Ввод номенклатуры в 1С: от карточки товара до штрихкода
Содержание
Новый товар заводят в справочнике «Номенклатура»: в 1С:Управление торговлей он лежит в разделе «НСИ и администрирование», в 1С:Бухгалтерия — в «Справочники → Товары и услуги». Открываете список, жмёте «Создать» и заполняете карточку. Главное в ней — не наименование, а вид номенклатуры: именно он включает характеристики, серии и подставляет счета учёта.
Ниже — порядок, в котором карточку товара заносят, чтобы потом не переделывать: что подготовить до ввода, какие реквизиты обязательны, как привязать штрихкод и назначить цену. Пути и названия даю для УТ 11 (интерфейс «Такси»), по Бухгалтерии отмечаю отличия.
Что подготовить до ввода первого товара
Один-два товара можно завести «как есть». Но если предстоит загрузить прайс на сотни позиций, сначала настройте то, что потом применится ко всем карточкам сразу.
📌 Минимальный набор перед массовым вводом:
- Папки (группы) справочника. Товары удобно раскладывать по группам: «Бытовая техника», «Крепёж», «Услуги». Группа — это папка, она не влияет на учёт, только на навигацию и отборы.
- Виды номенклатуры. Шаблоны карточек: «Товар», «Услуга», «Тара». Задаются в
НСИ и администрирование → Настройки номенклатуры → Виды номенклатуры. Вид определяет тип (товар/услуга/работа), использование характеристик и серий, набор дополнительных реквизитов. - Группы финансового учёта номенклатуры. Через них подставляются счета учёта товара и выручки. Без них каждую проводку пришлось бы править руками.
- Единицы измерения. Проверьте, что в справочнике единиц есть «шт», «кг», «м», «упак» — то, чем реально торгуете.
Виды номенклатуры — самый недооценённый шаг. Один раз правильно настроили «Товар с характеристиками» — и все новые карточки этого вида сразу получают нужные поля. Переключать вид у уже заведённого товара с остатками нельзя, поэтому думать надо заранее.
Создание карточки товара: обязательные реквизиты
В списке номенклатуры нажмите «Создать». Откроется пустая карточка. Обязательных полей немного, остальное — по необходимости.
- Рабочее наименование — как товар называется внутри базы, для поиска и списков. Сюда пишут удобное короткое имя: «Дрель Bosch GSB 13».
- Наименование для печати — как позиция попадёт в накладную и счёт. Может совпадать с рабочим, а может быть развёрнутым: «Дрель ударная Bosch GSB 13 RE, 600 Вт».
- Вид номенклатуры — выбираете из подготовленного списка. От него зависит, появятся ли дальше поля характеристик и серий.
- Артикул — код производителя или ваш внутренний. По артикулу удобно искать и сверять прайсы поставщиков.
- Единица измерения — базовая единица хранения остатка. Для штучного товара «шт», для сыпучего «кг».
- Ставка НДС — подставляется из вида номенклатуры или группы, но проверьте для конкретной позиции.
Группу (папку) карточка подхватывает ту, в которой вы стояли при создании. Если создавали из корня — выберите группу в поле вверху карточки.
Остальные поля заполняют по мере надобности. Производителя и страну происхождения указывают, когда это нужно для сертификатов или таможенных деклараций. Серии подключают для товара со сроком годности или партионным учётом. Всё это тоже управляется видом номенклатуры: если в нём серии не включены, поля в карточке не появятся.
Не плодите дубли. Перед созданием нового товара найдите его поиском по артикулу или части наименования. Две карточки на один и тот же товар разведут остатки и цены, а свести их потом сложно.
В Бухгалтерии набор полей беднее: там нет характеристик и видов цен, зато обязательны «Вид» (Товар/Услуга/Материал) и счета учёта через группу номенклатуры. Торговый и складской учёт в деталях ведут в УТ, поэтому дальше речь о ней.
Характеристики: когда один товар, а продаётся в вариантах
Характеристики нужны, когда у товара есть варианты, которые не хочется заводить отдельными карточками: цвет, размер, объём. Футболка одна, а варианты — S/M/L и три цвета. Остаток и цену удобно хранить в разрезе характеристик, а карточка остаётся одна.
Чтобы поле появилось, включите механизм: НСИ и администрирование → Настройка НСИ и разделов → Номенклатура → Характеристики номенклатуры. Затем в виде номенклатуры укажите, что характеристики используются.
Характеристики бывают:
- Общие для вида — один список вариантов на все товары этого вида. Подходит, когда размеры и цвета одинаковые у всей линейки.
- Индивидуальные — свой набор вариантов у каждого товара. Подходит, когда ассортимент разнородный.
🎯 Практический ориентир: характеристики заводите только там, где варианты реально учитываете на складе и в продажах. Если «цвет» нужен лишь для печати в накладной — проще дописать его в наименование, а характеристику не плодить. Лишние разрезы учёта замедляют подбор товара в документах.
Единицы измерения и упаковки товара
Базовая единица у товара одна — та, в которой лежит остаток. Но принимать и отгружать его можно в упаковках. Для этого в карточке есть справочник упаковок.
Пример: вода хранится в бутылках (базовая «шт»), а приходит коробками по 12. Заводите упаковку «Коробка» с коэффициентом 12. Теперь в приходной накладной выбираете «Коробка» и ставите количество 10 — программа сама запишет на склад 120 бутылок.
| Единица в карточке | Когда применяют | Коэффициент к базовой |
|---|---|---|
| Базовая (шт, кг, м) | хранение остатка, себестоимость | 1 |
| Упаковка (коробка, паллета) | приём и отгрузка оптом | задаёте сами (12, 24, 100) |
| Единица для отчётов | показ остатков в удобном виде | равна базовой или упаковке |
Коэффициент упаковки задаётся один раз и должен быть точным. Ошибка в коэффициенте (поставили 10 вместо 12) превратит каждый приход в недостачу или излишек. Если фасовка у поставщика «плавает», лучше принимать в базовой единице.
Дробные упаковки (0,5 кг, погонный метр от рулона) тоже поддерживаются — коэффициент может быть нецелым.
Штрихкоды и работа со сканером
Штрихкод привязывают к товару (а при учёте вариантов — к связке «товар + характеристика + упаковка»). В карточке номенклатуры есть команда для работы со штрихкодами — найдите её в панели карточки по слову «Штрихкод».
Способы завести штрихкод:
- Ввести вручную из поля EAN-13 на упаковке.
- Считать сканером прямо в поле штрихкода — курсор ставят в поле и подносят товар к сканеру, цифры подставятся сами.
- Сгенерировать внутренний штрихкод для весового или фасованного товара, у которого своего кода нет.
После того как штрихкоды заведены, сканер начинает узнавать товар в документах: в накладной или чеке подносите товар — строка подбирается автоматически. Ничего дополнительно программировать не нужно, сканер в режиме «клавиатуры» просто «набирает» цифры в активное поле.
Ценники и этикетки со штрихкодом печатают через обработку «Печать этикеток и ценников» (раздел «Склад» или «Продажи», в зависимости от релиза). Там выбираете товары, шаблон этикетки и количество.
Если сканер подносите, а строка не подбирается — чаще всего штрихкод просто не привязан к карточке либо привязан к другой характеристике. Проверьте список штрихкодов товара.
Цены и ценообразование нового товара
В Управлении торговлей цена не хранится «в карточке». Товар может продаваться по нескольким видам цен: «Розничная», «Оптовая», «Закупочная». Виды цен настраивают в CRM и маркетинг → Настройки и справочники → Виды цен.
Назначают цену не в карточке товара, а документом «Установка цен номенклатуры» (раздел «CRM и маркетинг»). Логика такая:
- Создаёте документ установки цен.
- Выбираете вид цены (например, «Розничная»).
- Подбираете товары и ставите цену за единицу.
- Проводите — с указанной даты цена действует.
Так цену можно менять по графику и хранить историю: отчёты покажут, по какой цене товар продавался в каждый период.
💰 Если торгуете по правилам (наценка от закупки, округление до рублей), настройте правило ценообразования в виде цены — тогда розница будет считаться от закупочной автоматически, а не вбиваться руками.
В Бухгалтерии отдельных видов цен нет: там цена берётся из документа поступления и реализации напрямую. Для розницы в БП используют отдельный механизм розничных цен и документ установки цен в разделе «Склад».
Массовая загрузка товаров из прайса поставщика
Заводить сотни позиций руками — долго. Когда поставщик присылает прайс в Excel, номенклатуру загружают пачкой. В Управлении торговлей для этого есть обработка загрузки из табличного документа — её открывают из списка номенклатуры (команда для загрузки данных в панели списка).
Порядок обычно такой:
- Открываете файл прайса и команду загрузки.
- Сопоставляете колонки: колонка файла «Артикул» → реквизит «Артикул», «Название» → «Наименование», «Цена» → отдельно в установку цен.
- Указываете, по какому полю программа ищет совпадения (обычно по артикулу), чтобы не задвоить уже заведённые товары.
- Для новых строк задаёте общие свойства: вид номенклатуры, единицу, группу, ставку НДС.
- Запускаете — программа создаёт карточки и обновляет существующие.
Перед первой загрузкой прогоните файл на 5–10 строках. Так вы увидите, правильно ли подставился вид номенклатуры и единица, и не создадутся ли дубли. На реальном прайсе ошибку сопоставления ловить поздно — вычищать придётся сотни карточек.
Что полезно проверить в файле до загрузки:
- артикулы заполнены и уникальны (пустой артикул = риск дубля);
- единица измерения в файле совпадает с единицей в справочнике по написанию («шт», не «штук»);
- ставка НДС записана в том же виде, что в базе (20%, 10%, «Без НДС»);
- цены идут в базовой единице, а не в упаковке.
Цены из прайса в карточки напрямую не пишут — их проводят отдельным документом «Установка цен номенклатуры» (см. раздел о ценах выше), чтобы сохранялась история.
Типичные ошибки при заведении номенклатуры
Ошибки на этапе ввода товара всплывают позже — в остатках, себестоимости и отчётах. Разберём те, что встречаются чаще всего и стоят дороже.
Отдельно про массовую загрузку: когда прайс грузят из Excel, частая беда — несовпадение единиц и ставок НДС. Перед загрузкой сверьте, что в файле единица «шт» совпадает с единицей в справочнике, а ставка НДС указана в том же виде, что принят в базе.