Должности и позиции штатного расписания в 1С:ЗУП 3.1 — от справочника до проверки

Должности в 1С:ЗУП 3.1 заполняют в справочнике Настройка → Должности: кнопка Создать, наименование, коды по ОКПДТР и ОКЗ, записать. Оклад в карточке должности не задают. Его указывают в позиции штатного расписания (Кадры → Штатное расписание) или, если штатное не ведётся, прямо в документе приёма на работу. В 1С:Бухгалтерии 3.0 тот же справочник открывается через Справочники → Зарплата и кадры → Должности, а штатного расписания там нет.

Типичная ситуация: новая организация, через неделю первая зарплата, а в базе пусто. Кадровик набирает должности «на ходу» из документа приёма — и через месяц в справочнике живут «Бухгалтер», «бухгалтер » с пробелом и «Бухгалтер-кассир», а отчёт ЕФС-1 не проходит проверку из-за пустого кода ОКЗ. Порядок ниже снимает эти проблемы до того, как они появятся.

Что настроить до ввода первой должности

Должность — самый простой объект кадрового учёта, но она опирается на другие настройки. Начните с них, иначе часть полей придётся заполнять дважды.

1. 🏢 Организация и подразделения. Подразделения создают в Настройка → Подразделения. В штатном расписании позиция — это пара «подразделение + должность», без подразделений позицию не создать.
2. ⚙️ Решение по штатному расписанию. Откройте Настройка → Кадровый учет и решите, ведёте ли вы штатное расписание. От этого флажка зависит, что будет выбираться в кадровых документах: должность из справочника или позиция штатного.
3. 📅 Графики работы. Настройка → Графики работы сотрудников. График указывают в позиции штатного или в приёме на работу.
4. 💰 Начисления. Настройка → Начисления. Проверьте, что включены нужные виды расчёта: оклад по дням или часам, надбавки, премии.
5. 📚 Классификаторы. Подготовьте перечень должностей с кодами ОКПДТР и ОКЗ. В ЗУП оба классификатора встроены, их можно подбирать прямо из карточки.

Наименование: как писать, чтобы не переделывать

Наименование должности уходит в трудовой договор, приказы, справки и отчётность. Несколько правил:

• ✍️ Пишите в именительном падеже, с заглавной буквы, без сокращений: «Главный бухгалтер», а не «Гл. бух.».
• 📏 Не добавляйте в название подразделение. «Менеджер отдела продаж» — это позиция «Отдел продаж + Менеджер», а не отдельная должность.
• ⚖️ Если с должностью связаны компенсации, льготы или ограничения (вредность, досрочная пенсия), наименование должно соответствовать квалификационным справочникам или профстандартам. Это требование ст. 57 ТК РФ, и программа его не проверяет.

Как создать новую должность в справочнике

Сама карточка заполняется за минуту. Порядок в ЗУП 3.1:

1. Откройте Настройка → Должности и нажмите Создать.
2. Введите наименование по правилам выше.
3. Заполните код по ОКПДТР: нажмите кнопку выбора у поля и найдите профессию или должность служащего поиском по слову.
4. Заполните код по ОКЗ. Этот код уходит в сведения о трудовой деятельности в составе ЕФС-1 для СФР (бывший ПФР и ФСС). Без него отчёт о приёме, переводе или увольнении сотрудника не пройдёт проверку.
5. Если должность даёт право на досрочную пенсию или связана с особыми условиями труда, заполните соответствующие сведения в карточке. Они нужны для персонифицированной отчётности.
6. Нажмите Записать и закрыть.

Создание из документа и копирование

Должность можно создать и из документа «Прием на работу»: в поле выбора наберите название и выберите Создать. Это удобно, но именно так появляются дубли. Перед созданием начните вводить название и посмотрите, что подсказывает выпадающий список.

Похожую должность быстрее скопировать: выделите её в списке и нажмите F9. Карточка откроется с заполненными кодами, останется поправить наименование.

Оклад, надбавки и виды расчёта: где их на самом деле задают

Частый вопрос новичков в ЗУП — где в должности поле «Оклад». Его там нет, и это правильно: одна должность в разных подразделениях может стоить по-разному.

В позиции штатного расписания на закладке с оплатой труда указывают:

• 💵 Основное начисление — например, оклад по дням или по часам.
• ➕ Дополнительные начисления — надбавки за стаж, за классность, районный коэффициент.
• 🔢 Показатели — размер оклада и процент надбавок. Показатель привязан к виду расчёта, поэтому сначала выбирают начисление, потом вводят сумму.

Если в Настройка → Кадровый учет включено использование вилки окладов, в позиции задают минимум и максимум. Тогда в приёме можно указать любую сумму внутри диапазона, и это не будет нарушением штатного.

Пример расчёта по позиции

Позиция «Бухгалтерия + Бухгалтер», 2 ставки, оклад 60 000 ₽, районный коэффициент 15%. Фонд по позиции в месяц: 60 000 × 2 = 120 000 ₽ окладов плюс 120 000 × 0,15 = 18 000 ₽ коэффициента, итого 138 000 ₽. Именно эту сумму покажет печатная форма штатного расписания в графе фонда, если начисления заданы в позиции, а не вписаны вручную в приказы.

Массовое заполнение: десятки должностей за один раз

Вручную 15–20 должностей вводят за полчаса. Если их сотня и больше, есть три пути.

Загрузка из Excel

Для загрузки справочника из таблицы применяют универсальную внешнюю обработку «Загрузка данных из табличного документа», которую распространяет фирма 1С для платформы 8.3. Порядок работы:

1. Откройте обработку через Файл → Открыть и укажите файл .epf. Если база запрещает внешние обработки, нужны права администратора.
2. Выберите режим загрузки в справочник и сам справочник «Должности».
3. Вставьте данные из Excel в табличную часть обработки: одна строка — одна должность.
4. Сопоставьте колонки с реквизитами: наименование, коды классификаторов.
5. Включите поиск существующих элементов по наименованию, чтобы обработка не создала дубли.
6. Запустите загрузку и откройте справочник: проверьте 5–10 случайных карточек.

Перед массовой загрузкой сделайте резервную копию базы или потренируйтесь на копии: откатить сотню неправильных элементов вручную долго.

Позиции штатного расписания: как должность попадает в штат

Когда штатное расписание ведётся, сотрудник принимается не «на должность», а на позицию. Позиция объединяет подразделение, должность, количество ставок, график и оплату.

Если история изменений не ведётся

Позиции создают прямо в списке Кадры → Штатное расписание кнопкой Создать. Порядок:

1. Выберите подразделение и должность из справочника.
2. Укажите количество ставок, например 1 или 0,5.
3. Выберите график работы.
4. Заполните начисления и показатели.
5. Запишите позицию.

Изменения вносятся правкой той же карточки. Прошлое состояние штата программа не хранит.

Если ведётся история изменений

Флажок истории ставят в Настройка → Кадровый учет. Тогда позиции вводятся только документами:

• 📄 «Утверждение штатного расписания» — для первоначального ввода всего штата на дату;
• ✏️ «Изменение штатного расписания» — для открытия, закрытия и изменения позиций с даты приказа.

Плюс истории — можно сформировать штатное на любую прошлую дату и увидеть, на основании какого документа позиция изменилась. Минус — каждое изменение требует отдельного документа. Для организаций с проверками трудовой инспекции и частыми перестановками история удобнее.

Проверка кадровых документов

В тех же настройках есть флажок автоматической проверки кадровых документов на соответствие штатному расписанию. Если он включён, программа не даст провести приём на занятую позицию или с окладом вне вилки. Если выключен, расхождения накапливаются молча и всплывают в отчётах.

Что обычно идёт не так и как это исправить

Переименование должности

Это частая ловушка. Если исправить наименование прямо в карточке, новое название появится во всех документах, включая прошлые. Для опечатки это нормально. Если же организация действительно переименовала должность приказом, правильнее создать новую должность и оформить перевод сотрудников с даты приказа. Так в истории останутся обе.

Удаление лишних должностей

Должность, на которую ссылаются документы или позиции, сразу удалить нельзя. Её помечают на удаление, а программа при удалении помеченных проверяет ссылки. Дубли удобнее объединять: в Администрирование → Обслуживание → Корректировка данных есть обработка поиска и удаления дублей. Она заменяет ссылки на оставляемый элемент во всех документах.

Объединение дублей меняет ссылки в проведённых документах — делайте его после резервной копии и вне периода расчёта зарплаты.

Как проверить, что должности и штат заполнены верно

После ввода данных проверьте их отчётами, а не глазами по списку. Основные отчёты находятся в разделе Кадры → Кадровые отчеты.

• 📊 «Штатное расписание (Т-3)» — унифицированная форма. Проверьте итоги по ставкам и фонду оплаты: они должны совпадать с утверждённым приказом.
• 👥 «Штатная расстановка» — кто на какой позиции. Видны вакансии и сотрудники вне штатного.
• 🔍 Список должностей с колонками кодов. В списке справочника выведите колонки ОКЗ и ОКПДТР через настройку формы и отсортируйте: пустые коды окажутся вверху.

Сверку стоит повторять раз в квартал и перед сдачей годовой отчётности. Занимает она 10–15 минут, а ошибки в кодах находит до того, как их найдёт СФР.

Частые вопросы