Формирование и сдача расчёта 6-НДФЛ в 1С:Бухгалтерии 8.3

Расчёт 6-НДФЛ в 1С:Бухгалтерии 8.3 заполняется автоматически — вручную проставлять суммы в разделы не нужно. Готовая форма открывается через Отчёты → Регламентированные отчёты, где по кнопке «Заполнить» программа подтягивает начисленные доходы, исчисленный и удержанный налог из своих регистров. Задача бухгалтера — проверить, что данные в базе полные, и разобрать протокол, если контрольные соотношения не сходятся.

Главная ошибка — пытаться «подогнать» цифры прямо в форме отчёта. Если автозаполнение дало неверную сумму, править нужно первичные документы (начисление зарплаты, ведомости, учёт НДФЛ), а потом перезаполнять расчёт. Иначе при следующем формировании правки затрутся.

Ниже — порядок от подготовки базы до отправки в налоговую, с путями меню для БП 3.0 и разбором того, что показывают разделы 1 и 2.

Что проверить в базе до заполнения расчёта

6-НДФЛ собирается из движений по регистрам учёта НДФЛ. Если документ не проведён или проведён не той датой, в расчёт он не попадёт либо попадёт в чужой период. Поэтому до формирования пройдитесь по исходным данным.

Что проверить:

• 📅 Все начисления и выплаты за период проведены. Документы Начисление зарплаты, Больничный лист, Отпуск, Увольнение, премии и ведомости на выплату — в статусе «проведён».
• 💳 Зарплата и прочие доходы фактически выплачены. НДФЛ в 6-НДФЛ показывается как удержанный только после выплаты дохода. Непроведённые ведомости — частая причина расхождений.
• 👥 Заполнены данные физлиц. ИНН, СНИЛС, дата рождения, статус налогоплательщика (резидент/нерезидент). Без ИНН справки к годовому расчёту не выгрузятся.
• 🏢 Указаны реквизиты организации и ОКТМО. Для обособленных подразделений расчёт сдаётся отдельно по каждому ОКТМО и своему коду ИФНС.
• 📝 Введены вычеты. Стандартные вычеты на детей, а также уведомления из налоговой на имущественные и социальные вычеты должны быть зарегистрированы в программе. Иначе исчисленный НДФЛ окажется завышен, и раздел 2 разойдётся с фактическими удержаниями.
• 🌍 Корректно указан статус налогоплательщика. Для нерезидента применяется другая ставка, и программа сформирует по ней отдельную страницу раздела 2.

Настройки учёта зарплаты и НДФЛ лежат в Зарплата и кадры → Настройки зарплаты. Проверьте, что дата получения дохода в виде зарплаты определяется по дате выплаты — это соответствует действующему порядку.

Как аванс влияет на расчёт

С 2023 года зарплата за первую половину месяца (аванс) — это доход, облагаемый НДФЛ в момент выплаты. То есть налог удерживается и с аванса, и с окончательного расчёта, а в 6-НДФЛ попадают обе даты удержания.

Из-за этого в разделе 1 за месяц обычно видны два удержания по одному сотруднику, а не одно. Если в учёте НДФЛ с аванса не удерживается (старая настройка «НДФЛ с аванса не исчисляется»), расчёт заполнится неверно — это первое, что стоит проверить в настройках зарплаты при расхождениях.

Создаём расчёт 6-НДФЛ в 1С-Отчётности

6-НДФЛ — регламентированный отчёт, он формируется в едином рабочем месте 1С-Отчётности.

Порядок действий:

1. Откройте Отчёты → Регламентированные отчёты.
2. Нажмите Создать, в списке видов отчётов выберите 6-НДФЛ.
3. Укажите организацию и период: 1 квартал, полугодие, 9 месяцев или год.
4. Нажмите Создать — откроется пустая форма расчёта.
5. В форме нажмите Заполнить — программа подтянет данные из учёта.

После автозаполнения форма делится на титульный лист, раздел 1 и раздел 2. На титульном листе проверьте код периода, код налогового органа и ОКТМО — они подставляются из карточки организации, но при смене реквизитов могли устареть.

Если в организации несколько ставок НДФЛ (например, 13% и 15% с превышения 5 млн рублей за год, или доходы нерезидентов), программа сформирует отдельные страницы раздела 2 по каждой ставке и своему КБК.

Раздел 1: удержанный налог по срокам перечисления

Раздел 1 отвечает на вопрос налоговой: сколько НДФЛ вы должны были перечислить и по каким срокам за последние три месяца квартала.

С 2024 года внутри каждого месяца два срока уплаты, поэтому за квартал получается шесть сроков перечисления:

• доход выплачен с 1 по 22 число — перечислить до 28 числа этого месяца;
• доход выплачен с 23 по последнее число месяца — перечислить до 5 числа следующего месяца.

В строке с общей суммой (строка 020) стоит весь удержанный за три месяца налог, а ниже он разбит по этим шести срокам. Сумма по срокам должна совпадать с итогом.

Простой пример для первого квартала. Пусть за январь удержано 13 000 рублей (аванс 18 января и зарплата 5 февраля), за февраль — 13 000, за март — 13 000. Тогда в строке 020 будет 39 000 рублей, а по срокам эта сумма распределится так: удержания до 22 числа каждого месяца — в один срок, с 23 по конец месяца — в следующий. Итог по шести срокам снова даёт 39 000. Если сложение по срокам не сходится с итогом — ищите выплату с неверной датой.

Если в разделе 1 сумма по срокам не бьётся с итогом или появился «лишний» срок — значит, в учёте есть выплата, датированная не тем днём, или НДФЛ удержан датой, выходящей за квартал. Разбирать такие расхождения удобно отчётом по датам удержания (см. ниже).

Раздел 2: исчисленный, удержанный и неудержанный НДФЛ

Раздел 2 — нарастающий итог с начала года по конкретной ставке налога. Здесь показывают, сколько дохода начислено, сколько налога исчислено, удержано, не удержано и возвращено.

Основные показатели раздела:

• начислено дохода — вся облагаемая база по ставке с начала года;
• исчислено налога — сколько НДФЛ рассчитано с этого дохода (строка 140);
• удержано налога — сколько фактически удержано при выплатах (строка 160);
• не удержано — налог с дохода, который начислен, но ещё не выплачен (например, зарплата за последний месяц квартала, выплаченная уже в следующем);
• возвращено — суммы излишне удержанного налога, возвращённые сотрудникам.

Отдельными строками выделяют доход по трудовым договорам, дивиденды, доходы по договорам ГПХ и количество физлиц, получивших доход с начала года. Количество физлиц считается по уникальным людям: если сотрудник уволился и был принят заново в том же году, он учитывается один раз.

Когда ставок несколько, раздел 2 заполняется отдельными блоками по каждой ставке и своему КБК, а итоги раздела 1 собираются суммарно по соответствующим КБК. Поэтому у организации с доходами по ставкам 13% и 15% будет несколько страниц раздела 2.

Самая частая реальная ошибка в разделе 2 — задвоение дохода из-за того, что один и тот же доход проведён дважды (ручная корректировка плюс документ начисления). Тогда начисленный доход и исчисленный налог завышены.

Проверка контрольных соотношений и протокол

Перед отправкой расчёт нужно прогнать через встроенную проверку. В форме отчёта нажмите Проверить — программа выполнит два вида контроля:

• проверку выгрузки (формат файла соответствует требованиям ФНС);
• проверку контрольных соотношений (логические и арифметические увязки показателей внутри расчёта и с уведомлениями об исчисленных суммах).

Результат открывается в виде протокола со списком замечаний. Красные строки — ошибки, которые налоговая не примет; их нужно устранить. Жёлтые — предупреждения: иногда это допустимое расхождение, которое можно пояснить.

Как разобрать расхождения по НДФЛ, не угадывая:

Для детальной сверки используйте отчёты в Зарплата и кадры → Отчёты по зарплате: «Анализ НДФЛ по месяцам» и отчёты по удержанному налогу. Они показывают исчисление и удержание в разрезе сотрудников и дат — именно то, из чего собирается 6-НДФЛ.

Отправка расчёта в ФНС и сроки сдачи

Когда протокол чистый, отчёт можно сдавать. Способ зависит от того, подключена ли 1С-Отчётность.

Через 1С-Отчётность (прямо из программы). В форме расчёта нажмите Отправить. Файл уйдёт в налоговую, а статус обработки (принят, есть замечания, отказ) будет виден в журнале Отчёты → Регламентированные отчёты на закладке отправленных. Квитанция о приёме приходит туда же.

Выгрузка файла. Если отчётность сдаётся через стороннего оператора или нужен файл для проверки, нажмите Выгрузить и сохраните файл в формате ФНС. Его затем загружают в программу спецоператора.

Сроки сдачи 6-НДФЛ:

• за 1 квартал, полугодие и 9 месяцев — не позднее 25 числа месяца, следующего за отчётным периодом;
• за год — не позднее 25 февраля следующего года.

Отдельно держите в уме уведомления об исчисленных суммах НДФЛ, которые подаются в течение периода для списания с единого налогового счёта. Суммы налога из этих уведомлений должны согласовываться с разделом 1 расчёта: контрольные соотношения ФНС проверяют именно эту увязку. Если по уведомлениям перечислено одно, а в 6-НДФЛ показано другое, налоговая пришлёт требование пояснений.

Если расчёт уже сдан, а потом нашлась ошибка, подаётся корректирующий расчёт: в форме указывается номер корректировки (01, 02 и так далее), и отправляется исправленный вариант за тот же период целиком. Создавать новый первичный расчёт вместо корректировки нельзя — так в базе ФНС окажется два разных документа за один период.

Частые вопросы по заполнению 6-НДФЛ