Работа с самозанятыми в программе 1С:Предприятие

Самозанятого заводят в 1С как обычного контрагента-физлицо, а выплаты проводят документом поступления услуг и оплатой поставщику — без удержания НДФЛ и без начисления страховых взносов. Главное отличие от работы с сотрудником: вы не зарплатный, а обычный расчётный контрагент, и каждую оплату закрывает чек из приложения «Мой налог».

Ниже — весь маршрут: от проверки статуса плательщика НПД до отражения расходов и контроля чеков. Пути указаны для «1С:Бухгалтерии» 3.0, в других конфигурациях названия разделов совпадают почти дословно.

Проверяем статус плательщика НПД до первой сделки

Прежде чем заводить человека в базу, убедитесь, что он действительно самозанятый. От этого зависит весь налоговый расклад: платит ли он налог сам или вы становитесь налоговым агентом.

Статус проверяют бесплатно на сайте ФНС в сервисе проверки налогоплательщиков НПД — по ИНН физлица и на конкретную дату. Проверку делают:

• 📌 перед заключением договора — чтобы режим вообще был;
• 📌 на дату каждого акта или оплаты — статус могут снять, если доход превысил 2,4 млн рублей за год или человек от режима отказался.

Отдельно проверьте ограничение из закона № 422-ФЗ: нельзя оформлять как самозанятого человека, который был вашим штатным сотрудником в последние два года. Такой доход под НПД не подпадает, и выгода от режима исчезает.

Создаём карточку контрагента-физического лица

Самозанятый в базе — это контрагент с видом «Физическое лицо», а не сотрудник. Заходите в Справочники → Контрагенты и создаёте новый элемент.

Заполните поля:

1. Вид контрагента — выберите «Физическое лицо». От этого зависит состав реквизитов карточки.
2. Наименование — ФИО полностью, как в паспорте. По нему человек будет искаться в списках.
3. ИНН — 12 цифр (у физлица ИНН всегда 12-значный). Именно по нему проверяется статус НПД.
4. Контактные данные — телефон и e-mail пригодятся для пересылки чеков и актов.

Расчётный счёт и банковские реквизиты вносите, если платите на счёт или карту по реквизитам. Для перевода на карту по номеру реквизиты банка тоже удобно хранить в карточке — платёжки потом подставятся автоматически.

Отдельного флажка «самозанятый» в стандартной карточке контрагента нет — программа различает их по договору и по тому, что НДС и зарплатные начисления к ним не применяются. Чтобы не путать в списке, добавьте в наименование пометку, например «(самозанятый)», или заведите отдельную группу справочника.

Оформляем договор ГПХ с видом «С поставщиком»

Самозанятый для вас — исполнитель, то есть поставщик услуг или работ. Поэтому договор в его карточке заводится с видом «С поставщиком».

Откройте карточку контрагента, перейдите по ссылке «Договоры» и создайте новый:

• Вид договора — «С поставщиком».
• Наименование — номер и предмет, например «Договор № 14 на разработку сайта».
• Валюта — рубли.
• Способ расчёта НДС здесь не нужен: самозанятый не плательщик НДС, счетов-фактур он не выставляет, и входного налога у вас не будет.

Если выбрать вид «С покупателем», программа будет ждать от вас реализацию в адрес человека — это обратная ситуация. Для оплаты за оказанные вам услуги нужен именно поставщик.

С самозанятым заключают гражданско-правовой договор — подряда (глава 37 ГК РФ) или возмездного оказания услуг (глава 39 ГК РФ). Трудовой договор здесь неуместен: у человека нет трудовых отношений с вами.

Главный риск — переквалификация договора ГПХ в трудовой. Налоговая и суды смотрят на признаки из статей 15 и 19.1 ТК РФ. Если договор выглядит как трудовой, доначислят НДФЛ и взносы за весь период.

Что стоит прописать, чтобы договор был чистым ГПХ:

Пункт про чек и про уведомление об утрате статуса — страховка на случай спора с налоговой. Без чека расход не подтвердить, а если исполнитель «слетел» с НПД и молчит, вы рискуете стать налоговым агентом задним числом.

Чем самозанятый отличается от обычного физлица по ГПХ

Разница принципиальная и видна по тому, как документы отражаются в 1С. С обычным физлицом по договору ГПХ вы — налоговый агент: удерживаете НДФЛ и начисляете взносы, а выплату проводите через зарплатный контур. С самозанятым всё иначе.

Именно поэтому самозанятого не заводят как сотрудника и не отражают в зарплатных документах. Если по ошибке провести его через начисление ГПХ, программа попытается удержать НДФЛ и посчитать взносы — а этого по НПД быть не должно.

Ещё один практический момент: самозанятый может быть и обычным физлицом, и ИП на НПД. Для учёта в 1С разницы почти нет — в обоих случаях это контрагент-поставщик услуг без НДС. Но у ИП-самозанятого в договоре и реквизитах указывается статус ИП, и платёж идёт на его расчётный счёт предпринимателя.

Проводим акт и поступление услуг

Факт оказанных услуг отражают документом Покупки → Поступление (акты, накладные, УПД). Для самозанятого выбирают операцию «Услуги (акт, УПД)».

Заполните документ:

1. Контрагент — ваш самозанятый, Договор — тот, что с видом «С поставщиком».
2. В табличной части — наименование услуги, количество и сумму.
3. Счёт затрат — туда, куда относятся расходы по смыслу: 26 (общехозяйственные), 44 (расходы на продажу), 20 (основное производство) или 91.02, если расход внереализационный.
4. Счёт учёта расчётов — обычно 60.01.

Строку НДС оставляйте пустой или со ставкой «Без НДС». Самозанятый налог на добавленную стоимость не выставляет, поэтому счёта 19 и вычета здесь не будет.

После проведения документ сформирует проводку по признанию расхода:

К документу поступления прикрепите скан-копию чека и акт: нажмите на присоединённые файлы в шапке документа и загрузите их. Так чек всегда будет под рукой при проверке.

Платим самозанятому и держим под контролем чеки

Оплату проводят как обычную оплату поставщику — через Банк и касса → Банковские выписки, документ списания с расчётного счёта с видом операции «Оплата поставщику».

Ключевой момент: при выплате самозанятому вы не удерживаете НДФЛ и не начисляете страховые взносы. Он платит налог на профессиональный доход сам — 6% с дохода от юрлиц и ИП. В платёжке перечисляется полная сумма по договору.

Порядок на каждую выплату:

1. Получили от исполнителя чек из приложения «Мой налог».
2. Сверили в чеке сумму, дату, ваше наименование и ИНН как заказчика.
3. Провели оплату поставщику на полную сумму.
4. Закрыли задолженность по счёту 60 — документ оплаты закроет расчёты по акту.

Чек — это главный документ. Без него расход по налогу на прибыль не признать, а налоговая вправе расценить выплату как обычный доход физлица и доначислить НДФЛ и взносы. Поэтому контроль чеков встройте в регламент: не получили чек — не закрываете расчёты как расход.

Для внутренней дисциплины удобно вести простую проверку статуса каждого чека.

Как признать расходы по самозанятому в налоговом учёте

Выплаты самозанятому уменьшают налогооблагаемую базу на общих основаниях — как обычные услуги сторонних исполнителей. Но есть обязательное условие: расход подтверждается не актом, а именно чеком из «Мой налог». Акт и договор дополняют его, но без чека расход не считается документально подтверждённым.

Для налога на прибыль (ОСНО) расход признаётся по методу начисления — на дату акта об оказанных услугах, при наличии чека. Сам чек приравнивается к первичному документу, подтверждающему затраты по закону № 422-ФЗ.

Для УСН с объектом «доходы минус расходы» действует кассовый метод: расход попадает в книгу учёта доходов и расходов только после фактической оплаты и при наличии чека. То есть нужны оба события — и оплата, и чек. Если платите авансом, а чек приходит позже, признавайте расход датой чека.

В 1С расход формируется автоматически при проведении документа поступления — важно лишь выбрать правильный счёт затрат и приложить чек. Для УСН программа отразит расход в КУДиР после того, как будет проведена и оплата, и поступление.

Чтобы расходы не «зависали», сверяйте три события по каждому исполнителю: акт проведён, оплата прошла, чек приложен. Удобно делать это при закрытии месяца — заодно поймаете неполученные чеки.

Когда самозанятый теряет статус НПД

Статус снимается в двух частых случаях: доход за год перевалил за 2,4 млн рублей или человек сам снялся с учёта. С даты утраты режима выплаты ему облагаются уже по общим правилам.

Если вы продолжаете платить человеку, который перестал быть самозанятым, и он не ИП — вы становитесь налоговым агентом по НДФЛ и плательщиком страховых взносов с этих выплат. Поэтому проверку статуса на дату оплаты и пункт договора про уведомление об утрате статуса стоит соблюдать строго.

Разовую проверку статуса делайте перед крупной выплатой, а при постоянном сотрудничестве — на дату каждого акта. Скриншот проверки подшивайте к документам месяца.

Частые вопросы