Сотрудница вышла замуж: заявление АДВ-2 и новая фамилия в базе ЗУП

Чтобы заполнить АДВ-2 в 1С 8.3 ЗУП при смене фамилии, сначала меняют ФИО в карточке сотрудника с датой изменения, а потом готовят заявление. Порядок такой: личные данные → документ-основание → печатная форма → отправка в СФР. Если сделать наоборот, в заявление уйдёт старая фамилия.

Сама форма АДВ-2 нужна для обмена страхового свидетельства или получения дубликата. Бумажные «зелёные карточки» давно не выдают, а номер СНИЛС остаётся с человеком на всю жизнь. Поэтому на практике кадровику важнее другое: чтобы новая фамилия попала в базу до ближайшей отчётности, иначе СФР не найдёт застрахованное лицо.

Ниже — порядок работы в ЗУП 3.1 по шагам, образец заполнения заявления, разбор ошибок и список вопросов, которые обычно возникают у кадровой службы.

Что нужно собрать до начала работы

Без документов-оснований менять ФИО в базе нельзя: любое изменение в карточке должно опираться на бумагу.

• 📄 Свидетельство о заключении брака (или о расторжении брака, или о перемене имени) — копия в личное дело;
• 🪪 новый паспорт с изменёнными данными (серия, номер, дата выдачи, кем выдан);
• 🔢 СНИЛС сотрудника — номер не меняется, но он нужен для проверки;
• ✍️ заявление работника о внесении изменений в личные данные — в свободной форме.

Как поменять фамилию в карточке сотрудника в ЗУП 3.1

Главное правило: ФИО в 1С хранятся с историей. Нельзя просто переписать поле в справочнике «Физические лица» — это затронет все прошлые документы.

Шаг 1. Открываем карточку

1. Перейдите в раздел Кадры → Сотрудники.
2. Найдите работника поиском по старой фамилии.
3. Откройте карточку и нажмите на ссылку с ФИО — откроется физическое лицо.

Шаг 2. Вносим изменение с датой

1. В карточке физического лица найдите ссылку История изменения ФИО (в зависимости от релиза она может называться иначе — ищите рядом со строкой имени).
2. Нажмите Изменить и введите новую фамилию.
3. Укажите дату — день, с которого фамилия считается новой. Это дата выдачи свидетельства о браке или иная, которая указана в документе-основании.
4. Сохраните запись.

После этого в новых документах система подставит новую фамилию, а в старых останется прежняя. Так и должно быть.

Шаг 3. Обновляем документ, удостоверяющий личность

Новую фамилию почти всегда сопровождает новый паспорт.

1. В той же карточке откройте блок Документы (ссылка Документ, удостоверяющий личность).
2. Нажмите Создать и добавьте новый паспорт с датой выдачи.
3. Отметьте его как основной.

Старый паспорт не удаляйте — он остаётся в истории и нужен для справок прошлых лет.

Шаг 4. Проверяем, что данные подтянулись

• в списке сотрудников стоит новая фамилия;
• в штатной расстановке и приказах после даты изменения — новая;
• номер СНИЛС остался прежним.

Как заполнить АДВ-2 образец и что писать в каждой строке

В ЗУП 3.1 печатная форма заявления формируется из данных физического лица. Если конкретного документа вы в своём релизе не нашли — откройте поиск по меню (значок лупы в верхней части окна) и введите «АДВ». Названия разделов в разных релизах отличаются, поэтому проще найти по слову.

Заявление включает несколько блоков. Вот что и откуда берётся.

Образец заполнения на примере

Сотрудница Иванова Мария Сергеевна вышла замуж 14 августа и стала Петровой.

• Новая фамилия: Петрова;
• прежняя фамилия: Иванова;
• имя и отчество без изменений: Мария Сергеевна;
• причина: «изменение фамилии»;
• в строке «основание» — реквизиты свидетельства о браке: номер, дата, орган ЗАГС.

Работник подписывает заявление лично. Подпись ставит сама застрахованная — за неё это сделать нельзя.

Нужно ли вообще подавать АДВ-2 сейчас

Здесь многие путаются, потому что правила за последние годы заметно изменились.

• 📌 Новые страховые свидетельства на бумаге не печатают — застрахованному выдают уведомление о регистрации, а номер СНИЛС сохраняется;
• 📌 сведения об изменении ФИО в большинстве случаев СФР получает из реестров ЗАГС самостоятельно;
• 📌 но работодатель обязан сообщать о смене данных работника в отчётности, и это нужно сделать вовремя.

Если сотрудница просит обменять старое свидетельство, АДВ-2 оформляют. Если ей это не нужно — достаточно корректно обновить данные в базе и в отчётности.

Другие причины смены ФИО: развод, перемена имени, исправление ошибки

Порядок в базе одинаков, различается только документ-основание и формулировка причины в заявлении.

Если вы работаете в Бухгалтерии 3.0, а не в ЗУП, путь почти тот же: Зарплата и кадры → Сотрудники → карточка физического лица. Название ссылки на историю ФИО может отличаться, но принцип с датой изменения остаётся.

Что поправить в отчётности после смены фамилии

После смены ФИО проверьте три вещи.

1. Отчётность за период с новой фамилией должна выходить с обновлёнными данными — фамилия и СНИЛС должны совпадать с данными СФР.
2. При отправке в СФР система ЗУП проверяет сведения. Если фамилия не совпала, придёт отрицательный протокол — ищите расхождение в ФИО и СНИЛС.
3. Справки и расчётные листки за прошлые периоды формируются со старой фамилией — это нормально.

В ЗУП 3.1 вы увидите состояние отправки в разделе Отчетность, справки → 1С-Отчетность. Название раздела зависит от того, подключена ли у вас услуга отправки через 1С.

Трудовая книжка и другие документы

Смена фамилии — это не только АДВ-2. Работодатель обязан обновить ещё несколько вещей.

• 📘 В трудовую книжку по ст. 66 ТК РФ вносят запись об изменении фамилии на основании свидетельства; для электронной книжки подают сведения в СФР.
• 🧾 В личной карточке Т-2 исправляют ФИО и паспортные данные.
• 🏦 В зарплатном проекте банка меняют данные на карту — иначе перевод вернётся.
• 💼 В налоговой для НДФЛ данные подтянутся из отчётности автоматически, но сверьте ИНН.

Для карточки Т-2 в ЗУП данные подставляются из физического лица, отдельно переписывать ничего не нужно.

Частые ошибки и как их избежать

Вот что чаще всего ломается у кадровиков.

• ❌ Переименовали физлицо напрямую, без истории. В прошлых документах оказалась новая фамилия. Исправление — откатить запись и внести её через историю изменений с датой.
• ❌ Создали нового сотрудника вместо изменения старого. Появился дубль физического лица, стаж и начисления разъехались. Исправление — объединить дубли через Администрирование → Объединение и удаление дублей (название ищите по поиску).
• ❌ Забыли обновить паспорт. Заявление и отчётность ушли со старыми паспортными данными.
• ❌ Неверная дата изменения. Из-за неё справки за переходный период выходят с неправильной фамилией.
• ❌ Подписала не сотрудница. Заявление недействительно.

Как не делать этого в следующий раз

Чтобы смена ФИО не превращалась в ручную работу, стоит заранее выстроить порядок.

• 📅 Заведите правило: сотрудник сам сообщает о смене документов в течение недели;
• 🗂 держите в личном деле шаблон заявления о внесении изменений;
• 🔎 раз в квартал сверяйте ФИО в базе со справками СФР — расхождения проще исправить до сдачи отчёта;
• 🧾 если есть вопросы по формулировкам, смотрите действующие нормативные документы.

Для проверки собственных знаний можно пройти короткий тест.

Частые вопросы