больничный лист с нужными датами.
2. Откройте табель за прошлый месяц и перезаполните его, чтобы дни болезни встали с кодом Б.
3. Проверьте, что в документе Начисление зарплаты текущего месяца появился перерасчёт оклада за прошлый месяц. ЗУП делает его автоматически, если зарплата за тот месяц уже была рассчитана.

Табель при сменах, суммированном учёте и сверхурочной работе

Сменный и скользящий график

Для работы «сутки через трое» или «2 через 2» создайте график с циклической сменой и укажите дату начала цикла. Если у конкретного сотрудника смены в этом месяце сдвинулись, не правьте общий график. Для этого есть документ Индивидуальный график: в нём задаются часы по дням для одного человека на месяц.

Индивидуальный график меняет план. Табель меняет факт. Если смену поменяли заранее, вводите индивидуальный график. Если человек не вышел в смену — исправляйте табель.

Ночные часы

Работа с 22:00 до 06:00 считается ночной (статья 96 ТК РФ) и оплачивается минимум на 20% выше. Чтобы ЗУП считал ночную доплату, в графике у смены должны быть отмечены ночные часы. Тогда в табеле появится код Н, а в начислениях — доплата по виду расчёта за ночные часы.

Пример: смена с 20:00 до 08:00 с часом перерыва. Всего 11 рабочих часов, из них ночных — 8 (с 22:00 до 06:00), если перерыв выпадает на дневное время. В табеле это Я 3 / Н 8.

Сверхурочные, выходные и праздники

Работу сверх графика лучше оформлять не правкой табеля, а документами:

• Работа сверхурочно — для переработки при обычной пятидневке;
• Работа в выходные и праздничные дни — для выхода в нерабочий день, с выбором: двойная оплата или одинарная плюс день отдыха.

Документы сами добавят коды С и РВ в табель и создадут начисления. По статье 152 ТК РФ первые два часа сверхурочной работы оплачиваются минимум в полуторном размере, следующие — минимум в двойном. По статье 99 сверхурочные не могут превышать 4 часов два дня подряд и 120 часов в год.

Суммированный учёт

При суммированном учёте переработка выясняется только в конце учётного периода — месяца, квартала или года. В графике включается признак суммированного учёта, а в табеле весь период вносятся фактические часы по сменам. В конце периода ЗУП сравнивает факт с нормой, и часы сверх нормы оплачиваются как сверхурочные.

Загрузка табеля из СКУД, Excel и других систем

Ручной ввод терпим на 20–30 человек. При сотнях сменных работников часы удобнее загружать.

На что смотреть при любой загрузке:

• 🔑 Сопоставление сотрудников. Надёжнее всего по табельному номеру. По ФИО будут промахи на однофамильцах и после смены фамилии.
• 🕐 Округление часов. СКУД отдаёт 7 часов 52 минуты, а табель ждёт часы. Правило округления закрепите в локальном акте.
• 🚪 Сырые проходы ≠ рабочее время. Перекур, обед, выход на склад — СКУД видит всё. Обычно в табель грузят не проходы, а уже рассчитанные часы смены.
• 🔁 Повторная загрузка. Обработка должна обновлять существующий табель за период, а не создавать второй. Два проведённых табеля на одного человека за одни даты — частая причина задвоенных часов.

Проведение табеля и печать формы Т-13

Что даёт проведение

Проведённый табель регистрирует фактически отработанное время. Его используют начисления, которые зависят от времени:

• оплата по окладу и по часовому тарифу;
• доплаты за ночные часы и вечернее время;
• надбавки, рассчитываемые пропорционально отработанному.

Поэтому табель проводят до расчёта зарплаты. Если табель исправили после того, как Начисление зарплаты уже заполнено, перезаполните начисление, иначе оно останется на старых часах.

Печать Т-13

1. Откройте Зарплата → Отчеты по зарплате.
2. Выберите Табель учета рабочего времени (Т-13).
3. Укажите период, организацию и при необходимости подразделение.
4. Нажмите Сформировать.

Отчёт строится не только по документам Табель, но и по графикам и отклонениям. Поэтому Т-13 можно напечатать даже за месяц, в котором табель вообще не вводили: в нём будут плановые часы и отсутствия из документов.

В отчёте можно включить или убрать цифровые коды, выбрать вывод по половинам месяца, отфильтровать сотрудников. Ответственных лиц для подписи берут из настроек организации, проверьте их перед первой печатью.

Частые ошибки при заносе табеля

• ❌ Табель есть, а оклад не уменьшился. Сотруднику поставили НН или ПР, но начисление зарплаты заполнили раньше, чем провели табель. Перезаполните начисление.
• ❌ У сотрудника в табеле одни нули. Не назначен график в кадровом документе, или график не заполнен на этот год. Откройте график и заполните его на нужный год.
• ❌ Удвоенные часы. Два проведённых табеля пересекаются по датам — обычно один ввели вручную, второй загрузила обработка. Пометьте лишний на удаление.
• ❌ Отпуск стоит в табеле, но не оплачен. Код ОТ поставили руками вместо документа Отпуск. Отмените правку и введите документ.
• ❌ Праздничный день не стал выходным. Производственный календарь не обновлён или график заполнили до его обновления. Обновите календарь и перезаполните график.

Частые вопросы