Личная карточка Т-2 в 1С: откуда программа берёт данные и как её распечатать

Отдельного документа «Личная карточка Т-2» в 1С нет, и это сбивает с толку: кадровики ищут кнопку «создать Т-2», а её не существует. Карточка Т-2 — это печатная форма, которую программа собирает из уже введённых данных: сведений о физлице, образования, воинского учёта и кадровых документов (приём, переводы). Поэтому заполнять нужно не саму карточку, а источники, из которых она тянет значения.

В 1С:Зарплата и управление персоналом 3.1 печатная форма Т-2 вызывается из карточки сотрудника кнопкой Печать. В 1С:Бухгалтерии 3.0 возможности по кадрам скромнее, но личную карточку тоже можно распечатать. Ниже разберём, какие поля куда вносятся и почему в готовой форме иногда остаются пустые графы.

Сразу уточним про саму форму. Унифицированная Т-2 утверждена Постановлением Госкомстата от 05.01.2004 № 1. С 2013 года для коммерческих организаций она не обязательна — закон разрешил применять собственные формы. Но большинство компаний продолжает вести именно Т-2: она привычна, а в 1С уже встроена. Для государственных и муниципальных служащих действует отдельная карточка, и её в типовой коммерческой конфигурации нет.

Что заполнить до того, как печатать карточку

Т-2 соберётся корректно, только если заранее внесены данные в несколько мест. Если пропустить хотя бы одно, соответствующие графы в печатной форме останутся пустыми.

Основные источники данных:

• 🧑 Карточка физического лица — ФИО, дата и место рождения, пол, гражданство, паспорт, ИНН, СНИЛС, адреса.
• 🎓 Раздел «Образование» в карточке физлица — учебные заведения, документы об образовании, специальность.
• 🪖 Раздел «Воинский учёт» — для военнообязанных.
• 📄 Кадровые документы — приём на работу и переводы: из них берётся раздел III.
• 🏢 Справочники — «Организации», «Подразделения», «Должности», «Классификатор стран мира», адресный классификатор .

Разделять понятия важно. В 1С есть физическое лицо (человек со всеми персональными данными) и сотрудник (его трудоустройство в конкретной организации). Персональные данные хранятся у физлица, сведения о работе — у сотрудника. Один человек может быть несколькими сотрудниками (например, работает по основному месту и совместителем), но физлицо у него одно.

Персональные данные: раздел «Общие сведения»

Первый раздел Т-2 — анкетные данные. Все они берутся из карточки физического лица.

Открыть карточку можно двумя путями:

1. Кадры → Физические лица — и выбрать человека из списка.
2. Из карточки сотрудника по ссылке с личными данными — она ведёт на то же физлицо.

Заполните в карточке физлица:

• ФИО — полностью, без сокращений.
• Дата рождения, пол — пол подставляется автоматически по отчеству, но проверьте: для редких отчеств он может определиться неверно.
• Место рождения — текстом, как в паспорте.
• Гражданство — выбирается из классификатора стран мира. От него зависит графа кода по ОКИН.
• Паспорт — серия, номер, кем и когда выдан, код подразделения. Вносится по ссылке с документами, удостоверяющими личность.
• ИНН и СНИЛС — отдельные поля в карточке.
• Адреса — регистрации и фактический. Вводятся через адресный классификатор; это же даёт корректный почтовый индекс в форме.

Отдельно про семейное положение и состав семьи. Т-2 предусматривает графы о членах семьи, но в типовой ЗУП их заполнение не везде выведено на карточку и зависит от настроек. Если графа «Состав семьи» в печатной форме пустая, а вам она нужна — впишите данные вручную в распечатанный бланк либо проверьте, включена ли в настройках кадрового учёта возможность вести такие сведения.

Образование, квалификация и переподготовка

Сведения об образовании Т-2 берёт из одноимённого раздела карточки физлица. Там же — данные о повышении квалификации и профессиональной переподготовке, которые идут в соответствующие разделы карточки.

Чтобы внести образование:

1. Откройте карточку физлица.
2. Перейдите по ссылке Образование.
3. Добавьте запись: уровень образования, учебное заведение, документ (диплom, его серия и номер), специальность, квалификация, год окончания.

Уровень образования выбирается из списка — от него зависит код по ОКИН в печатной форме. Если у человека два диплома (например, бакалавриат и магистратура или второе высшее), добавляйте отдельную запись на каждый документ. В Т-2 поместятся два учебных заведения.

Дополнительное профессиональное образование — повышение квалификации и переподготовку — вносите туда же, отдельными строками с соответствующим видом образования. В форме они лягут в разделы о повышении квалификации и профпереподготовке. Если этих сведений нет, разделы останутся пустыми — это нормально, пустой раздел форму не портит.

Специальность и квалификацию переписывайте дословно из диплома. Расхождение формулировок — самая частая придирка при проверках кадровой документации.

Для иностранных дипломов указывайте наименование так, как оно приведено в нотариально заверенном переводе. Код по ОКИН при этом выбирается по ближайшему российскому уровню образования — точного соответствия классификатор не требует.

Воинский учёт

Раздел о воинском учёте заполняется для военнообязанных и призывников. Данные вносятся в карточке физлица — там есть отдельный раздел (ссылка) Воинский учёт.

Что указать:

• 🪖 Категория запаса — для офицеров запаса не заполняется.
• Воинское звание.
• Состав (профиль) и ВУС — военно-учётная специальность (полный код из военного билета).
• Категория годности к военной службе — А, Б, В, Г или Д.
• Наименование военкомата по месту регистрации.
• Отметка о снятии с воинского учёта — для достигших предельного возраста или признанных негодными.

Ведение воинского учёта — обязанность работодателя по Положению о воинском учёте (ПП РФ от 27.11.2006 № 719), а не добрая воля. Поэтому соответствующий раздел Т-2 проверяют военкоматы, и данные в нём должны совпадать с военным билетом или удостоверением.

Для женщин воинский учёт ведётся только при наличии военно-учётной специальности (медики, связисты и другие). Для остальных раздел остаётся пустым, и это корректно.

Приём и переводы: как собирается раздел III

Раздел III Т-2 — «Приём на работу и переводы на другую работу» — единственный, который нельзя заполнить в карточке физлица. Он формируется из проведённых кадровых документов.

Источники раздела III:

В ЗУП 3.1 эти документы лежат в разделе Кадры (приёмы, переводы, увольнения). В Бухгалтерии 3.0 — в разделе Зарплата и кадры.

Ключевой момент: документ должен быть проведён. Записанный, но не проведённый приём в раздел III не попадёт, и первая строка карточки окажется пустой. Если вы видите, что раздел III не заполняется, первым делом проверьте статус документа приёма.

Каждый кадровый перевод добавляет в раздел III новую строку с датой, новым подразделением, должностью и основанием. Поэтому вести переводы именно документами, а не правкой приёма задним числом, — важно: иначе в карточке не будет истории.

Отдельная оговорка про конфигурации. Полноценный кадровый учёт с приёмами и переводами есть в ЗУП 3.1 и в Бухгалтерии 3.0 (упрощённый). В конфигурациях без модуля зарплаты — Управление торговлей, Розница — кадровых документов и формы Т-2 нет.

Отпуска, награды и прочие разделы карточки

Кроме персональных данных и раздела III, в Т-2 есть разделы об отпусках, поощрениях, социальных льготах и дополнительные сведения . Их заполнение устроено по-разному.

Раздел об отпусках — тот случай, когда программа работает за кадровика. Он подтягивается из проведённых документов отпуска: ежегодного оплачиваемого, без сохранения зарплаты, по уходу за ребёнком. Если отпуска оформляются документами (а не приказами на бумаге мимо базы), раздел наполнится сам, с видом отпуска, периодом работы, за который он предоставлен, количеством дней и датами.

Поэтому главный совет по этому разделу — оформляйте отпуска документами в 1С, а не задним числом на бумаге. Тогда в карточке всегда будет актуальная история, и её не придётся собирать вручную перед проверкой.

Разделы о поощрениях, наградах, почётных званиях и социальных льготах в типовой конфигурации заполняются реже и не всегда выведены на карточку. Если по работнику такие сведения есть, а в форме для них нет поля — внесите их в распечатанный бланк вручную. Это допустимо: Т-2 не обязана целиком формироваться автоматически.

Раздел «Дополнительные сведения» и строку об основании прекращения трудового договора заполняют при увольнении — последнее подтягивается из документа увольнения, если он проведён.

Как распечатать личную карточку из 1С

Когда данные внесены, печать занимает несколько секунд.

Порядок действий в ЗУП 3.1:

1. Откройте Кадры → Сотрудники.
2. Найдите сотрудника и откройте его карточку.
3. Нажмите кнопку Печать в верхней части карточки.
4. Выберите в списке Личная карточка (Т-2).
5. Программа сформирует заполненную форму — проверьте её на экране.
6. Отправьте на принтер или сохраните (например, в PDF) кнопкой сохранения табличного документа.

В Бухгалтерии 3.0 путь аналогичный: Зарплата и кадры → Сотрудники, открыть карточку, кнопка Печать. Набор доступных сведений в БП скромнее, чем в ЗУП, поэтому часть разделов карточки может остаться незаполненной — это ограничение конфигурации, а не ошибка.

После формирования форму можно донастроить: табличный документ в 1С редактируется, лишние строки прячутся, недостающие данные вписываются прямо в ячейки перед печатью.

Если карточки нужны сразу на всех сотрудников — например, для сверки перед проверкой, — не открывайте каждого по очереди. Выделите в списке сотрудников нужные строки (с Ctrl или Shift) и вызовите печать на выделенные: программа сформирует пачку карточек одним табличным документом, который отправляется на принтер целиком.

Храните Т-2 с учётом того, что это документ с персональными данными: доступ к распечатанным карточкам ограничивают, а электронные копии не рассылают по почте без необходимости.

Если в сформированной карточке пустуют графы, которые вы точно заполняли, причина почти всегда в одном из трёх мест — разберём их отдельно.

Частые вопросы