Создаём, заполняем и проводим документ в 1С

Любой документ в 1С создаётся из своего журнала: открываете нужный раздел (например, Покупки → Поступление (акты, накладные, УПД)), нажимаете Создать, заполняете шапку и табличную часть, затем Провести и закрыть. После проведения документ записывает движения — проводки и записи в регистрах.

Документ в 1С — это не просто бланк, а объект, который фиксирует хозяйственную операцию и при проведении формирует бухгалтерские проводки и движения по регистрам. Пока документ не проведён, на учёт он не влияет: цифры в отчётах не меняются.

Ниже разберём полный цикл на примере 1С:Бухгалтерии 3.0 и отметим отличия в Управлении торговлей 11, где они есть. Принцип одинаков почти для всех документов — различаются только набор полей и состав проводок.

Где создаётся документ и как открыть нужный журнал

Каждый вид документа живёт в своём журнале (списке). Путь зависит от типа операции:

• 📥 поступление товаров и услуг — Покупки → Поступление (акты, накладные, УПД);
• 📤 продажа — Продажи → Реализация (акты, накладные, УПД);
• 💵 касса и банк — раздел Банк и касса;
• 🏭 производство и склад — разделы Производство и Склад.

В списке нажмите Создать (или именную кнопку вроде Поступление). Откроется форма нового документа.

Первое, что часто спрашивают, — вид операции. Это переключатель в верхней части формы (например, «Товары», «Услуги», «Товары, услуги, комиссия»). От него зависит, какие вкладки и поля появятся. Выберите вид до заполнения остального — иначе часть полей будет скрыта.

Номер документа трогать не нужно — 1С присвоит его автоматически при записи. Ручная правка номера сбивает нумерацию, поэтому оставьте поле как есть.

Заполнение шапки: дата, организация, контрагент

Шапка — это верхний блок с ключевыми реквизитами операции. Поля, обязательные почти для любого документа:

1. Дата. Подставляется рабочая дата из персональных настроек (Главное → Персональные настройки). Если вводите документ задним числом, поставьте фактическую дату операции — от неё зависит период, в котором пройдут проводки.
2. Организация. Если в базе одна организация, поле заполнится само и может быть скрыто. При нескольких — выберите нужную; ошибка здесь уводит проводки в чужой учёт.
3. Контрагент. Выберите из справочника Контрагенты или создайте нового. При подключённом сервисе 1С:Контрагент карточку можно заполнить по ИНН автоматически.
4. Договор. Подставляется основной договор контрагента. Проверьте, что его вид соответствует операции: «С поставщиком» для поступления, «С покупателем» для реализации.
5. Склад (для товарных документов) — куда приходуем или откуда списываем.

Поля-ссылки (контрагент, договор, склад) открываются по кнопке выбора или по вводу первых букв с выбором из выпадающего списка. Если нужного элемента нет, в том же окне есть кнопка Создать — не обязательно выходить из документа.

Работа с табличной частью: номенклатура, количество, цена

Табличная часть — это строки с перечнем товаров, услуг или материалов. Заполнить её можно двумя способами.

Построчно. Кнопка Добавить создаёт пустую строку. Выбираете номенклатуру, вводите количество и цену — сумма и НДС посчитаются сами.

Через подбор. Кнопка Подбор открывает отдельное окно со списком номенклатуры, остатками и ценами. Удобно, когда позиций много: отмечаете нужные, задаёте количество и переносите всё разом в документ.

Стандартный набор колонок:

Колонка Счета учёта заполняется автоматически из регистра сведений «Счета учёта номенклатуры». Если номенклатура новая и правило для неё не задано, счета придётся указать вручную — щёлкните по ячейке и выберите нужный счёт (например, 41.01 для товаров, 10.01 для материалов).

Режим «цена с НДС или без» и ставка по умолчанию задаются по кнопке с гиперссылкой над таблицей (надпись вида «НДС сверху» / «НДС в сумме»). Один неверный клик здесь меняет итоговую сумму по всему документу, поэтому сверьте режим с первичкой поставщика.

Следите за единицей измерения в строке. Если по номенклатуре заданы упаковки (коробка, упаковка из N штук), количество считается в единице хранения, а не в штуках — проверьте, что в документ попало именно то число, что в накладной.

У ряда документов есть кнопка Заполнить: она подтягивает строки из основания или из остатков. Например, в реализации по заказу покупателя команда «Заполнить по заказу» перенесёт позиции автоматически — вручную их добавлять не придётся.

Субконто, аналитика и дополнительные реквизиты

Многие проводки требуют аналитики — субконто. Без него документ либо не проведётся, либо проводки повиснут «в воздухе» без детализации.

Типичные виды аналитики:

• Статья затрат — для документов с расходами (поступление услуг, авансовый отчёт). Выбирается в строке или на отдельной вкладке «Услуги».
• Подразделение — куда относятся затраты. Если учёт по подразделениям включён, поле обязательно.
• Номенклатурная группа — для доходов и расходов по видам деятельности.
• Статья движения денежных средств — в кассовых и банковских документах, нужна для отчёта о движении денежных средств.

Если аналитика по счёту заведена, но в документе не указана, 1С при проведении выдаст сообщение вида «Не заполнено значение субконто». Текст подсказки обычно называет и счёт, и вид субконто — по нему сразу понятно, какое поле искать.

Если по вашей операции требуется нестандартное поле, его добавляют через механизм дополнительных реквизитов: Администрирование → Общие настройки → Дополнительные реквизиты и сведения. Там создаётся реквизит и привязывается к нужному виду документа — после этого поле появится в форме и будет заполняться по тем же правилам, что и штатные реквизиты.

Проведение документа и проверка проводок

Заполнили форму — теперь документ нужно провести. Это действие, которое превращает введённые данные в движения учёта.

Есть два варианта:

• Провести — записывает движения, но оставляет форму открытой. Удобно, чтобы сразу проверить результат.
• Провести и закрыть — то же самое плюс закрытие формы.

Записать документ можно и без проведения (кнопка Записать или Ctrl+S) — тогда он сохранится, но на учёт не повлияет. Непроведённые документы в журнале отображаются бледным значком без зелёной отметки.

Привыкнуть к горячим клавишам стоит сразу: Ctrl+Enter проводит и закрывает документ, F9 создаёт копию выделенного в журнале, Insert добавляет строку в табличную часть. На потоке однотипных документов это заметно ускоряет ввод.

Чтобы увидеть, какие проводки сформировались, нажмите кнопку Дт/Кт (подсказка — «Показать проводки и другие движения документа»). Откроется форма с вкладками: отдельно бухгалтерский и налоговый учёт, отдельно движения по регистрам накопления и сведений.

Для поступления товаров набор проводок обычно такой:

Если в форме Дт/Кт пусто или проводок меньше, чем ожидали, — документ либо не проведён, либо в нём не хватает данных. Вернитесь и проверьте заполнение.

При необходимости проводки можно скорректировать вручную: в форме Дт/Кт включите флажок Ручная корректировка. Делайте это только осознанно — после ручной правки 1С перестаёт пересчитывать проводки автоматически при изменении документа.

Печать документа

Печатная форма доступна после записи документа. Нажмите кнопку Печать в командной панели и выберите нужный бланк из списка:

• для поступления и реализации — ТОРГ-12, М-15, акт, УПД;
• для авансов и отгрузок — счёт-фактура;
• служебные формы вроде приходного ордера.

Если в списке несколько форм, 1С предложит выбрать; одну из них можно вывести по кнопке сразу. Из окна предпросмотра бланк печатается, сохраняется в файл или отправляется по ЭДО, если сервис подключён.

Создание документа на основании другого

Чтобы не вводить данные повторно, многие документы создаются на основании уже готовых. Откройте исходный документ или выделите его в журнале и нажмите Создать на основании — выпадет список доступных документов-наследников.

Частые цепочки:

• из Поступления → счёт-фактура полученный, возврат товаров поставщику, платёжное поручение на оплату;
• из Реализации → счёт-фактура выданный, возврат от покупателя, поступление оплаты;
• из Счёта покупателю → реализация и поступление на расчётный счёт.

Новый документ откроется уже заполненным: контрагент, договор, склад и табличная часть перенесутся из основания. Останется проверить реквизиты, при необходимости подправить и провести. Связь «основание → введённые на основании» видна по кнопке Структура подчинённости — удобно, когда нужно понять, какие документы завязаны на один договор или одну отгрузку.

Такой ввод не только экономит время, но и снижает риск ошибки: суммы и позиции берутся из проверенного документа, а не набираются заново.

Типичные ошибки при заполнении и как их устранить

Большинство проблем при вводе документа укладывается в несколько повторяющихся ситуаций.

Ещё одна частая причина расхождений — нарушенная последовательность проведения. Если задним числом добавили документ раньше уже проведённых, 1С может показать значок, что движения требуют перепроведения. В этом случае выполните перепроведение документов за период через Операции → Групповое перепроведение документов.

Частые вопросы