Кадровый учёт в 1С:ЗУП 3 и 1С:КА 2 с нуля: от справочников до отчётов

Чтобы заполнить раздел «Кадры» в 1С, идите строго по порядку: Настройка → Кадровый учёт → организация, подразделения, должности и графики работы → карточка сотрудника в Кадры → Сотрудники → проведённый документ «Приём на работу». Пока документ приёма не проведён, сотрудник для программы не работает : его нет в табеле, в начислении зарплаты и в отчётах.

Порядок одинаковый для 1С:Зарплата и управление персоналом 3 (ЗУП 3.1) и для 1С:Комплексная автоматизация 2 — кадровый блок у них общий. Ниже — что заполнить, в каком порядке, как HR-специалисту и бухгалтеру не мешать друг другу и где чаще всего ломается кадровый учёт.

1. Что заполнить до первого сотрудника: настройки и справочники

Первые полчаса работы с базой экономят дни исправлений потом. Кадровые документы берут данные из справочников, и если справочник пустой, документ заполнить нечем.

Настройки кадрового учёта

Откройте Настройка → Кадровый учёт. Здесь решаются три вопроса:

• 📋 Штатное расписание — вести или нет. Если включить, должности в документах будут выбираться из штатных позиций, а программа будет контролировать число ставок.
• ⏱ Неполные ставки и подработки — включите, если у вас есть совместители внутри организации или сотрудники на 0,5 ставки.
• 🗂 Контроль документов — проверка кадровых документов на соответствие штатному расписанию. Удобно для крупных компаний, лишняя строгость для фирмы из 10 человек.

Организация и справочники

Заполните в таком порядке:

1. Организация — Настройка → Организации. ИНН, КПП, ОГРН, регистрация в СФР (бывший ФСС и ПФР объединены в Социальный фонд с 2023 года), коды статистики, ответственные лица. Ответственные попадут в подписи приказов.
2. Подразделения — Настройка → Подразделения. Структура как в штатном расписании: дирекция, бухгалтерия, склад. Обособленные подразделения отмечайте отдельно — от этого зависит, куда пойдёт НДФЛ.
3. Должности — Настройка → Должности. Название пишите так, как оно будет в трудовом договоре и в сведениях о трудовой деятельности. Укажите код по ОКПДТР — он нужен для ЕФС-1.
4. Графики работы — Настройка → Графики работы сотрудников. Пятидневка 40 часов, сменные, сокращённые. Без графика программа не посчитает норму времени и оклад за неполный месяц.
5. Начисления — оклад, премии, надбавки. Обычно бухгалтер настраивает их сам, но HR должен знать, какое начисление выбирать при приёме.

2. Карточка сотрудника: как правильно заполнить данные

В 1С есть два связанных объекта: физическое лицо (человек с паспортом и СНИЛС) и сотрудник (человек в конкретной организации на конкретных условиях). Один человек может быть сотрудником дважды — по основному месту и по внутреннему совместительству. Физическое лицо при этом одно.

Порядок заполнения карточки

1. Откройте Кадры → Сотрудники и нажмите Создать.
2. Введите ФИО, дату рождения и пол. Программа подскажет пол по отчеству, но проверьте.
3. Заполните ИНН и СНИЛС. 1С проверяет контрольные суммы и предупреждает, если такой человек уже есть в базе.
4. В разделе личных данных — паспорт: вид документа, серия, номер, кем и когда выдан, код подразделения.
5. Адреса и телефоны: адрес регистрации и фактический. Используйте адресный классификатор , а не ручной ввод одной строкой — иначе отчёты в СФР и ФНС не пройдут проверку.
6. Остальное по необходимости: образование, семья (для вычетов на детей), воинский учёт, стаж.
7. Сохраните карточку. Сотрудник появился в списке, но ещё не принят.

Стаж и данные с прошлого места работы

Для расчёта больничных нужен страховой стаж, для некоторых надбавок — непрерывный. Внесите его в карточке сразу, по трудовой книжке или по сведениям о трудовой деятельности из Госуслуг.

Если человек пришёл в середине года, бухгалтеру понадобится справка о заработке за два предыдущих года. Её данные вносятся отдельно и влияют на средний заработок для больничных.

3. Кадровые приказы в 1С: приём, перевод, увольнение

Все основные документы лежат в разделе Кадры. Каждый документ после проведения формирует печатную форму приказа и запись для электронной трудовой книжки.

Приём на работу

Кадры → Приёмы на работу → Создать → Приём на работу.

1. Выберите сотрудника, дату приёма, подразделение и должность (или позицию штатного расписания).
2. Укажите вид занятости: основное место, внешнее или внутреннее совместительство.
3. Количество ставок, испытательный срок, график работы.
4. Вкладка Оплата труда: начисление «Оплата по окладу» и сумма, надбавки, порядок расчёта аванса.
5. Трудовой договор: номер и дата. Если договор срочный — дата окончания.
6. Флажок для отражения в электронной трудовой книжке — включите, иначе мероприятие не попадёт в ЕФС-1.
7. Провести. Печать: приказ по форме Т-1 и трудовой договор.

По статье 68 ТК РФ приказ объявляют работнику под подпись в течение трёх рабочих дней с начала работы. Дата приказа в 1С не должна быть позже этого срока.

Кадровый перевод

Перевод нужен, если меняется должность, подразделение, оклад или график. Кадры → Кадровые переводы → Создать.

В документе отмечаете галочками только то, что меняется. Остальные поля остаются прежними. Новый оклад начнёт действовать с даты перевода — 1С сама разделит месяц на две части при расчёте.

Увольнение

Кадры → Увольнения → Создать.

1. Сотрудник, дата увольнения (последний рабочий день).
2. Основание: статья ТК РФ из списка, например ст. 77 ч. 1 п. 3 — по собственному желанию.
3. Компенсация неиспользованного отпуска: программа посчитает дни сама. Проверьте остаток — если в базу не внесены прошлые отпуска, цифра будет завышена.
4. Удержание за неотработанный отпуск, если отгулял авансом.
5. Провести. Печать: приказ Т-8, записка-расчёт.

Увольнение оформляйте не позже последнего рабочего дня: в этот день работник должен получить окончательный расчёт. Начисление расчёта при увольнении бухгалтер делает отдельным документом.

Массовые операции

Для группы сотрудников есть документы «списком»: приём, перевод, увольнение. Удобно, когда открываете новый склад или переводите отдел на новый график. Один приказ — десятки строк.

4. Кадровая история сотрудника: где смотреть и как исправлять

1С хранит историю, а не только текущее состояние. Каждый проведённый документ — это запись «с такой-то даты такие-то условия». Поэтому кадровые данные почти никогда не правят прямо в карточке.

Где смотреть историю

• 🔍 В карточке сотрудника — ссылки на кадровые документы и начисления: видно все приёмы, переводы и изменения оклада по датам.
• 🗂 Кадры → Все кадровые документы — общий журнал. Отфильтруйте по сотруднику, и получите полную хронологию.
• 📝 Смена ФИО, паспорта, адреса: в карточке физлица у этих полей есть история изменений. При смене фамилии не перебивайте старую — добавьте новое значение с датой, чтобы старые документы печатались со старой фамилией.

Как исправить ошибку в прошлом

Уволенные сотрудники и архив

Уволенные остаются в базе навсегда — их нельзя удалять, на них ссылаются начисления и отчёты. В списке сотрудников их просто скрывают отбором. Если человек вернётся, создайте новый приём для того же физлица.

5. Как кадровые данные попадают в расчёт зарплаты

Кадровый учёт и зарплата в ЗУП и КА — одна база. HR проводит приём, а бухгалтер уже видит сотрудника в документе «Начисление зарплаты и взносов».

Связь работает так:

• 📅 Дата приёма и увольнения → сколько дней в месяце оплачивать.
• 💰 Плановые начисления из приёма и перевода → что и в какой сумме начислить.
• 🕐 График работы → норма часов и дней, от которой считается оклад.
• 🏢 Подразделение → куда отнести затраты и, для обособленных подразделений, куда платить НДФЛ.
• 🏖 Отпуска и больничные → вытесняют оклад за эти дни.

Пример. Сотрудник с окладом 60 000 ₽ принят 11-го числа месяца, в котором 22 рабочих дня по пятидневке. С 11-го по последнее число по графику выпадает 15 рабочих дней. Оклад за месяц: 60 000 × 15 / 22 = 40 909,09 ₽. Если HR ошибочно поставит дату приёма 1-е число, программа начислит полные 60 000 ₽.

6. Кадровые отчёты и ЕФС-1 в 1С

Внутренние отчёты

В разделе Кадры есть группа кадровых отчётов. Самые полезные:

• 📄 Личная карточка Т-2 — печатается по каждому сотруднику, хранится в личном деле.
• 👥 Списочная численность и список сотрудников — с отборами по подразделению, должности, дате приёма.
• 🧾 Штатная расстановка — кто какую позицию занимает, где вакансии. Работает, если ведёте штатное расписание.
• 🏖 Остатки отпусков — сколько дней накопил каждый. Проверяйте перед увольнениями.
• 🎂 Дни рождения, окончание испытательного срока, окончание срочных договоров — для планирования.

Сведения о трудовой деятельности (ЕФС-1)

Электронная трудовая книжка ведётся на основании статьи 66.1 ТК РФ. С 2023 года сведения сдаются в СФР в составе формы ЕФС-1, подраздел 1.1.

Сроки:

В 1С проведённые кадровые документы с флажком для ЭТК попадают в форму автоматически. Отчёт формируется в разделе Отчётность, справки. Перед отправкой проверьте коды ОКПДТР у должностей и правильность СНИЛС — это две самые частые причины отказа.

7. Частые ошибки в кадровом разделе 1С

• ❌ Сотрудник создан, но не принят. Карточка есть, документа приёма нет. В расчёте зарплаты человека не видно. Проверка: в журнале кадровых документов у сотрудника должен быть проведённый приём.
• ❌ Оклад изменили в карточке, а не документом. У сотрудника в карточке нет поля «оклад» для ручной правки именно потому, что оклад меняется только документом с датой.
• ❌ Не внесены остатки отпусков при переходе на 1С. При первом увольнении программа насчитает компенсацию с даты приёма, а не с даты начала учёта в базе.
• ❌ Перевод вместо изменения оклада. Лишняя запись в электронной трудовой книжке, которую потом приходится отменять.
• ❌ Даты задним числом после отправки в СФР. Изменение в 1С есть, в Социальном фонде — нет. Расхождение всплывёт при следующей сверке.

8. Как ускорить кадровый учёт в 1С

Ручного ввода можно избежать в нескольких местах:

• ⚡ Документы списком. Приём, перевод и увольнение для десятков людей одним приказом.
• 📥 Загрузка из файла. Табличные части многих документов заполняются из Excel: подготовьте таблицу с ФИО и окладами и вставьте её через кнопку загрузки в документе.
• 🧩 Штатное расписание как шаблон. При выборе позиции подразделение, должность, график и оклад подставляются автоматически.
• 🖥 1С:Кабинет сотрудника . Работники сами подают заявления на отпуск, получают расчётные листки и подписывают кадровые документы электронно. Сервис платный, подключается отдельно.
• 📨 Кадровый электронный документооборот. Приказы и договоры можно подписывать без бумаги, если у работников есть электронная подпись и есть согласие на КЭДО.
• 🗒 Шаблоны печатных форм. Свой трудовой договор с вашими формулировками загружается один раз и дальше печатается из документа приёма.

Унифицированные формы Т-1, Т-2, Т-8 утверждены постановлением Госкомстата от 05.01.2004 № 1. С 2013 года они не обязательны, но 1С печатает их по умолчанию, и большинству компаний этого хватает.

Частые вопросы