Заполнение расчёта 6-НДФЛ в программах 1С

Расчёт 6-НДФЛ в 1С не заполняют вручную — программа собирает его из документов по зарплате и выплатам, которые вы уже провели за период. Ваша задача — не вписать цифры, а убедиться, что все начисления и удержания проведены, а даты выплат стоят верно. Отчёт находится в разделе Отчёты → 1С-Отчётность → Регламентированные отчёты, создаётся по кнопке «Создать» и заполняется автоматически.

Частая ошибка — думать, что раздел 1 и раздел 2 дублируют друг друга. Это не так: раздел 2 показывает начисленный и удержанный налог нарастающим итогом с начала года, а раздел 1 — только удержанный налог за последние три месяца, разбитый по срокам перечисления. Ниже разберём, откуда берётся каждая цифра, какие коды влияют на результат и как пройти проверку контрольных соотношений.

С чего начать: где формируется отчёт и что проверить заранее

В каком разделе искать расчёт — зависит от конфигурации. Пути стабильны, поэтому приведём их таблицей.

Если у вас раздельный учёт — зарплата в ЗУП, а бухгалтерия в БП — расчёт 6-НДФЛ формируют в ЗУП, потому что именно там лежат документы начислений и ведомости. В бухгалтерскую базу переносятся только проводки, а для отчёта нужны первичные данные по сотрудникам.

Перед тем как нажать «Заполнить», пройдитесь по короткому списку. Половину расхождений отлавливают именно на этом шаге, до формирования формы.

Создание расчёта и выбор периода

Нажмите «Создать», в списке отчётов выберите «6-НДФЛ». Укажите:

1. Организацию — если в базе несколько юрлиц.
2. Период — отчётный квартал. 6-НДФЛ сдаётся нарастающим итогом, поэтому за полугодие программа возьмёт данные с 1 января по 30 июня, а не только за второй квартал.
3. Редакцию формы — обычно подставляется автоматически по дате.

Сроки сдачи единые для всех: за первый квартал — до 25 апреля, за полугодие — до 25 июля, за девять месяцев — до 25 октября, за год — до 25 февраля следующего года. Если 25-е выпадает на выходной, срок сдвигается на ближайший рабочий день.

После выбора периода нажмите «Заполнить». Программа соберёт данные из проведённых документов. Дальше остаётся проверить результат — вручную в ячейки лезть не нужно, иначе при повторном заполнении правки затрутся.

Если вы нашли ошибку в документе и исправили её, вернитесь в уже созданный отчёт и нажмите «Заполнить» ещё раз — программа перечитает данные заново. Ячейки, которые заполнены автоматически, подсвечиваются светло-жёлтым; белые ячейки доступны для ручного ввода, но в 6-НДФЛ таких почти нет, и без крайней нужды их лучше не трогать. Раз расчёт идёт нарастающим итогом, то за полугодие и девять месяцев отчёт каждый раз пересобирается с начала года — отдельно «доделывать» прошлый квартал не нужно.

Раздел 1: сроки перечисления и суммы удержанного налога

Раздел 1 отвечает на один вопрос: сколько НДФЛ вы удержали за последние три месяца и к какому сроку должны были его перечислить. В годовой отчёт сюда попадают данные октября–декабря, а не за весь год.

С 2024 года внутри каждого квартала шесть сроков перечисления: налог, удержанный с 1-го по 22-е число месяца, перечисляется до 28-го числа этого же месяца, а удержанный с 23-го по последнее число — до 5-го числа следующего. В разделе 1 суммы разложены именно по этим срокам.

Ключевой момент — в раздел 1 попадает только фактически удержанный налог, а удержанным он считается в момент выплаты дохода. Если зарплата за июнь начислена, но выплачена в июле, этот налог уйдёт в раздел 1 отчёта за девять месяцев, а не за полугодие.

Поле «Сумма налога, возвращённая налоговым агентом» заполняется, если вы пересчитали НДФЛ в пользу сотрудника и вернули переплату через документ возврата. Руками его не трогают — сумма приходит из документа возврата налога.

Раздел 2: доходы, исчисленный и удержанный налог нарастающим итогом

Раздел 2 заполняется отдельным блоком на каждую ставку налога и каждый КБК. Если у вас есть и зарплата по ставке 13%, и доходы, облагаемые по другой ставке, блоков будет несколько.

Что показывает раздел 2:

• 🧾 Общую сумму дохода всех физлиц с начала года (строка с суммой начисленного дохода).
• 👥 Количество физлиц, получивших доход.
• ➖ Сумму вычетов — стандартных, имущественных, социальных, предоставленных через работодателя.
• 🧮 Исчисленный налог — рассчитанный с налоговой базы.
• ✅ Удержанный налог — фактически удержанный при выплате.

Исчисленный и удержанный налог расходятся в нормальной ситуации: зарплата за последний месяц квартала начислена (налог исчислен), но ещё не выплачена (налог не удержан). Это не ошибка. А вот если исчисленный меньше удержанного или разрыв необъяснимо большой — стоит искать причину в документах.

Разберём на цифрах. Сотруднику начислили за март зарплату 50 000 ₽, вычет на одного ребёнка 1 400 ₽. Налоговая база — 48 600 ₽, исчисленный НДФЛ — 6 318 ₽ (48 600 × 13%). Если зарплату за март выплатили 10 апреля, то в расчёте за первый квартал исчисленный налог 6 318 ₽ в разделе 2 будет, а удержанного по этой выплате — нет: он попадёт уже в отчёт за полугодие. В разделе 1 первого квартала этой суммы тоже не будет, потому что удержание произошло в апреле. Такая «нестыковка» разделов — норма, а не повод для правок.

Поле с фиксированным авансовым платежом заполняется только для иностранцев на патенте, у которых уменьшают налог на уплаченные авансы. Если таких сотрудников нет, поле остаётся пустым — вписывать туда ничего не нужно.

Отдельно выделяется доход в виде дивидендов и налог с него — для этого в разделе 2 есть собственные строки. Дивиденды проводятся документом начисления дивидендов, и если его забыли провести, сумма в раздел не попадёт.

Коды доходов и вычетов: что влияет на суммы

Каждое начисление в 1С привязано к коду дохода, а вычет — к коду вычета. От этого зависит, как доход отразится в расчёте и в приложении со справками. Коды задаются в карточке вида начисления и в заявлениях на вычеты, поэтому ошибка в настройке тянется в отчёт.

Самые частые коды доходов:

Частые коды вычетов:

Проверить, как разошлись доходы по кодам, удобно отчётом Налоги и взносы → Отчёты по налогам и взносам → Подробный анализ НДФЛ по сотруднику в ЗУП или аналогичным анализом НДФЛ в бухгалтерии. Там видно каждое начисление, его код, дату дохода и удержанный налог.

Если код оказался неверным, исправляют его не в отчёте, а в источнике — в карточке вида начисления (Настройка → Начисления) или в самом документе. После этого документ нужно перепровести, а расчёт 6-НДФЛ заполнить заново: правка кода в карточке задним числом сама по себе данные отчёта не пересчитывает. По договорам ГПХ смотрите особенно внимательно — для них дата получения дохода всегда день выплаты, и код 2010 программа не подставит, если договор оформлен обычным начислением зарплаты.

Проверка контрольных соотношений перед отправкой

Прежде чем выгружать отчёт, запустите проверку. В форме расчёта есть кнопка «Проверка» — она предлагает два действия:

1. Проверить контрольные соотношения — сверяет цифры внутри отчёта и между разделами по алгоритму ФНС.
2. Проверить выгрузку — контролирует формат файла: заполнены ли обязательные реквизиты, нет ли пустых обязательных полей.

Если контрольные соотношения не сходятся, программа покажет список расхождений с расшифровкой. Разберём типичные ситуации.

Часть контрольных соотношений — междокументные: ФНС сверяет 6-НДФЛ с расчётом по страховым взносам (РСВ). Внутри 1С такие соотношения программа не проверит, они срабатывают уже на стороне налоговой. Поэтому расхождение «средняя зарплата ниже МРОТ» — повод не исправлять отчёт, а подготовить пояснение.

Выгрузка и отправка расчёта в налоговую

Отправить 6-НДФЛ из 1С можно двумя путями — зависит от того, подключён ли у вас сервис 1С-Отчётность.

Через 1С-Отчётность (прямо из программы). Если сервис подключён, в форме расчёта активна кнопка «Отправить». Отчёт уходит в налоговую по защищённому каналу, а статусы — «Отправлено», «Принято», «Ошибка» — приходят обратно и видны в самом отчёте и в списке 1С-Отчётность. Отдельно выгружать файл не нужно.

Выгрузка файла для стороннего оператора. Если вы сдаёте через другую систему, нажмите «Выгрузить» и сохраните файл формата XML. Затем загрузите его в программу своего оператора ЭДО. Имя файла программа формирует сама по требованиям ФНС — переименовывать его не нужно, иначе инспекция может не принять.

Перед отправкой ещё раз прогоните «Проверить выгрузку»: формат файла строгий, и отчёт с пустым обязательным реквизитом (например, без ОКТМО или КПП) инспекция отклонит.

После отправки дождитесь не просто подтверждения оператора, а квитанции о приёме от налоговой. Только она означает, что отчёт сдан. Если пришёл отказ — откройте расшифровку, исправьте причину и отправьте заново: корректирующий или первичный расчёт зависит от того, был ли предыдущий принят.

Частые вопросы