Заполняем акт сверки расчётов с контрагентом в 1С

Документ «Акт сверки расчётов» в 1С:Бухгалтерии 3.0 лежит в разделе Покупки и Продажи — пункт «Акты сверки расчётов». Создаёте документ, указываете контрагента и период, нажимаете Заполнить — программа подтягивает все движения по счетам расчётов из вашего учёта. Дальше остаётся сверить итог с данными партнёра и распечатать.

Заполнить акт сверки взаиморасчётов — значит собрать в одну таблицу дебет и кредит по конкретному контрагенту за период и сравнить ваше конечное сальдо с его. Если цифры сходятся — расхождений нет. Если нет — ищете, какой документ одна из сторон не отразила или отразила на другую сумму.

Ниже — где найти документ, как настроить отбор счетов и договоров, как согласовать суммы и что делать с типовыми расхождениями.

Где в 1С создать документ акта сверки

Журнал актов сверки открывается из двух разделов — результат один:

• Покупки → «Акты сверки расчётов»;
• Продажи → «Акты сверки расчётов».

Нажмите Создать. В шапке заполните:

1. Организация — ваше юрлицо (если в базе ведётся несколько).
2. Контрагент — тот, с кем сверяетесь.
3. Договор — оставьте пустым, чтобы свериться по всем договорам сразу, или выберите один конкретный.
4. Период — даты начала и окончания сверки (например, с 01.01 по 31.03).

Флажок «Сверка согласована» в шапке пока не трогайте — его ставят в самом конце, когда контрагент подтвердил суммы. После установки документ блокируется от изменений, это защита от случайной правки согласованного акта.

Настройка отбора: счета, договоры, детализация

Форма акта разбита на вкладки. За то, какие данные попадут в сверку, отвечают две из них.

Вкладка «Счета учёта расчётов». Здесь перечислены счета, по которым программа собирает обороты. По умолчанию это основные счёта расчётов:

Лишние счёта удалите, недостающие добавьте. Если контрагент выступает и поставщиком, и покупателем, оставьте и 60-е, и 62-е счета — иначе часть расчётов выпадет из акта.

Вкладка «Дополнительно». Здесь задаётся вид печатной формы:

• выводить полные названия документов или краткие;
• показывать счета-фактуры отдельными строками;
• разбивать таблицу по договорам.

Разбивку по договорам включают, когда с контрагентом несколько договоров и важно видеть сальдо по каждому. Для общей сверки это лишнее — таблица станет длиннее.

Отдельный вывод счетов-фактур пригодится, когда партнёр сверяет не только суммы, но и первичные документы: в таблице тогда видно, какой счёт-фактура относится к какой отгрузке. Для обычной денежной сверки этот флажок лучше снять — строк станет вдвое больше без пользы для итога.

Как заполнить данные своей организации

Перейдите на вкладку «По данным организации» и нажмите Заполнить. Программа соберёт все движения по выбранным счетам за период: отгрузки, поступления, оплаты, авансы, зачёты.

Таблица строится от начального сальдо:

• слева — ваш дебет (контрагент должен вам: отгрузки, выданные авансы);
• справа — ваш кредит (вы должны контрагенту: поступления, полученные авансы).

В конце программа выводит конечное сальдо — итоговый долг одной стороны перед другой. Это главная цифра акта. Выданные и полученные авансы попадают в таблицу наравне с отгрузками и оплатами: если вы перечислили поставщику предоплату, она встанет в дебет 60.02 и уменьшит ваш долг перед ним в итоговом сальдо.

Проверьте начальное сальдо: оно должно совпасть с конечным сальдо предыдущего акта. Если не совпадает — в прошлый период задним числом внесли или перепровели документ.

Как читать итог на простом примере. Период — первый квартал, начальное сальдо нулевое. За квартал вы отгрузили покупателю товар на 150 000 ₽ (строка в дебете 62.01), оплата не поступила. Конечное сальдо акта: покупатель должен вам 150 000 ₽. Эта же сумма — ваша дебиторская задолженность на конец периода. Если бы в марте пришла оплата 90 000 ₽, в кредите встала бы эта сумма, а конечное сальдо составило бы 60 000 ₽ долга.

Согласование сумм с контрагентом

Вторая половина акта — вкладка «По данным контрагента». По смыслу колонки здесь зеркальные: ваш дебет — это его кредит, и наоборот.

Два способа заполнить:

1. Автоматически. Нажмите на вкладке кнопку заполнения по данным организации — программа зеркально перенесёт ваши строки. Удобно, когда расхождений не ждёте: отправляете партнёру заполненный с обеих сторон акт, он только проверяет.
2. Вручную. Контрагент присылает свою часть, вы вбиваете его суммы. Тогда расхождение видно сразу — конечные сальдо с двух сторон не совпадут.

Разберём расхождение на числах. Вы отгрузили товар 150 000 ₽ с датой 28 марта — в вашем акте за квартал эта отгрузка стоит, конечное сальдо показывает долг покупателя 150 000 ₽. Покупатель оприходовал поставку 2 апреля, уже в следующем квартале, — в его акте за первый квартал отгрузки нет, у него сальдо нулевое. Расхождение ровно 150 000 ₽ — это товар в пути на конец периода. Ошибки нет ни у кого: достаточно отметить в акте, что сумма относится к поставке, не полученной контрагентом на отчётную дату.

Когда обе стороны согласовали суммы и расхождений нет, вернитесь в шапку и поставьте флажок «Сверка согласована». Документ зафиксируется.

Печать, выгрузка и отправка акта

Готовый акт нажмите Провести, затем Печать → «Акт сверки расчётов». Печатная форма выводит таблицу оборотов и итоговое сальдо прописью, с местом для подписей и печатей обеих сторон.

Из окна печатной формы акт можно:

• сохранить в файл — кнопка сохранения предложит форматы Excel (.xlsx), PDF, таблицу 1С (.mxl);
• отправить по почте — если в базе настроена учётная запись электронной почты, акт уйдёт вложением прямо из формы;
• передать через ЭДО — при подключённом 1С-ЭДО акт сверки отправляется контрагенту электронно.

Распространённый порядок: вы формируете акт, заполняете обе вкладки своими данными, печатаете в двух экземплярах или выгружаете PDF и отправляете контрагенту. Он проверяет, подписывает и возвращает один экземпляр.

Печатную форму подписывают руководитель или уполномоченное лицо с обеих сторон; печать ставят, если организация ею пользуется. Для юридической силы важны подписи обеих сторон — акт, подписанный только вами, долг контрагента не подтверждает. Поэтому бумажный экземпляр или электронный документ через ЭДО всегда идёт по кругу: от вас к партнёру и обратно с его подписью.

Как ускорить сверку, когда контрагентов много

Отдельной обработки «сверить всех разом» в типовой 1С:Бухгалтерии нет — акт создаётся на каждого контрагента. Но рутину реально сократить.

Копируйте акт прошлого периода. В журнале выделите прошлый акт и нажмите Создать копированием (или F9). Шапка, набор счетов и настройки печати перенесутся — останется сменить период и нажать Заполнить. Это экономит время, когда вы сверяетесь с одним и тем же пулом контрагентов каждый квартал: настройки отбора и список счетов уже выверены, повторять их вручную не нужно.

Найдите, с кем вообще сверяться. Перед рассылкой актов посмотрите, у кого есть ненулевое сальдо. Откройте Отчёты → «Оборотно-сальдовая ведомость по счёту» по счёту 60 или 62 с группировкой по контрагентам. Контрагенты с нулевым остатком в сверке не нуждаются — сократите список до реальных должников и кредиторов.

Переведите сверку в электронный вид. Сервис 1С-ЭДО позволяет обмениваться актами сверки с контрагентами без бумаги и ручного ввода их данных: партнёр получает акт в своей программе и отправляет подтверждение обратно.

Когда сверяться с контрагентами

Сверку проводят не «по настроению», а в понятных ситуациях. Основные поводы:

• 📅 Перед годовой отчётностью. Инвентаризация расчётов перед составлением годового баланса обязательна, и акты сверки — её документальное подтверждение. Остаток по счёту должен быть подтверждён, а не висеть «на честном слове».
• 📄 По условию договора. Многие договоры предусматривают ежемесячную или ежеквартальную сверку. Тогда акт формируют в заданный срок независимо от того, есть ли спорные суммы.
• ⏳ Перед истечением срока давности. Если долг рискует стать безнадёжным, подписанный акт переносит отсчёт трёхлетнего срока на дату сверки (ст. 203 ГК РФ).
• 🔄 При смене бухгалтера, слиянии баз, переходе на новую программу. Сверка фиксирует входящие остатки, с которыми начинает работать новый учёт.

Для крупных или проблемных контрагентов сверку имеет смысл делать чаще — расхождение проще найти на небольшом объёме операций, чем разбирать год целиком.

Частые ошибки при сверке и как их избежать

Большинство «нестыковок» в акте — не ошибки программы, а разный учёт у сторон. Разберём, что проверять в первую очередь.

• ❌ Сальдо не сходится с контрагентом. Сравните строки построчно: ищите документ, который одна сторона отразила, а вторая нет, или отразила другой датой/суммой. Типичный случай — отгрузка конца месяца: у вас в марте, у покупателя оприходование в апреле.
• ❌ В акте нет части расчётов. На вкладке счетов не хватает нужного счёта. Если с партнёром есть и закупки, и продажи, а стоит только 60-й счёт, продажи по 62-му в акт не попадут.
• ❌ Начальное сальдо «поехало». Кто-то провёл или изменил документ в уже сверенном периоде. Сверьте входящий остаток с конечным сальдо предыдущего акта.
• ❌ Авансы висят отдельно от расчётов. Полученный аванс лежит на 62.02, отгрузка — на 62.01, а зачёт аванса не сформировался. Проверьте, что документы реализации зачли авансы; при необходимости сформируйте зачёт.
• ❌ Пустая таблица после «Заполнить». Документы за период не проведены либо выбран не тот контрагент/период.

Особенности в разных конфигурациях 1С

Документ и путь к нему зависят от конфигурации. Логика сверки везде одинаковая, отличаются название и расположение.

В торговых конфигурациях (УТ 11, ERP) сверка строится не по счетам бухучёта, а по данным взаиморасчётов самой программы — объекты расчётов и порядок заполнения там свои. Если работаете в УТ или ERP, ориентируйтесь на документ «Акт сверки взаиморасчётов» в блоке финансов; название раздела в вашем релизе может отличаться.