Новая база 1С: что вносить первым, вторым и последним

Чтобы заполнить 1С с нуля , держитесь одного порядка: база и пользователи → организация и учётная политика → функциональность → справочники → начальные остатки на дату перехода → проверка по оборотно-сальдовой ведомости. Нарушите порядок — получите остатки без аналитики и документы, которые придётся перепроводить.

Ниже порядок показан на 1С:Бухгалтерии предприятия 3.0 с интерфейсом «Такси» на платформе 8.3. В УТ 11 и ЗУП 3.1 логика та же, отличаются состав справочников и пути меню. Если вы переносите учёт из другой программы 1С, большую часть шагов с НСИ и остатками заменит обмен — об этом в разделе про импорт.

1. Создание информационной базы и первый вход

Базу создают из шаблона конфигурации. Шаблон появляется на компьютере после установки дистрибутива конфигурации (не путать с установкой платформы).

1. Запустите 1С:Предприятие, в окне списка баз нажмите Добавить.
2. Выберите Создание новой информационной базы.
3. В дереве шаблонов раскройте нужную конфигурацию и выберите последнюю версию. Пустую базу без шаблона не выбирайте — в ней не будет конфигурации.
4. Укажите имя базы и тип расположения: на этом компьютере (файловый вариант) или на сервере 1С:Предприятия.
5. Для файловой базы задайте каталог. Держите его на локальном диске или надёжном сетевом ресурсе, без кириллицы и пробелов в пути — так проще настраивать резервное копирование .

💡 Шаблон «демо» создаёт базу с примером организации. Она нужна для тренировки, но рабочую базу из неё не делают: демо-данные придётся вычищать дольше, чем заполнить пустую.

При первом запуске программа сама выполняет начальное заполнение: загружает план счетов , классификаторы, виды документов. Дождитесь окончания, не закрывайте окно.

Пользователи и права — до того, как начнёте вводить данные

Пока в базе нет ни одного пользователя, в неё входят без пароля с полными правами. Это удобно один день, дальше опасно.

• 👤 Откройте Администрирование → Настройки пользователей и прав → Пользователи.
• 🔑 Первым создайте администратора с полными правами и паролем. Программа не даст оставить базу без администратора, если вы начнёте с обычного пользователя.
• 👥 Затем заведите сотрудников и назначьте им группы доступа: бухгалтер, кассир, менеджер.

Автора каждого документа 1С запоминает. Если все работают под одной учётной записью, через полгода не выяснить, кто провёл спорную операцию.

2. Сведения об организации и учётная политика

Карточка организации

Откройте Главное → Организации и создайте организацию. Быстрее всего ввести ИНН и нажать кнопку заполнения по ИНН: при подключённой интернет-поддержке программа подтянет наименование, КПП, ОГРН, юридический адрес и коды статистики.

Проверьте и допишите вручную:

• 🏦 банковский счёт — он же станет основным для платёжек;
• 🏢 налоговую инспекцию и коды для отчётности;
• 👔 ответственных лиц: руководителя, главного бухгалтера, кассира;
• 📄 логотип и подпись для печатных форм, если нужны.

Учётная политика и налоги

Учётная политика в 1С — это не документ «для проверяющих», а набор переключателей, от которых зависят проводки. Открывается из Главное → Учетная политика.

Учётная политика действует с даты, указанной в записи. Ставьте дату не позже даты ввода остатков, иначе документы ввода остатков проведутся без нужных настроек.

Соседний раздел Главное → Налоги и отчеты хранит ставки и параметры: НДС, страховые взносы, налог на прибыль, имущество, транспорт. Заполните его до первых документов, а не перед сдачей отчётности.

3. Функциональность и параметры учёта

Многие разделы 1С по умолчанию скрыты. Если нужной кнопки нет — скорее всего, её не включили.

Функциональность. Главное → Функциональность. Здесь включают по вкладкам: валютные операции, производство, розницу, маркировку, НМА, учёт по нескольким организациям, зарплату в этой базе или во внешней программе. Лишнее не включайте — интерфейс разрастётся без пользы.

Аналитика плана счетов. Администрирование → Параметры учета → Настройка плана счетов. Здесь решают:

• 📦 вести ли учёт запасов по складам (по количеству или по количеству и сумме);
• 🧾 вести ли учёт по партиям;
• 👷 вести ли расчёты с персоналом по каждому работнику;
• 💰 вести ли учёт затрат по подразделениям.

Классификаторы. Загрузите классификатор банков и курсы валют (если есть валютные операции). Без классификатора банков не заполнить БИК в счетах контрагентов.

4. Справочники: в каком порядке заполнять НСИ

Нормативно-справочная информация — фундамент. Каждый следующий справочник ссылается на предыдущий, поэтому порядок важен.

Номенклатура — где ошибаются чаще всего

• 📂 Сначала создайте папки (группы) и виды номенклатуры: товары, материалы, услуги, продукция. Вид определяет счёт учёта по умолчанию.
• 📏 Единицу измерения выбирайте из классификатора ОКЕИ, а не создавайте «шт.» вручную.
• 🔁 Перед загрузкой списка проверьте дубли по артикулу и наименованию. Две карточки «Бумага А4» и «Бумага А4 » с пробелом разорвут остатки на две строки.
• 🧮 Ставку НДС задайте в карточке сразу — иначе каждую строку в документе придётся править.

Счета учёта номенклатуры настраиваются в регистре «Счета учета номенклатуры» (ссылка есть в карточке номенклатуры). Один раз задали правило для вида или группы — дальше 1С подставит 10.01 или 41.01 сама.

Контрагенты

Создавайте контрагентов по ИНН — так же, как организацию. Программа проверяет ИНН и КПП по базе ФНС, если подключён сервис 1С:Контрагент. Договоры заводите с правильным видом: «С поставщиком», «С покупателем», «Прочее». Вид договора определяет, на какой счёт пойдут расчёты.

5. Ввод начальных остатков по счетам и субконто

Остатки вводят на одну дату — последний день периода перед стартом учёта в 1С. Начинаете работу с 1 января — дата остатков 31 декабря предыдущего года.

Помощник и документы ввода остатков

Удобнее всего работать через помощник: Главное → Помощник ввода остатков. В нём видно все счета плана счетов, а введённые суммы сразу собираются в оборотно-сальдовую.

1. Укажите организацию и дату ввода остатков.
2. Выберите счёт, нажмите Ввести остатки по счету — откроется документ «Ввод остатков» нужного раздела.
3. Заполните табличную часть с аналитикой: по 41.01 — номенклатура, склад, количество, сумма; по 60.01 — контрагент, договор, документ расчётов, сумма.
4. Проведите документ и вернитесь в помощник.

Для основных средств и НМА используется свой раздел документа: туда, помимо стоимости, вносят накопленную амортизацию, срок полезного использования, способ начисления и счёт затрат. Отдельный документ на 02 не нужен — амортизацию вводят вместе с 01.

Счёт 000 — как понять, что всё сходится

Каждая проводка ввода остатков корреспондирует со вспомогательным счётом 000. Дебетовые остатки уходят в Кт 000, кредитовые — в Дт 000.

Когда введены все счета, сальдо 000 должно стать нулевым. Пример: активы на 1 250 000 ₽ (01 — 800 000, 41 — 300 000, 51 — 150 000), пассивы — 02 на 200 000, 60 на 350 000, 80 на 10 000, 84 на 690 000. Итого пассивы 200 000 + 350 000 + 10 000 + 690 000 = 1 250 000 ₽. Сальдо 000 = 0.

Если остался хвост — значит, какой-то счёт не введён или введён с ошибкой в сумме.

Что вносить с особой аккуратностью

• 💳 НДС. Входящий НДС по не принятым к вычету счетам-фактурам (19-й счёт) вводят в отдельном разделе с привязкой к документам поставщиков. Без этого вычет не попадёт в книгу покупок.
• 📑 Документы расчётов. По 60 и 62 указывайте документ расчётов: дату и номер реальной накладной. Иначе акт сверки и зачёт авансов покажут ерунду.
• 👥 Зарплата. Если зарплату ведёте в ЗУП, в Бухгалтерию переносите только сальдо 68, 69 и 70; кадровые данные вводят в ЗУП.

Перед вводом остатков проведите инвентаризацию: 1С перенесёт любую цифру, но исправлять входящие остатки через полгода — это пересчёт себестоимости всех месяцев.

6. Импорт данных из других программ и Excel

Ручной ввод сотни контрагентов — день работы. Есть способы быстрее.

Загрузка из Excel: как подготовить файл

В списке номенклатуры и контрагентов есть команда загрузки из файла (обычно в меню Ещё). Она открывает таблицу, куда вставляют данные из Excel, и сопоставляет колонки с реквизитами.

• 🧹 Удалите объединённые ячейки, итоговые строки и пустые строки между группами.
• 🔢 Числа храните числами, без пробелов-разделителей и «руб.».
• 🏷 Название колонки должно однозначно соответствовать реквизиту: «Наименование», «Артикул», «Ед. изм.», «Ставка НДС».
• 🧪 Сначала загрузите 10–20 строк и посмотрите результат, потом остальное.

Если 1С при загрузке находит существующий элемент по наименованию или артикулу, она предлагает обновить его, а не создать новый. Это защищает от дублей, но только при одинаковом написании.

Банк

Выписки за период после даты остатков загружайте из клиент-банка: Банк и касса → Банковские выписки → Загрузить. Файл обмена в формате 1CClientBankExchange выгружается из любого распространённого банк-клиента. Контрагентов, которых нет в базе, программа предложит создать.

7. Проверка введённых данных до первого рабочего дня

Проверка занимает час, а находит то, что иначе всплывёт при закрытии квартала.

Отчёты, которые надо открыть

1. Оборотно-сальдовая ведомость на дату остатков (Отчеты → Оборотно-сальдовая ведомость). Сравните с балансом из старой программы построчно. Счёт 000 — нулевой.
2. Оборотно-сальдовая по счёту для 10, 41, 60, 62, 76 с разбивкой по субконто. Ищите строки с пустым складом, пустым договором, отрицательным количеством.
3. Анализ субконто по контрагенту — проверить, что задолженность одного контрагента не разбросана по двум карточкам-дублям.
4. Экспресс-проверка ведения учёта (Отчеты → Анализ учета → Экспресс-проверка) — покажет незаполненные реквизиты организации и пропущенные настройки.

Пробный прогон

Сделайте копию базы и в ней проведите месяц «вперёд»: поступление, реализацию, банк, закрытие месяца. Если закрытие проходит без ошибок, а себестоимость списания похожа на правду — настройки верны. Копию потом удалите, рабочую базу не трогайте.

Когда «закрыть» прошлый период

После проверки установите дату запрета изменения данных — на дату ввода остатков (Администрирование → Настройки пользователей и прав → Даты запрета изменения). Тогда никто случайно не перепроведёт документ ввода остатков и не собьёт входящее сальдо.

Частые вопросы