Справка 2‑НДФЛ в 1С Предприятие: формирование и выдача сотруднику

Справку 2‑НДФЛ как отдельный годовой отчёт в налоговую больше не сдают: с отчётности за 2021 год сведения о доходах физлиц входят в годовой расчёт 6‑НДФЛ (приложение №1). А вот «бумажная» справка о доходах и суммах налога, которую сотрудник просит для кредита, визы или нового работодателя, никуда не делась — её по‑прежнему формируют и выдают на руки. В народе обе формы так и зовут «2‑НДФЛ».

В 1С эти две задачи решаются разными документами. Справку для работника делает документ 2‑НДФЛ для сотрудников, сведения для ФНС — годовой 6‑НДФЛ. Ниже — как заполнить и то, и другое в 1С:ЗУП 3.1 и 1С:Бухгалтерии 3.0, что проверить перед печатью и почему суммы могут не сойтись.

Две формы с одним названием: какую делать

Прежде чем открывать программу, определитесь, что именно вам нужно. От этого зависит и документ, и срок, и способ сдачи.

Дальше по тексту «справка» — это документ для сотрудника, «сведения» или «приложение №1» — то, что уходит в налоговую в составе 6‑НДФЛ.

Что проверить в программе перед формированием

Справка тянет данные из учёта. Если в базе чего‑то не хватает, форма заполнится с пустыми полями или неверными суммами. Пройдитесь по списку до того, как нажмёте «Заполнить».

Особое внимание — статусу налогоплательщика. Если сотрудник в течение года сменил статус (приехал или уехал), пересчёт НДФЛ должен быть сделан документами, иначе ставка и суммы в справке будут неверными.

Как сформировать справку о доходах сотруднику

Путь к документу зависит от конфигурации, но логика одинаковая.

В 1С:ЗУП 3.1:

1. Откройте раздел Отчётность, справки.
2. Выберите 2‑НДФЛ для сотрудников.
3. Нажмите Создать.
4. Укажите организацию и год, за который нужна справка.
5. Выберите сотрудника.
6. Нажмите Заполнить — программа подтянет доходы, вычеты и налог.

В 1С:Бухгалтерии 3.0:

1. Откройте раздел Зарплата и кадры.
2. В группе справок выберите 2‑НДФЛ для сотрудников.
3. Дальше всё как в ЗУП: Создать, организация, год, сотрудник, Заполнить.

После заполнения проверьте форму (см. следующий раздел), проведите документ и нажмите Печать. Если сотруднику нужно несколько экземпляров — печатайте нужное количество, второй экземпляр с подписью работника можно оставить у себя как подтверждение выдачи.

Из чего состоит справка и что в ней смотреть

Форма справки о доходах состоит из нескольких блоков. Разберём, откуда в каждый попадают данные и что проверять.

• 🏢 Данные о налоговом агенте — реквизиты организации. Тянутся из карточки организации: ИНН, КПП, наименование, ОКТМО. Если изменились — правьте в справочнике организаций, а не в справке.
• 👤 Данные о физлице — ФИО, ИНН, статус налогоплательщика, гражданство, паспорт. Берутся из карточки сотрудника.
• 💰 Общие суммы дохода и налога — итоги за год: доход, налоговая база, исчисленный, удержанный и перечисленный налог.
• 🧾 Вычеты — стандартные (на детей), социальные, имущественные. Попадают только если оформлены документами на предоставление вычетов.
• 📅 Доходы и вычеты по месяцам — расшифровка по кодам доходов и месяцам. Главный блок для сверки.

С 2025 года действует пятиступенчатая шкала НДФЛ. Если доход сотрудника облагался по разным ставкам, суммы дохода и налога в справке разбиваются по каждой ставке отдельно — это нормально, не ошибка заполнения.

Коды доходов и вычетов 1С проставляет автоматически по видам начислений. Если какое‑то начисление попало не с тем кодом, исправлять нужно в настройке вида начисления, а затем перезаполнить справку.

Частные случаи: неполный год, вычеты, обособленные подразделения

Несколько ситуаций, где заполнение справки отличается от типового. По ним чаще всего и возникают вопросы.

Сотрудник отработал неполный год. Справка заполнится только за месяцы, в которых были начисления. Если человек принят в марте, январь и февраль в помесячной расшифровке будут пустыми — это нормально. Доход за период работы у предыдущего работодателя в вашу справку не попадает: каждый налоговый агент отчитывается только за себя.

Доходы облагались по разным ставкам. При доходе сверх порога часть попадает под повышенную ставку. В справке такой сотрудник показывается блоками по каждой ставке: отдельный раздел с общими суммами и отдельная помесячная расшифровка. Проверяйте, что сумма доходов по всем блокам совпадает с годовым начислением.

Есть обособленные подразделения. Если сотрудник числится в ОП с отдельным ОКТМО, справка формируется в разрезе этого ОКТМО. При переводе между подразделениями внутри года может получиться две справки по одному человеку — по каждому ОКТМО свои суммы. Это не ошибка программы, а требование к учёту по месту регистрации.

Справка за текущий, ещё не закрытый год. Сотруднику часто нужна справка за месяцы уже идущего года — например, для оформления пособия. Такую справку программа сформирует по данным на текущую дату, но учтите: пока год не закрыт, итоговый налог может измениться при декабрьском перерасчёте.

Проверка сумм и исправление расхождений

Самая частая претензия к справке — «не сходятся суммы». Сверять лучше до выдачи. Удобно сопоставить справку с другими отчётами по тому же сотруднику и периоду.

Для проверки подойдут:

• Анализ НДФЛ по месяцам (Налоги и взносы → отчёты по НДФЛ в ЗУП) — показывает исчисленный, удержанный и перечисленный налог помесячно.
• Подробный анализ НДФЛ по сотруднику — расшифровывает каждую сумму до документа.
• Расчётные листки — для сверки доходов по месяцам.

Что должно сойтись:

Если исчисленный и удержанный налог расходятся, причина почти всегда в непроведённых или перепроведённых задним числом ведомостях. Проведите документы в правильном хронологическом порядке и перезаполните справку.

Разберём на числах, как читать справку с детским вычетом. Оклад 80 000 ₽ в месяц, годовой доход — 960 000 ₽. У сотрудника один ребёнок, стандартный вычет — 1 400 ₽ в месяц. Вычет применяется, пока доход с начала года не превысит 450 000 ₽: при 80 000 ₽ в месяц порог пройден в июне, поэтому вычет действует только за январь — май, то есть 5 месяцев. Итого вычетов: 5 × 1 400 = 7 000 ₽. Налоговая база: 960 000 − 7 000 = 953 000 ₽. НДФЛ по базовой ставке 13 %: 953 000 × 0,13 = 123 890 ₽. Именно эти три числа — доход 960 000, вычеты 7 000, налог 123 890 — и должны стоять в итоговом блоке справки. Если вычет посчитан за все 12 месяцев или налог не бьётся на копейки, ищите ошибку в документах на вычеты и перерасчётах.

Как сдать сведения о доходах в налоговую

Напомню: отдельную 2‑НДФЛ в ФНС с 2021 года не сдают. Сведения по всем работникам формируются как приложение №1 к годовому расчёту 6‑НДФЛ и уходят одним файлом.

Порядок такой:

1. Откройте раздел Отчётность, справки (ЗУП) или Отчёты → 1С‑Отчётность (Бухгалтерия).
2. Создайте годовой расчёт 6‑НДФЛ за нужный год.
3. Нажмите Заполнить — приложение №1 (сведения о доходах по сотрудникам) заполнится вместе с основными разделами.
4. Проверьте расчёт встроенной проверкой контрольных соотношений.
5. Отправьте через 1С‑Отчётность или выгрузите файл для сдачи через другого оператора.

Если налоговый агент отчитывается на бумаге (это допустимо только при численности физлиц до установленного порога), печатная форма приложения №1 формируется из того же документа 6‑НДФЛ.

Почему справка заполняется с ошибками: частые причины

Разберём типичные сбои и что с ними делать. Это именно причины неверного заполнения, а не повтор шагов инструкции.

Отдельно про исправления уже сданных сведений. Если ошибку нашли после сдачи годового 6‑НДФЛ, подаётся корректирующий расчёт с уточнённым приложением №1 по конкретному сотруднику — заново весь год и всех остальных работников не пересдают. В корректирующих сведениях указывают тот же номер справки, что был в первичных, но с новым номером корректировки. А если на руках у сотрудника уже оказалась ошибочная справка, выдайте исправленную тем же порядком — с пометкой, что она заменяет прежнюю.

Ещё одна частая путаница — разные суммы в справке сотрудника и в приложении №1. Такого быть не должно: обе формы считаются по одним и тем же регистрам НДФЛ. Если расхождение есть, значит, один из документов заполнен на другую дату или после правки первички его не перезаполнили.

Частые вопросы