Подотчётные суммы в 1С:Бухгалтерии 3.0: от выдачи денег до закрытия 71 счёта

Авансовый отчёт в 1С:Бухгалтерии 3.0 создают в разделе Банк и касса → Авансовые отчеты, кнопка Создать. В шапке выбирают подотчётное лицо, на вкладке «Авансы» указывают документ, которым выдали деньги, а расходы раскладывают по вкладкам: «Товары» — купленные ценности, «Оплата» — деньги, заплаченные поставщику, «Прочее» — суточные, проезд, гостиница, услуги. После проведения документ закрывает кредит счёта 71.01, а разницу между выданным и потраченным гасят приходным или расходным кассовым ордером.

Типичная ситуация: менеджер вернулся из командировки с пачкой чеков, билетами и счётом гостиницы, а под отчёт ему выдали 30 000 руб. наличными и ещё 5 000 руб. перевели на карту. Заполнить отчёт нужно так, чтобы правильно встали затраты, НДС ушёл в вычет, а по сотруднику на 71 счёте остался ноль.

Подготовка: подотчётное лицо, касса и выдача денег

Начните с проверки справочника. Подотчётное лицо в 1С:Бухгалтерии выбирается из справочника физических лиц, а аналитика счёта 71 ведётся по физлицам. Отсюда главная проблема подготовки — дубли.

• 👤 Дубль физлица. Если «Иванов Пётр» заведён дважды, аванс выдадут на одну карточку, а отчёт проведут по другой. Долг на 71 счёте повиснет у первой, переплата — у второй. Перед первым отчётом откройте список физлиц и найдите сотрудника по фамилии.
• 🏢 Организация. В многофирменной базе проверьте, что выдача и отчёт оформлены от одной организации. Остатки 71 счёта считаются в разрезе организаций.
• 💼 Касса включена. Если в разделе «Банк и касса» нет кассовых документов, включите кассу в Главное → Функциональность, вкладка «Банк и касса».

Чем выдают деньги под отчёт

Документ выдачи потом выбирается в авансовом отчёте, поэтому вид операции важен.

Основание для выдачи — заявление работника или распорядительный документ руководителя с суммой и сроком. С августа 2017 года нет запрета выдавать новый аванс, пока сотрудник не отчитался за прошлый: это разрешили изменения в Указание № 3210-У. Но контролировать долги всё равно удобнее, когда авансы закрываются по одному.

Создание авансового отчёта и вкладка «Авансы»

Порядок заполнения шапки и первой вкладки.

1. Откройте Банк и касса → Авансовые отчеты и нажмите Создать.
2. Поставьте дату. Это дата утверждения отчёта руководителем: на неё признаются расходы и в бухгалтерском, и в налоговом учёте.
3. Выберите организацию, затем подотчётное лицо.
4. Перейдите на вкладку «Авансы» и нажмите Добавить. В строке выберите документ выдачи: расходный кассовый ордер , списание с расчётного счёта или выдачу денежных документов.
5. Сумма подставится из выбранного документа. Если сотрудник отчитывается за часть аванса, а остальное потратит позже, сумму можно уменьшить.

Внизу формы документ сам считает итоги: сколько выдано, сколько израсходовано и остаток или перерасход. Эти цифры попадают в печатную форму.

Сроки. По командировке работник отчитывается в течение трёх рабочих дней после возвращения — это правило Положения о командировках (постановление № 749). По прочим выдачам срок отчёта устанавливает руководитель в распорядительном документе.

Табличные части: что на какую вкладку

Ошибка в выборе вкладки — самая частая причина неправильных проводок. Правило простое: вкладку определяет не документ-подтверждение, а то, что получила организация.

Вкладка «Товары»

В каждой строке укажите номенклатуру, количество, цену и склад. Счёт учёта подставится из настроек номенклатуры, но его стоит проверить: канцтовары, ошибочно заведённые как товар, уйдут на 41 вместо 10.

В колонках документа расхода заполните наименование, номер и дату подтверждающего документа: «Кассовый чек № 128 от 14.10». Эти данные попадут на оборот печатной формы АО-1, где перечисляются приложенные документы.

Вкладка «Оплата»

Её используют, когда сотрудник своими подотчётными деньгами оплатил счёт поставщика, а товар или услугу поставщик оформит отдельно. Выберите контрагента, договор и сумму. Если поставка уже была — счёт расчётов 60.01, если только предоплата — 60.02. Поступление от поставщика затем вводится обычным документом «Поступление».

Вкладка «Прочее»

Здесь всё, что не является запасами: командировочные и общехозяйственные расходы. В строке укажите:

• 📄 документ расхода (наименование, номер, дата);
• 💰 сумму;
• 🧾 счёт затрат — 26 для управленческих, 44 для торговых, 20 для производства;
• 🏷 подразделение и статью затрат.

Суточные вводятся одной строкой на всю поездку: «Суточные, 5 дней × 700 руб.» на сумму 3 500 руб. Подтверждать их чеками не нужно, основание — приказ о командировке и срок поездки.

НДС, счета-фактуры и налоговый учёт

На вкладках «Товары» и «Прочее» у каждой строки есть ставка и сумма НДС. Чтобы налог не ушёл в стоимость, а встал в вычет, нужны три условия:

1. Выделена ставка и сумма НДС.
2. Отмечен флажок наличия счёта-фактуры (колонка «СФ») и заполнены номер и дата счёта-фактуры.
3. Указан поставщик — контрагент из справочника.

Проводки тогда такие: стоимость без НДС — на счёт затрат или запасов, НДС — Дт 19 Кт 71.01. Вычет (Дт 68.02 Кт 19) появляется после регистрации счёта-фактуры в книге покупок. Проверьте результат отчётом Отчеты → Книга покупок за квартал.

Чек ККТ без счёта-фактуры права на вычет не даёт, даже если в нём выделен НДС. Такой НДС оставляют в стоимости: в строке ставку не ставят или ставят, но без флажка «СФ».

Налог на прибыль и УСН

• 📅 Дата признания. Командировочные и прочие расходы через подотчётное лицо признаются в налоговом учёте на дату утверждения авансового отчёта (пп. 5 п. 7 ст. 272 НК РФ). Поэтому дата документа должна совпадать с датой подписи руководителя на АО-1.
• 🏷 Статья затрат. Вид расхода для налогового учёта берётся из статьи затрат в строке «Прочее». Для нормируемых расходов, например представительских, нужна отдельная статья.
• 💸 Суточные сверх нормы. Не облагаются НДФЛ суточные до 700 руб. в день по России и до 2 500 руб. за границей (п. 3 ст. 217 НК РФ). Превышение — доход сотрудника. Авансовый отчёт сам НДФЛ не начисляет: сумму сверх нормы надо отразить в расчёте зарплаты, чтобы удержать налог и начислить взносы.

Пример с превышением: суточные 1 000 руб. × 4 дня = 4 000 руб. Норма 700 × 4 = 2 800 руб. Облагаемая часть 1 200 руб., НДФЛ 13% — 156 руб.

Сканы чеков и вложения

Бумажные чеки выцветают за несколько месяцев, поэтому их стоит сканировать сразу, при оформлении отчёта. В форме авансового отчёта для этого есть команда присоединённых файлов — значок скрепки в командной панели.

1. Откройте записанный авансовый отчёт.
2. Нажмите скрепку. Откроется список файлов документа.
3. Добавьте файл с диска или со сканера, если сканер подключён к рабочему месту.
4. Назовите файл по смыслу: «Чек АЗС 14.10 — 2 450 руб.», а не «IMG_2034».

Порядок, который экономит время на проверке:

• 📎 один файл — один подтверждающий документ;
• 🔢 порядок файлов совпадает с порядком строк в отчёте;
• 🗂 счёт гостиницы, кассовый чек к нему и счёт-фактура — отдельными файлами;
• 📄 подписанную руководителем АО-1 тоже прикрепите сканом после утверждения.

Скан не заменяет оригинал. Бумажные документы сдают в бухгалтерию вместе с подписанным отчётом.

Проведение, проводки и закрытие остатка

Перед проведением сверьте итоги внизу формы с чеками. Затем Провести, кнопка ДтКт покажет движения.

Пример. Выдано 30 000 руб. из кассы и 5 000 руб. на карту, всего 35 000 руб. Сотрудник потратил:

• проезд поездом — 8 400 руб., НДС в билете 1 400 руб.;
• гостиница — 18 000 руб. со счётом-фактурой, НДС 3 000 руб.;
• суточные 5 дней × 700 руб. — 3 500 руб.;
• материалы для объекта — 2 600 руб. по кассовому чеку, без вычета НДС.

Итого израсходовано 8 400 + 18 000 + 3 500 + 2 600 = 32 500 руб. Остаток 35 000 − 32 500 = 2 500 руб. сотрудник должен вернуть.

Последнюю строку делает не авансовый отчёт, а отдельный документ. Каким — зависит от результата:

Печать и утверждение

Печатная форма — Печать → Авансовый отчет (АО-1). На лицевой стороне итоги и бухгалтерская запись, на обороте — перечень документов из колонок документов расхода. Сотрудник подписывает отчёт, бухгалтер проверяет, руководитель утверждает. Дату утверждения переносите в дату документа, если она отличается от даты ввода.

Как проверить, что всё закрылось

Сформируйте Отчеты → Оборотно-сальдовая ведомость по счету по счёту 71 с разворотом по физлицам. Сальдо по сотруднику должно быть нулевым. Если нет — откройте Карточку счета 71.01 по этому лицу и пройдите все выдачи и отчёты по датам.

Типовые ошибки при заполнении и как их исправить

Ещё одна ловушка — суточные «по факту»: бухгалтер вбивает суточные по чекам кафе. Суточные не подтверждаются чеками, их сумма определяется приказом и днями командировки. Чеки за питание без особых оснований в расходы не включают.

Частые вопросы