Справка о доходах (бывшая 2-НДФЛ) в 1С ЗУП 3.1 и Бухгалтерии 3.0: от настройки до выдачи

Справку 2-НДФЛ в 1С заполняет сама программа: в ЗУП 3.1 и Бухгалтерии 3.0 это документ «Справка о доходах (НДФЛ) для сотрудника». Создаёте его, указываете год и сотрудника, нажимаете Заполнить, проверяете суммы и печатаете. Всё, что попадёт в справку, берётся из начислений, удержаний и вычетов за год. Поэтому заполнять 2-НДФЛ правильно начинают не с документа, а со справочников.

С 2021 года отдельной отчётности 2-НДФЛ в налоговую нет. Для инспекции справки о доходах сдают как приложение к годовому 6-НДФЛ. Работнику же по-прежнему выдают справку о доходах и суммах налога — её по привычке и называют «2-НДФЛ». Ниже — о ней.

Что настроить в справочниках до формирования справки

Справка не умнее учёта. Если у вида начисления не указан код дохода, сумма в справку не попадёт или попадёт под чужим кодом. Проверку делают один раз, но тщательно.

Коды доходов у видов начислений

• 🧾 ЗУП 3.1: Настройка → Начисления, откройте вид начисления, вкладка Налоги, взносы, бухучет, поле с кодом дохода НДФЛ.
• 🧾 БП 3.0: Зарплата и кадры → Справочники и настройки → Начисления, в карточке начисления — блок НДФЛ с кодом дохода.

Самые частые коды, которые стоит сверить:

Вычеты, которые программа применяет сама

Необлагаемая часть материальной помощи и подарков — до 4 000 ₽ в год по каждому основанию — применяется автоматически, если у начисления указан правильный код. Тогда в справке появится вычет 503 или 501. Стандартные вычеты на детей программа применяет только по заявлению сотрудника.

Сведения об организации

Проверьте в карточке организации ИНН, КПП, ОКТМО и подписанта. Если у организации есть обособленные подразделения на отдельной регистрации, справка формируется с КПП и ОКТМО того подразделения, где сотрудник получал доход. Если в учёте подразделение не отмечено как обособленное, все доходы уйдут на головную организацию.

Статус и вычеты сотрудника: что внести в карточку

Вторая половина данных — в карточке сотрудника. В обеих программах там есть ссылка Налог на доходы. Через неё указывают статус налогоплательщика, вычеты и доходы с прежнего места работы.

Статус налогоплательщика

• 🏠 Резидент — облагается по прогрессивной шкале, в справке доходы разбиты по ставкам.
• ✈️ Нерезидент — ставка 30% для большинства доходов.
• 🛂 Особые статусы — высококвалифицированный специалист, иностранец на патенте, участник программы переселения. Для них свои ставки и правила, и статус выбирают отдельно.

Статус задают с даты. Если сотрудник в июле стал резидентом, укажите новый статус с этой даты. Пересчёт налога с начала года программа сделает при очередном расчёте зарплаты, а в справке будет итоговый статус на конец года.

Стандартные вычеты

• В ЗУП 3.1 вычеты на детей оформляют документом заявления на вычеты: раздел Налоги и взносы, журнал заявлений.
• В БП 3.0 — в той же ссылке Налог на доходы карточки сотрудника, таблица стандартных вычетов.

Указывайте месяц начала и окончания. Вычет на ребёнка, оформленный «бессрочно», программа продолжит давать и после 18 лет, если не задать окончание.

Доходы с прежнего места работы

Если сотрудник пришёл в середине года, внесите его доходы по справке с прошлой работы. Это нужно для лимита по вычетам на детей и для правильной ставки по прогрессивной шкале. Эти суммы влияют на расчёт, но в справку вашей организации не попадают — вы показываете только то, что платили сами.

Как заполнить справку 2-НДФЛ в 1С по шагам

ЗУП 3.1

1. Откройте Налоги и взносы и найдите список справок о доходах для сотрудников.
2. Нажмите Создать.
3. Укажите организацию, налоговый период (год) и сотрудника.
4. Нажмите Заполнить. Табличная часть заполнится доходами по месяцам и кодам.
5. Проверьте статус, ставку, суммы налога и вычеты (см. следующий раздел).
6. Проведите или запишите документ и распечатайте.

Бухгалтерия 3.0

1. Откройте Зарплата и кадры, в блоке НДФЛ — список справок о доходах для сотрудников.
2. Создать, затем организация, год и сотрудник.
3. Заполнить — данные возьмутся из начислений зарплаты за год.
4. Проверьте результат и нажмите Печать.

Справка за текущий год

Сотрудник может попросить справку в середине года — например, для банка. Документ формируется так же, только период указывают текущий. Справка покажет доходы с января по последний месяц, за который рассчитана зарплата. Если июль ещё не закрыт, июльских сумм в ней не будет.

Доходы, вычеты и налог: как читать заполненную справку

Справку о доходах для сотрудника формируют отдельно по каждой ставке налога. У резидента с годовым доходом до 2,4 млн ₽ будет один раздел со ставкой 13%. Если доход больше, появится второй раздел со ставкой 15%, а при ещё больших суммах — следующие ставки прогрессивной шкалы.

Раздел с доходами

Доходы сгруппированы по месяцам и кодам. Рядом с доходом может стоять код вычета — например, 503 у материальной помощи.

Пример: в марте сотрудник получил оклад 60 000 ₽ и материальную помощь 10 000 ₽.

Облагаемая сумма за март — 66 000 ₽ (60 000 + 10 000 − 4 000).

Стандартные вычеты

Вычеты на детей показываются отдельно от доходов, общей суммой за год по каждому коду. Пример: сотрудник с одним ребёнком получал вычет 1 400 ₽ все 12 месяцев — в справке будет 16 800 ₽ (1 400 × 12), если доход не превысил лимит для вычета.

Итоговые суммы

В итогах — общая сумма дохода, налоговая база, исчисленный, удержанный и перечисленный налог. Для обычного сотрудника исчисленный и удержанный налог равны. Расхождение — повод для проверки (см. ниже).

Проверка сумм перед выдачей справки

Справку сотрудник понесёт в банк или в инспекцию за вычетом. Ошибку потом придётся объяснять ему, а не программе. Минимальная сверка занимает несколько минут.

Отчёты для сверки

• 📊 Регистр налогового учёта по НДФЛ — есть в обеих программах. Сформируйте его за год по сотруднику: доходы, вычеты и налог должны совпасть со справкой построчно.
• 📊 Анализ НДФЛ по месяцам (ЗУП) — показывает исчисленный и удержанный налог помесячно, удобно искать месяц с расхождением.
• 📊 Расчётные листки — по ним видно, какое начисление дало сумму с неожиданным кодом.

Отчёты по НДФЛ в ЗУП собраны в разделе Налоги и взносы → Отчеты по налогам и взносам, в БП — в разделе Зарплата и кадры, в блоке отчётов по зарплате.

Что проверить в первую очередь

Сверка со справками в 6-НДФЛ

По итогам года справки на всех сотрудников входят в годовой 6-НДФЛ. Справка, выданная работнику, и справка в отчёте для инспекции по одному человеку должны совпадать по суммам. Если вы исправили начисления после сдачи 6-НДФЛ, понадобится корректирующая справка в налоговую, а сотруднику — новая справка.

Печать и выдача справки сотруднику

Как распечатать

В проведённом документе нажмите Печать. Справка формируется по действующей форме для работника. Подпись ставит руководитель или уполномоченное лицо, печать — если она есть у организации.

Подписанта по умолчанию задают в карточке организации, в блоке ответственных лиц. Если подписывает не руководитель, проверьте, что у этого человека есть доверенность.

Сроки и основание

• ✍️ Справку выдают по заявлению работника — устному или письменному.
• 🗓️ Срок — не позже трёх рабочих дней с даты обращения (ст. 230 НК РФ).
• 🔢 Количество справок за год не ограничено.

Электронная справка

Если сотрудник просит справку в электронном виде, её можно сохранить из печатной формы в PDF и подписать электронной подписью организации. Но банки чаще берут выписку из личного кабинета налогоплательщика: она появляется там после сдачи годового 6-НДФЛ.

Справка при увольнении

При увольнении справку о доходах удобнее выдать вместе с остальными документами в последний рабочий день. В ЗУП её можно распечатать прямо из документа Увольнение — среди печатных форм есть справка о доходах. Перед печатью убедитесь, что окончательный расчёт и выплата проведены: иначе в справке не будет компенсации за отпуск.

Нестандартные ситуации со справкой о доходах

Сотрудник получал доход по договору ГПХ

Доход по договору подряда идёт с кодом 2010, если это не авторский договор. Если такой человек в штате не числится, в ЗУП его всё равно заводят как физическое лицо, а справку формируют тем же документом.

Нужно исправить уже выданную справку

Исправьте исходные данные: вид начисления, вычет, статус. Затем перезаполните справку и распечатайте новую. Старый экземпляр не аннулируется отдельно, достаточно выдать правильный. Если ошибка затронула 6-НДФЛ, подайте уточнённый расчёт с корректирующей справкой по этому сотруднику.

Сотрудник получил доход в натуральной форме

Подарок свыше 4 000 ₽ или оплата обучения за сотрудника — доход в натуральной форме. Налог с него удерживают из ближайшей денежной выплаты. Если до конца года выплат не было, в справке будет исчисленный, но не удержанный налог — это и есть ситуация признака 2 из таблицы выше.