Формирование и проверка расчёта 6-НДФЛ в 1С:ЗУП 3.1

Расчёт 6-НДФЛ в 1С:ЗУП 3.1 заполняется автоматически по кнопке Заполнить в журнале Отчётность, справки. Но прежде чем нажать её, нужно провести все выплаты, проверить даты получения дохода и удержания налога и убедиться, что в карточке организации правильно указан налоговый орган — иначе суммы в разделах 1 и 2 поедут.

Ниже — порядок от подготовки базы до выгрузки файла и отправки в инспекцию. Пути приведены для интерфейса «Такси» ЗУП 3.1; разделы 1 и 2 разобраны по действующей форме, где раздел 1 — это удержанный налог по срокам перечисления, а раздел 2 — обобщённые показатели нарастающим итогом.

Что подготовить перед формированием расчёта

6-НДФЛ собирается из регистров накопления по НДФЛ. Если данные в них неполные, автозаполнение даст неверные цифры. До формирования пройдите по короткому списку.

Ключевой момент — налог считается удержанным только в момент выплаты, то есть когда проведена ведомость (Выплаты → Все ведомости на выплату зарплаты или выплата через кассу/банк). Если зарплата начислена, но ведомость не проведена, доход попадёт в раздел 2, а удержанный налог в раздел 1 — нет. Это самое частое расхождение.

Для сверки откройте Налоги и взносы → Отчёты по налогам и взносам. Отчёт Анализ НДФЛ по месяцам покажет начисленный доход, исчисленный, удержанный и перечисленный налог помесячно. Отчёт Контроль сроков уплаты НДФЛ разложит удержанный налог по срокам перечисления — именно в этой разбивке он потом встанет в раздел 1.

Настройка учёта НДФЛ и регистрации в налоговой

Шапка расчёта (КПП, код ИФНС, ОКТМО) берётся из карточки организации. Откройте Настройка → Организации (или Реквизиты организации, если организация одна) и проверьте блок с кодом налогового органа и ОКТМО.

Что должно быть заполнено корректно:

• 🏢 Код налогового органа — четырёхзначный код ИФНС, куда сдаётся расчёт.
• 📍 ОКТМО — код муниципального образования по месту учёта.
• 🧾 КПП — для головной организации свой, для обособленных подразделений — отдельный.

Если есть обособленные подразделения, выделенные на отдельный баланс или имеющие свой КПП, по каждому из них 6-НДФЛ сдаётся отдельно — в ту инспекцию, где подразделение стоит на учёте. В ЗУП это регулируется настройкой подразделения: в карточке подразделения включается признак, что оно зарегистрировано в отдельном налоговом органе, и указывается его ИФНС и ОКТМО. Тогда при заполнении расчёта программа предложит выбрать, по какой регистрации его формировать.

Где создать расчёт и запустить автозаполнение

Регламентированные отчёты в ЗУП 3.1 лежат в разделе Отчётность, справки → журнал 1С-Отчётность.

Порядок создания:

1. Нажмите Создать и в списке видов отчётов выберите 6-НДФЛ.
2. Укажите организацию и период — квартал, полугодие, девять месяцев или год (расчёт сдаётся нарастающим итогом).
3. Если организация сдаёт отчётность по нескольким ОКТМО, выберите нужную регистрацию в налоговом органе.
4. В открывшейся форме нажмите Заполнить.

Программа соберёт данные из регистров и разложит их по разделам. После автозаполнения не спешите отправлять — сначала разберите, что встало в каждый раздел, и прогоните контрольные соотношения.

Форма расчёта — многостраничная: титульный лист, раздел 1, раздел 2 и приложение со справками о доходах (его заполняют только в годовом расчёте). Переключение между листами — по закладкам в верхней части формы.

Раздел 1: удержанный налог по срокам перечисления

Раздел 1 отражает суммы удержанного налога, сгруппированные по срокам перечисления в последнем квартале отчётного периода, и суммы налога, возвращённого сотрудникам.

С 2024 года в месяце два срока уплаты, поэтому в квартале их шесть. Логика такая:

В разделе 1 эти суммы встают отдельными строками по срокам (поля 021–026). Поле с итогом по разделу должно совпадать с суммой строк по срокам.

Что проверить в разделе 1:

• 💰 Сумма по срокам сходится с отчётом Контроль сроков уплаты НДФЛ за тот же квартал.
• 🔁 Если был возврат излишне удержанного НДФЛ сотруднику, он попадает в отдельное поле раздела 1 и не уменьшает удержанный налог по срокам.
• 📅 В разделе 1 — только последний квартал периода. За девять месяцев в разделе 1 будут июль–сентябрь, а не весь год.

Раздел 2: доходы и налог нарастающим итогом

Раздел 2 — это обобщённые показатели за весь период нарастающим итогом: начисленный доход, исчисленный, удержанный, не удержанный и возвращённый налог.

Отдельный раздел 2 заполняется по каждой ставке НДФЛ и соответствующему ей КБК. С переходом на прогрессивную шкалу ставок у организации в расчёте может быть несколько листов раздела 2 — по 13%, 15% и далее по тем ставкам, по которым были доходы. ЗУП разносит доходы по ставкам автоматически, если в учёте правильно отражены суммы по каждому физлицу.

Основные поля раздела 2:

• Сумма начисленного дохода — всего и с выделением дивидендов, доходов по трудовым договорам и по договорам ГПХ.
• Количество физических лиц, получивших доход.
• Сумма исчисленного налога — то, что начислено к удержанию.
• Сумма удержанного налога — нарастающим итогом с начала года.
• Сумма налога, не удержанная налоговым агентом, и сумма, возвращённая сотрудникам.

Проверьте связку между разделами: удержанный налог в разделе 2 (нарастающим итогом за весь период) должен быть логически согласован с суммами по срокам в разделе 1 за соответствующие кварталы. Для этого в ЗУП есть отчёт, сверяющий данные раздела 2 с регистрами, — ищите его в том же блоке Отчёты по налогам и взносам по слову «6-НДФЛ» в заголовке.

Отдельная история — справки о доходах (бывшие 2-НДФЛ). В квартальных расчётах они не заполняются, а в годовом идут приложением: по каждому физлицу — доходы по месяцам, вычеты, суммы исчисленного, удержанного и перечисленного налога. Если по сотруднику остался не удержанный налог (например, доход в натуральной форме, с которого нечего было удержать), это отражается в справке и в поле раздела 2 с не удержанным налогом. Перед годовой сдачей сверьте справки отчётом по НДФЛ в разрезе сотрудников: суммы в справках должны сходиться с обобщёнными показателями раздела 2.

Проверка контрольных соотношений

Перед отправкой прогоните встроенную проверку. В форме расчёта есть кнопка Проверка → Проверить контрольные соотношения. Программа сверит показатели внутри расчёта и между разделами по методике ФНС и покажет список расхождений, если они есть.

На что обратить внимание:

1. Внутридокументные соотношения — например, исчисленный налог должен биться с произведением налоговой базы на ставку с учётом округления.
2. Междокументные соотношения — сверка 6-НДФЛ с уведомлениями об исчисленных суммах и с данными на едином налоговом счёте. Эти расхождения инспекция видит на своей стороне, поэтому лучше поймать их заранее.
3. Соотношение удержанного и перечисленного — если удержано больше, чем прошло по ЕНС, инспекция запросит пояснения.

Типовые расхождения и куда смотреть:

Если проверка нашла ошибку, не правьте цифры руками в форме расчёта. Исправьте первичные данные (документ начисления, ведомость, реквизиты) и нажмите Заполнить заново — ручная правка слетит при следующем автозаполнении и собьёт связь с учётом.

Выгрузка файла и отправка в инспекцию

Дальше возможны два пути — в зависимости от того, подключена ли у вас 1С-Отчётность.

Отправка напрямую из программы. Если подключён сервис 1С-Отчётность, в форме расчёта нажмите Отправить. Программа подпишет расчёт электронной подписью и отправит его в инспекцию через оператора. Статус («Отправлено», «Принято», «Сдано») отслеживается в журнале 1С-Отчётность — там же придут извещение о получении и квитанция о приёме.

Выгрузка в файл. Если отчётность сдаёте через стороннюю программу или относите на флешке, нажмите Выгрузить. ЗУП сформирует файл в утверждённом формате передачи данных и предложит выбрать папку. Этот файл можно загрузить в программу спецоператора или сдать в инспекции.

Срок сдачи 6-НДФЛ — не позднее 25 числа месяца, следующего за отчётным периодом; годовой расчёт — не позднее 25 февраля. Если численность получателей дохода 10 человек и более, расчёт сдаётся только в электронном виде.

Частые вопросы