Электронный больничный в 1С:ЗУП: загрузка и расчёт пособия

Больничный работника оформляется документом «Больничный лист» в разделе Зарплата → Больничные листы. С 2022 года бумажных бланков нет — работодатель получает электронный листок нетрудоспособности (ЭЛН) из СФР по его номеру и СНИЛС прямо в программе. В 1С:ЗУП 3.1 вы заполняете больничный лист в несколько кликов: загружаете данные из фонда, а стаж, средний заработок и сумму пособия программа считает сама.

Работодатель начисляет и выплачивает только первые 3 дня болезни самого сотрудника. Остальное СФР платит напрямую — вам нужно лишь вовремя передать недостающие сведения. Ниже — как всё это сделать в 8.3, с какими суммами и сроками придётся иметь дело и что проверить после расчёта.

Что подключить перед загрузкой листков нетрудоспособности

Чтобы получать ЭЛН и обмениваться сведениями с фондом, нужен канал связи с СФР — социальный электронный документооборот (СЭДО). Он работает через сервис 1С-Отчётность.

Проверьте и настройте заранее:

• 📶 Подключение к 1С-Отчётности. Раздел Администрирование → Обмен электронными документами или мастер подключения в Отчётность, справки. Нужен действующий сертификат электронной подписи организации.
• 📝 Машиночитаемая доверенность (МЧД), если отчётность подписывает уполномоченный сотрудник, а не руководитель по сертификату организации.
• ⚙️ Включённый обмен с СФР по СЭДО. В настройках организации должен стоять регистрационный номер в СФР и подтверждённое подключение к документообороту.

Без СЭДО программа не сможет запросить листок — тогда данные пришлось бы вбивать вручную по номеру, а это лишний риск ошибки.

Как загрузить электронный больничный в 1С:ЗУП 3.1

Сотрудник приносит вам только номер ЭЛН (его сообщает врач) — или вы узнаёте о больничном из входящего уведомления СФР. Дальше весь листок подтягивается из фонда.

1. Откройте Зарплата → Больничные листы и нажмите Создать.
2. Выберите организацию и сотрудника. В поле Номер ЭЛН введите номер листка.
3. Нажмите кнопку получения данных из фонда (в командной панели документа — Получить данные из ФСС). Программа отправит запрос по номеру листка и СНИЛС сотрудника.
4. После ответа фонда поля заполнятся автоматически: период нетрудоспособности, причина, отметки о нарушении режима, стационаре, продолжении.
5. Проверьте причину нетрудоспособности и даты «с … по …». Именно от причины зависит, кто и за сколько дней платит.
6. Проведите документ. Сумма к выплате и удержанный НДФЛ появятся в табличной части.

Если запрос не прошёл, частые причины — неверный СНИЛС в карточке сотрудника, листок ещё не закрыт врачом или не подтверждён обмен по СЭДО. Закрытый листок фонд отдаёт обычно в течение рабочего дня после выписки.

Пока листок открыт (сотрудник ещё болеет), фонд вернёт его без сумм и с незаполненной датой окончания — рассчитать пособие по такому листку нельзя. Дождитесь закрытия и запросите данные повторно. Вводить номер и даты руками есть смысл только как временную меру, если обмен недоступен: при первой же возможности перезапросите листок из фонда, чтобы данные совпали с теми, что видит СФР.

Как программа считает пособие: стаж и средний заработок

Сумму 1С:ЗУП рассчитывает сама, но понимать логику полезно — чтобы заметить ошибку в исходных данных.

Средний заработок. Берётся за два календарных года, предшествующих году начала болезни. Все облагаемые взносами выплаты за эти два года делятся на 730. Если заработка не было или он ниже минимума — расчёт идёт от МРОТ.

Процент от стажа определяется по страховому стажу сотрудника:

Стаж подтягивается из сведений о трудовой деятельности сотрудника. Если он указан неверно, исправьте его в карточке (Кадры → Сотрудники, сведения о стаже) и перезаполните больничный.

Разберём на числах. Сотрудник со стажем 7 лет (это 80%) болел 10 дней. Заработок: за первый расчётный год — 900 000 ₽, за второй — 1 000 000 ₽. Считаем:

• средний дневной заработок: (900 000 + 1 000 000) ÷ 730 = 2602,74 ₽;
• с учётом стажа: 2602,74 × 80% = 2082,19 ₽ в день;
• пособие за 10 дней: 2082,19 × 10 = 20 821,92 ₽;
• из них за счёт работодателя (3 дня): 2082,19 × 3 = 6246,58 ₽;
• за счёт СФР (7 дней): 2082,19 × 7 = 14 575,34 ₽.

НДФЛ удерживается со всей суммы: часть работодателя облагается в вашем расчёте, часть фонда — при выплате из СФР.

Замена лет расчётного периода

Если в одном из двух расчётных годов сотрудница была в декрете или в отпуске по уходу за ребёнком, эти годы по заявлению можно заменить на более ранние — но только если так пособие выйдет больше. В 1С:ЗУП для этого в документе есть кнопка ввода данных о замене лет: указываете годы замены, и программа пересчитывает средний заработок.

Районный коэффициент и несколько работодателей

Два нюанса, из-за которых сумма в программе может отличаться от ожидаемой:

• 🧭 Районный коэффициент. Если пособие считается от МРОТ (маленький стаж или нет заработка), минимум увеличивается на районный коэффициент вашей местности. Он должен быть задан в настройках учёта.
• 👥 Работа у нескольких работодателей. Сотрудник вправе получить пособие у одного работодателя с учётом заработка у других — тогда он приносит справку о заработке за расчётный период. Эту сумму вносят в данные о заработке для расчёта среднего.

Калькулятор выше считает по той же формуле, что и 1С:ЗУП, — удобно прикинуть сумму до загрузки листка или перепроверить результат программы.

За чей счёт дни: травма, уход за ребёнком, продолжение

Распределение дней между работодателем и фондом зависит от причины нетрудоспособности. Программа берёт её из ЭЛН, но проверить стоит вручную.

• 🤒 Болезнь или бытовая травма самого работника. Первые 3 дня — за счёт работодателя, с 4-го дня — за счёт СФР.
• 🧒 Уход за больным членом семьи (ребёнком, взрослым родственником). Все дни оплачивает СФР с первого дня.
• 🏭 Производственная травма или профзаболевание. Все дни за счёт СФР, пособие — 100% независимо от стажа.
• 🤰 Беременность и роды. Отдельный вид пособия, НДФЛ не облагается, полностью за счёт фонда.

Отдельно про детей: с 2024 года пособие по уходу за ребёнком до 8 лет выплачивается в размере 100% среднего заработка независимо от стажа родителя. Для детей старше 8 лет процент по-прежнему зависит от стажа и от того, лечится ребёнок дома или в стационаре. По уходу за ребёнком действует и годовой лимит оплачиваемых дней — он зависит от возраста ребёнка и состояния здоровья; фонд контролирует его сам, но при длительном или повторном уходе сумма может оказаться меньше ожидаемой именно из-за исчерпания лимита.

Отметка о нарушении режима. Если в ЭЛН врач проставил нарушение режима лечения (например, неявку на приём), программа подтянет эту отметку и дату. С даты нарушения пособие снижается — считается из МРОТ, а не из фактического заработка. Проверьте дату и причину: ошибочная отметка занизит выплату.

Продолжение больничного. Если лечение затянулось, врач выдаёт листок-продолжение со ссылкой на предыдущий. В 1С:ЗУП у документа есть признак продолжения — при загрузке программа связывает листки, и расчётный период для среднего заработка не сбивается.

Исправления, дубликаты и аннулирование листка

Ошибки в ЭЛН бывают двух видов: в данных фонда и в вашем расчёте.

Данные фонда изменились. Врач переоформил листок, изменил даты или признак. Нажмите в документе повторный запрос данных (Получить данные из ФСС) — программа подтянет актуальную версию ЭЛН и пересчитает сумму.

Пособие уже начислено, но с ошибкой. Например, поправили стаж или средний заработок задним числом. Создайте новый документ-исправление (в больничном листе — ссылка Исправить) или сторнируйте начисление в следующем расчётном периоде. Руками править проведённый документ, по которому уже ушли сведения в фонд, не стоит.

Дубликат листка. Если врач аннулировал старый ЭЛН и выдал новый с тем же периодом, старый больничный в программе нужно пометить на удаление или исправить, а новый загрузить заново по актуальному номеру. Два действующих листка на один период приведут к задвоению начисления и к расхождению с данными фонда, которое потом придётся объяснять.

Передача сведений в СФР и проверка начисления

При проактивном (беззаявительном) порядке работник ничего не пишет и не приносит. Схема такая:

1. Фонд получает от врача закрытый ЭЛН.
2. СФР присылает работодателю через СЭДО запрос недостающих сведений (стаж, средний заработок, реквизиты для выплаты).
3. Работодатель отвечает документом «Сведения для назначения и выплаты пособия» — в 1С:ЗУП он формируется из рабочего места по взаимодействию с фондом.
4. Ответить нужно в течение 3 рабочих дней со дня получения запроса — за просрочку предусмотрен штраф.
5. СФР назначает и перечисляет свою часть пособия работнику напрямую.

Входящие запросы фонда и исходящие ответы видны в рабочем месте СЭДО (раздел Отчётность, справки, взаимодействие с фондом). Проверьте, что по каждому запросу отправлен ответ и получена квитанция о приёме. Если запрос «завис» без ответа, сотрудник не получит деньги вовремя, а организации грозит штраф за непредставление сведений — поэтому входящие по СЭДО стоит просматривать не реже раза в несколько дней.

Фонд присылает и уведомления о статусе самого ЭЛН: открыт, продлён, закрыт. По уведомлению о закрытии удобно понять, что пора формировать расчёт и ждать запрос сведений. В крупных организациях эти уведомления заменяют устное «я болел» — вы видите больничные сотрудников, даже если они не сообщили о них лично.

Что проверить после расчёта в программе:

• Часть пособия за счёт работодателя (первые 3 дня) попала в начисления сотрудника и в ведомость на выплату.
• С облагаемой части удержан НДФЛ — пособие по временной нетрудоспособности облагается налогом (кроме пособия по беременности и родам).
• Начисленное за счёт работодателя пособие корректно отражается в отчётности: НДФЛ — в 6-НДФЛ, сумма — в РСВ как необлагаемая взносами выплата. Часть, которую платит СФР, через работодателя не проходит и в этих отчётах не показывается.