Как вручную заполнить и скорректировать 6-НДФЛ в 1С

Расчёт 6-НДФЛ в 1С собирается кнопкой Заполнить, но довести его до корректных цифр почти всегда приходится руками. Открывается форма в рабочем месте 1С-Отчётность: в 1С:ЗУП это раздел Отчётность, справки, в 1С:Бухгалтерии — Отчёты → 1С-Отчётность. Дальше — создание расчёта, автозаполнение и точечная правка разделов.

Ручной ввод нужен не для того, чтобы набить отчёт с нуля, а чтобы поправить то, что программа посчитала не так: перебросить сумму на другой срок перечисления, исправить код дохода, добавить доход, который не попал в учёт. Ниже — где именно это делается, какие ячейки редактируются, а какие нет, и как не затереть правки повторным автозаполнением.

Когда 6-НДФЛ приходится заполнять руками

Полностью ручное заполнение оправдано в двух случаях: вы ведёте учёт зарплаты вне 1С (например, в сторонней программе), а 1С используете только для сдачи отчётности, либо восстанавливаете отчёт за прошлый период, данные по которому в базе не сохранились.

Чаще встречается частичная правка. Автозаполнение ошибается, когда:

• 🗓️ выплата проведена не той датой — налог уходит не на тот срок перечисления;
• 🧾 у начисления не указан или указан неверный код дохода;
• 👶 вычет на ребёнка применён не с того месяца;
• 💸 была выплата через кассу или банк «мимо» ведомости, и удержание не зафиксировалось;
• 🔁 делали перерасчёт за прошлый период, и суммы разъехались.

Что проверить до ввода данных

Ручная правка поверх кривых исходников даёт отчёт, который не пройдёт контрольные соотношения. Поэтому сначала — сверка.

Откройте отчёт Анализ НДФЛ по месяцам (в ЗУП — раздел Налоги и взносы, в Бухгалтерии — Зарплата и кадры → Отчёты по зарплате). Он показывает по сотрудникам исчисленный, удержанный и перечисленный налог. Расхождения между исчисленным и удержанным — главный источник ошибок в разделе 2.

Только после того как анализ НДФЛ сходится, переходите к самому расчёту. Тогда ручных правок останется минимум.

Как создать расчёт и открыть его для правки

В рабочем месте 1С-Отчётность нажмите Создать, в списке форм выберите 6-НДФЛ, укажите организацию и период (квартал, полугодие, 9 месяцев или год). За год дополнительно формируется Приложение № 1 — справки о доходах по каждому сотруднику.

Нажмите Заполнить. Программа подтянет данные из учёта. Дальше работаем с ячейками:

• Жёлтые (белые) ячейки заполняются вручную — щёлкните и впишите значение.
• Зелёные ячейки рассчитываются автоматически из других строк — напрямую их не трогают, меняют данные-источники.
• Светло-зелёные заполняются автоматически, но их можно перезаписать вручную; изменённая ячейка подсветится, чтобы вы видели, где отошли от расчёта.

Повторное нажатие Заполнить затирает все ручные правки. Если правили цифры руками и хотите обновить только часть данных — не жмите Заполнить вслепую, иначе придётся вводить всё заново.

Раздел 1: суммы налога к перечислению по срокам

Раздел 1 — это краткосрочная часть отчёта: сколько НДФЛ надо перечислить в бюджет за последние три месяца периода, с разбивкой по срокам уплаты.

С 2024 года налог перечисляют дважды в месяц:

• с доходов за период с 1-го по 22-е число — до 28-го числа текущего месяца;
• с доходов с 23-го по последнее число месяца — до 5-го числа следующего месяца;
• за период с 23 по 31 декабря — до последнего рабочего дня года.

В разделе 1 есть общая сумма налога к перечислению (строка 020) и ниже — разбивка по этим срокам. Частая ручная правка здесь — перенос суммы с одного срока на другой, когда выплата зарплаты фактически прошла в другой период, а в базе дата стояла иначе.

Как поправить:

1. Сверьте каждую сумму по срокам с реальными перечислениями в бюджет (по платёжкам / уведомлениям об исчисленных суммах).
2. Если сумма «села» не на тот срок — найдите в учёте ведомость с неверной датой выплаты и исправьте дату там.
3. Если править источник нельзя (отчёт восстанавливается), введите суммы по срокам вручную в соответствующие строки.
4. Проверьте, что сумма всех сроков равна общей сумме к перечислению по строке 020.

Раздел 2: доходы, вычеты и исчисленный налог

Раздел 2 — обобщённые показатели нарастающим итогом с начала года, отдельно по каждой ставке налога (13 %, 15 % и т. д.). Здесь собраны суммы дохода, вычетов, исчисленного и удержанного налога.

Ключевые строки, которые чаще всего правят вручную:

Внутри дохода выделяют его виды: по трудовым договорам, по договорам ГПХ, дивиденды и т. д. — для них отдельные строки. При ручном вводе не забудьте, что сумма этих строк не должна превышать общий доход по строке 110.

Главное правило: исчисленный налог (строка 140) должен примерно равняться (доход − вычеты) × ставка. Если равенство не бьётся на рубли — ищите копеечные округления или доход, с которого налог не исчислен.

Разница между исчисленным (140) и удержанным (160) налогом — это либо налог, который ещё предстоит удержать с будущих выплат, либо не удержанный налог (отдельная строка). Отрицательной эта разница быть не должна.

Кроме основных сумм в разделе 2 есть ещё три строки, которые при ручной правке забывают:

• не удержанный налог — заполняется, если доход выплачен, а удержать налог было не из чего (например, доход в натуральной форме без денежных выплат);
• излишне удержанный налог — когда с сотрудника удержали больше положенного и ещё не вернули;
• возвращённый налог — суммы, которые вернули физлицам по их заявлениям в текущем периоде.

Отдельно указывают количество физлиц, получивших доход. Если вы вручную добавили доход новому человеку, увеличьте и это число — иначе контрольные соотношения поймают расхождение между числом получателей и числом справок о доходах.

Доходы по разным ставкам (13 % и 15 % при превышении порога годового дохода) заполняются в разделе 2 отдельными блоками. Дивиденды и доходы по трудовым договорам при ручном вводе не смешивайте в один блок — для них свои строки внутри ставки.

Коды доходов и вычетов: где взять и как поправить

Код дохода определяет, в какую строку раздела 2 и в какую справку попадёт сумма. Коды берут из справочника кодов, утверждённого ФНС, а привязываются они к видам начислений и вычетов в настройках зарплаты.

Самые ходовые коды доходов:

• 2000 — зарплата (оплата по трудовому договору);
• 2002 — премии, входящие в оплату труда;
• 2012 — отпускные;
• 2300 — больничный (пособие по временной нетрудоспособности);
• 2010 — выплаты по договорам ГПХ;
• 1010 — дивиденды.

Коды стандартных вычетов на детей:

• 126 — на первого ребёнка;
• 127 — на второго;
• 128 — на третьего и каждого следующего.

Если код проставлен неверно, сумма уходит не в ту строку или в «не ту» справку о доходах. Исправляют это не в самом 6-НДФЛ, а в карточке начисления: в ЗУП — Настройка → Начисления, открыть нужный вид начисления и проверить поле с кодом дохода НДФЛ. После исправления начисление перепроводят, а расчёт переформировывают.

Проверка контрольных соотношений перед отправкой

Перед выгрузкой расчёт обязательно надо проверить — вручную собранный отчёт почти всегда содержит мелкие нестыковки.

В форме отчёта нажмите Проверка → Проверить контрольные соотношения. Программа сверит показатели между строками и выдаст список расхождений со ссылками на проблемные ячейки. Отдельно есть Проверить выгрузку — она ловит формальные ошибки формата, из-за которых отчёт не примет приёмный комплекс ФНС.

На что смотреть в первую очередь:

1. Исчисленный налог (140) = (доход − вычеты) × ставка — с учётом округления до рублей.
2. Сумма по срокам перечисления в разделе 1 сходится с общей суммой к перечислению.
3. Удержанный налог не меньше перечисленного и согласуется с уведомлениями об исчисленных суммах.
4. За год показатели 6-НДФЛ сходятся с суммой по всем справкам о доходах (Приложение № 1).

Только после чистой проверки жмите Отправить или выгружайте файл для загрузки через оператора ЭДО.

Типичные ошибки ручного заполнения

Ошибки при ручном вводе предсказуемы — вот как их распознать по симптому и что проверить.

Частые вопросы