Расчёт 6-НДФЛ в 1С:УНФ: от начислений до отправки в ФНС

Расчёт 6-НДФЛ в 1С:УНФ собирают в списке регламентированных отчётов: кнопка Создать → форма 6-НДФЛ → выбор организации и периода → Заполнить. Программа подтянет суммы из проведённых документов начисления и выплаты зарплаты — руками цифры вбивать не нужно.

Отчёт сдают ежеквартально: за I квартал, полугодие, 9 месяцев и год. Срок — не позднее 25-го числа месяца после отчётного периода, а годовой расчёт — до 25 февраля. Главное условие, чтобы автозаполнение сработало верно: все начисления, удержания и выплаты за период проведены, а реквизиты организации заполнены.

1С:УНФ ведёт упрощённый кадровый и зарплатный учёт, которого небольшой фирме обычно хватает для расчёта НДФЛ по сотрудникам и исполнителям по договорам ГПХ. Сам расчёт 6-НДФЛ формируется так же, как любой регламентированный отчёт: по данным учёта, с автоматической разбивкой по строкам формы.

Разберём порядок действий и те места, где у 6-НДФЛ чаще всего «не сходятся» цифры.

Что проверить до формирования расчёта

Автозаполнение в 1С:УНФ работает только по тем данным, которые уже есть в учёте. Поэтому перед нажатием Заполнить пройдитесь по короткому списку.

Почему это важно по пунктам:

• 📇 Реквизиты. Без ОКТМО и кода инспекции титульный лист не заполнится, а отправить расчёт не получится. У ИП КПП не указывается.
• 💸 Выплаты. С 2023 года НДФЛ удерживается в момент выплаты дохода, включая аванс. Если выплата не проведена, налог в разделе с удержанным НДФЛ не появится.
• 👨‍👩‍👧 Вычеты. Стандартные вычеты уменьшают облагаемую базу. Не введёте — программа посчитает налог со всей суммы дохода.

Отдельно убедитесь, что по каждому сотруднику заданы дата приёма и статус налогоплательщика (резидент / нерезидент) — от статуса зависит ставка налога. Если сотрудник в середине года сменил статус, пересчёт НДФЛ должен быть отражён в учёте до формирования расчёта, иначе суммы в разделе 2 встанут не по той ставке.

Как в 1С:УНФ появляются суммы для 6-НДФЛ

Чтобы понимать, откуда программа берёт цифры, держите в голове два события в учёте:

1. Начисление зарплаты. В документе начисления НДФЛ исчисляется — программа считает налог с дохода за минусом вычетов. Эта сумма попадёт в строку исчисленного налога раздела 2.
2. Выплата. В момент выплаты (расходный ордер или списание с расчётного счёта с видом операции «Выплата зарплаты») НДФЛ удерживается. Эта сумма формирует удержанный налог и строки со сроками перечисления в разделе 1.

Отсюда простое правило: если в отчёте нет удержанного налога — проверьте, проведены ли выплаты. Если нет исчисленного — не проведены начисления. Большинство расхождений в 6-НДФЛ объясняются именно пропущенным или не той датой проведённым документом.

Как сформировать расчёт и проверить титульный лист

Откройте список регламентированных отчётов (рабочее место «1С-Отчётность»; в разных релизах УНФ оно вынесено в раздел «Налоги» или «Компания»).

1. Нажмите Создать, в списке форм выберите 6-НДФЛ.
2. Укажите организацию и отчётный период (квартал, полугодие, 9 месяцев или год).
3. Нажмите Заполнить — программа соберёт показатели из учёта.

После заполнения проверьте титульный лист. На нём автоматически проставляются:

• код периода представления (у I квартала, полугодия, 9 месяцев и года — свои коды);
• код налогового органа и признак «по месту нахождения (учёта)»;
• данные подписанта — руководитель, ИП или представитель по доверенности.

Если в организации несколько ОКТМО или обособленные подразделения, по каждому ОКТМО формируется отдельный расчёт.

Обобщённые показатели: доходы, вычеты и исчисленный налог

Раздел с обобщёнными показателями (во втором разделе формы) — это свод по всем сотрудникам с начала года, разбитый по ставкам налога. Для большинства фирм ставка одна — 13%; доходы свыше порога облагаются по 15%, и тогда добавляется отдельный блок.

Что здесь важно сверить:

Отдельно заполняются строки с количеством физических лиц, получивших доход, а также суммы по договорам ГПХ и дивидендам, если такие выплаты были.

Если в фирме есть доходы, облагаемые по разным ставкам (например, зарплата по 13% и часть дохода сверх порога по 15%), раздел с обобщёнными показателями заполняется отдельным блоком по каждой ставке. Складывать такие суммы в одну строку нельзя — программа разносит их автоматически, но проверить корректность разбивки стоит: именно здесь чаще всего возникают вопросы при повышенной ставке.

Раздел с суммами НДФЛ к перечислению по срокам

Первый раздел формы показывает не обобщённые суммы, а НДФЛ к перечислению, разбитый по срокам. С 2024 года внутри каждого месяца выделяют два периода удержания:

• с 1-го по 22-е число;
• с 23-го по последнее число месяца.

По каждому такому периоду указывается сумма удержанного налога, которую нужно перечислить в бюджет. Декабрь и начало января имеют особые сроки, и программа разносит их автоматически по датам удержания.

Главное правило проверки этого раздела: сумма удержанного налога по всем срокам внутри отчётного квартала должна биться с движением НДФЛ в учёте за те же даты. Если налог «уехал» не в тот период, почти всегда причина — неверная дата выплаты в документе.

Сам налог перечисляется в бюджет единым налоговым платежом на ЕНС, но в расчёте важны именно даты удержания — они определяют, в какой период попадёт сумма. Поэтому дату выплаты в документе ставьте фактическую, а не «задним числом» для удобства: сдвиг даты на один день способен переставить налог в соседний период или даже в следующий квартал.

Коды видов доходов и вычетов

Корректные коды — основа того, что доход попадёт в нужную строку и ставку. В 1С:УНФ код вида дохода привязан к виду начисления, а коды вычетов — к карточке сотрудника. Самые ходовые значения:

Стандартные вычеты на детей:

• 📌 код 126 — на первого ребёнка;
• 📌 код 127 — на второго;
• 📌 код 128 — на третьего и каждого последующего.

Отдельная история — доходы с частичным освобождением: материальная помощь и подарки не облагаются в пределах лимита, а сверх него попадают под налог. Для них в учёте предусмотрены парные коды дохода и вычета (например, матпомощь — код дохода 2760 и код вычета 503). Если указать только код дохода без вычета, программа обложит всю сумму целиком.

Если у начисления не указан код дохода или код задан неверно, сумма либо не попадёт в расчёт, либо встанет не в ту строку. Коды проверяйте в первую очередь, если итоговые суммы в разделе 2 не сходятся с ведомостью начислений.

Проверка контрольных соотношений

Перед отправкой прогоните расчёт через встроенную проверку: в форме отчёта есть кнопка Проверить (контрольные соотношения) и отдельная проверка выгрузки. Программа сверит показатели между собой и с междокументной логикой и покажет список предупреждений.

Что ищет проверка и как это читать:

Не каждое предупреждение — ошибка. Часть соотношений носит «уведомительный» характер: программа предупреждает о расхождении исчисленного и удержанного налога, которое объясняется невыплаченной зарплатой на конец периода. Такие расхождения допустимы, и инспекция их принимает.

Выгрузка и отправка расчёта в ФНС

Готовый расчёт отправляют двумя путями:

• Через 1С-Отчётность прямо из программы — если сервис подключён и есть электронная подпись. После отправки в том же окне отслеживаются статусы: отправлено → принято оператором → квитанция из инспекции.
• Выгрузкой в файл — кнопка Выгрузить формирует файл утверждённого формата, который затем загружают в стороннюю систему сдачи отчётности.

Квитанцию о приёме обязательно дождитесь: именно она подтверждает, что расчёт сдан вовремя. Отправленный, но не принятый отчёт сданным не считается.

Напомню про срок: расчёт за квартал, полугодие и 9 месяцев сдают до 25-го числа следующего месяца, годовой — до 25 февраля. При численности 10 человек и менее можно сдавать на бумаге, свыше 10 — только в электронном виде.

За нарушение сроков и ошибки предусмотрены санкции, поэтому расчёт лучше не откладывать:

• ⏰ Просрочка — штраф 1000 руб. за каждый полный и неполный месяц со дня, установленного для сдачи.
• 🚫 Задержка свыше 20 рабочих дней — инспекция вправе заблокировать расчётный счёт до момента сдачи расчёта.
• ❗ Недостоверные сведения — 500 руб. за каждый расчёт с ошибкой. Если найти и исправить ошибку раньше налоговой, подав корректировку, штрафа можно избежать.

Поэтому связку «проверка контрольных соотношений → отправка → квитанция о приёме» имеет смысл проходить за несколько дней до крайнего срока, а не в последний день.

Частые вопросы