Настройка и заполнение графиков работы сотрудников в 1С

График работы в 1С живёт в справочнике Настройка → Графики работы сотрудников (ЗУП 3.1) или Зарплата и кадры → Справочники и настройки → Графики работы (Бухгалтерия 3.0). Там задаётся режим: пятидневка, сменный график, суммированный учёт. Пока график не заполнен на нужный год, программа не рассчитает ни норму дней, ни оклад за неполный месяц.

Весь расчёт нормы времени опирается на производственный календарь . Поэтому заполнение идёт в два слоя: сначала календарь с праздниками и переносами, затем сам график, который «накладывается» на этот календарь и даёт по каждому сотруднику количество рабочих дней и часов.

Ниже — порядок от производственного календаря до контроля отклонений, с точными путями меню для ЗУП 3.1 и Бухгалтерии 3.0.

Производственный календарь — основа всех графиков

Без актуального календаря график работы заполнится неверно: программа не будет знать, какие дни праздничные и куда перенесены выходные.

Откройте список календарей:

• ЗУП 3.1 — Настройка → Производственные календари (в части релизов — Настройка → Предприятие → Производственные календари);
• Бухгалтерия 3.0 — Зарплата и кадры → Справочники и настройки → Производственный календарь.

Для нужного года есть два способа заполнения:

1. 🌐 Автоматически из сервиса. Если подключена интернет-поддержка (Администрирование → Интернет-поддержка и сервисы), нажмите в форме календаря кнопку заполнения — праздники и переносы подтянутся из данных 1С.
2. ✍️ Вручную. Кнопка заполнения по умолчанию расставит выходные по субботам и воскресеньям, а праздники и переносы вы отмечаете сами, двойным кликом меняя вид дня.

Региональные праздники (например, в национальных республиках) в федеральный календарь не входят. Под них создают отдельный производственный календарь и привязывают к нему графики нужного подразделения.

Создание нового графика и выбор способа заполнения

В справочнике графиков нажмите Создать. В карточке заполните:

• Наименование — коротко и по сути: Пятидневка 40 часов, Сменный 2/2 по 12, 0,5 ставки.
• Год — график всегда заполняется на конкретный год.
• Способ заполнения — ключевое поле. От него зависит вся дальнейшая настройка.

Способы заполнения:

Для пятидневки выберите заполнение по дням недели, отметьте рабочие дни (Пн–Пт) и впишите часы — обычно 8 часов, в пятницу часто 7. Проверьте, что сумма за неделю даёт ровно 40 часов — иначе норма «поедет» по всему году.

Разберём на числах. При 40-часовой неделе ставят 8 часов с понедельника по пятницу — получается 5 × 8 = 40. При сокращённой 36-часовой неделе (например, для вредных условий) часы делят иначе: четыре дня по 8 и один по 4, либо пять дней по 7,2 часа. Главное, чтобы итог за неделю совпал с нормой из статьи 91 ТК РФ или с сокращённой нормой для вашей категории работников — программа сама это не проверит и возьмёт любые числа.

Установите флаг учёта праздничных дней, чтобы программа сокращала предпраздничные дни на 1 час и не ставила рабочие часы в праздники.

Смены и сменные графики

Для сменного режима сначала опишите сами смены, затем соберите из них цикл.

Смены — это справочник (Настройка → Смены в ЗУП, либо открывается прямо из графика). Для каждой смены задайте время начала и окончания и перерыв. Программа сама посчитает продолжительность: смена с 8:00 до 20:00 с перерывом 1 час даёт 11 рабочих часов.

Дальше в графике выбираете заполнение по циклам и описываете последовательность. Для режима «два через два» цикл из четырёх дней: смена, смена, выходной, выходной. Укажите дату отсчёта цикла — с неё программа «размотает» график на весь год.

Для вахты и графиков с переработками почти всегда нужен суммированный учёт: норму сравнивают с календарём за учётный период, а всё, что сверх неё, оформляют как сверхурочные.

Учётный период при суммированном учёте задаётся в карточке графика — месяц, квартал, полугодие или год. Выбор периода не формальность: он определяет, за какой срок часы сравниваются с нормой. Для вредных условий труда закон ограничивает учётный период тремя месяцами, для остальных допускает до года — конкретный период закрепляют в правилах внутреннего трудового распорядка, а в 1С просто повторяют это же значение.

Небольшой пример. Пусть при графике «2/2 по 12 часов» за квартал по графику выходит 540 рабочих часов, а норма по производственному календарю за тот же квартал — 500 часов. Разница 40 часов — это плановая переработка внутри учётного периода. Она не считается сверхурочной автоматически: сверхурочные определяются по итогам периода, с учётом фактически отработанного и исключённых дней (отпуск, больничный). Поэтому для сменников важно закрывать период полностью, а не оценивать переработку помесячно.

Заполнение графика на период и пересчёт нормы

После настройки параметров нажмите Заполнить. Таблица покроет весь год: по каждому дню — рабочий он или нет и сколько часов. Внизу формы видна годовая норма в днях и часах — сверьте её с производственным календарём.

Типичная ошибка — заполнить график на один год и забыть про следующий. На новый год график не продлевается сам: нужно открыть его и нажать «Заполнить» заново, выбрав новый год. Удобнее делать это в декабре, как только вышел новый производственный календарь.

Если вы поменяли календарь (добавили перенос, исправили праздник) уже после заполнения графиков — графики нужно перезаполнить, иначе они останутся со старой нормой. В ЗУП для этого есть обработка группового обновления графиков; в Бухгалтерии каждый график открывают и заполняют заново.

Отдельный случай — неполное рабочее время. Для 0,5 ставки создают свой график с половинной нормой часов (например, по 4 часа в день). Ставить 0,5 в кадровом документе поверх полного графика недостаточно: норма времени берётся именно из графика.

Через норму график напрямую влияет на зарплату. При окладной системе месячный оклад делится на норму дней (или часов) месяца и умножается на фактически отработанные. Если в феврале по графику 19 рабочих дней, а сотрудник отработал 15, он получит 15/19 оклада. Ошибка в графике — неверная норма — тут же даёт неверный оклад за неполный месяц, поэтому график проверяют до расчёта зарплаты, а не после.

Праздники, переносы и индивидуальные отклонения

Праздники и переносы приходят в график из производственного календаря — отдельно в графике их править не нужно. Если праздник отображается как рабочий день, проблема в календаре: исправьте день там и перезаполните график.

Разовые отклонения конкретного сотрудника в сам график не вносят. Для них есть документы, которые перекрывают график на нужные даты:

• 🤒 болезнь, прогул, неявка — документ отсутствия;
• ✈️ командировка;
• 🏖️ отпуск;
• ⏰ работа в выходной или сверхурочно — отдельными документами.

Эти документы имеют приоритет над графиком: в табеле за дни отсутствия встанет соответствующий код, а не плановые часы. Менять ради одного дня сам график работы не нужно — это сломает расчёт у всех, кто на нём сидит.

Назначение графика сотрудникам, в том числе списком

График сам по себе ничего не делает — он должен быть привязан к сотруднику.

При приёме на работу график указывается в документе приёма (ЗУП) или в карточке сотрудника и кадровых данных (Бухгалтерия). Это первичное назначение.

Смена графика у работающего сотрудника оформляется:

• в ЗУП 3.1 — документом Кадры → Кадровый перевод (или кадровым переводом списком);
• в Бухгалтерии 3.0 — изменением в карточке сотрудника / кадровых данных.

Массовое назначение одного графика группе людей в ЗУП 3.1 делает отдельный документ — «Изменение графиков работы списком» (раздел Кадры). В нём выбираете новый график, дату, с которой он действует, и подбираете сотрудников. Это быстрее, чем открывать каждого по отдельности.

В Бухгалтерии кадровый блок упрощён — отдельного документа массового изменения графика там нет, поэтому при большом штате зарплату обычно ведут в ЗУП.

Контроль нормы времени и отклонений

После заполнения графиков и ввода отклонений проверьте, что фактически отработанное время сходится с планом.

Главный инструмент — табель учёта рабочего времени (форма Т-13). В ЗУП он формируется из раздела Зарплата или Отчёты; в нём по каждому сотруднику видны явки, часы и буквенные коды (Я — явка, В — выходной, РП — работа в праздник, Н — ночные и т.д.).

На что смотреть при сверке:

1. 📅 Норма по графику против календаря. Откройте график и сравните годовую норму часов с производственным календарём. Расхождение обычно означает неверные часы в графике или неучтённый праздник.
2. 🧮 Факт против нормы за учётный период. Для суммированного учёта это основная проверка: всё, что сверх нормы периода, — сверхурочные, которые нужно оформить и оплатить отдельно.
3. ❗ «Задвоенные» или пустые дни. Пустой день у работающего сотрудника — признак, что график не назначен или не заполнен на этот год.

Для анализа сменных графиков и переработок в ЗУП есть отчёты по отработанному времени — они разбивают часы по видам (дневные, ночные, праздничные, сверхурочные), что удобно для проверки доплат.

Отдельно стоит сверять табель перед закрытием месяца, а не постфактум. Если отклонения (отпуск, больничный, командировка) введены после формирования табеля, перестройте отчёт — он не обновляется сам. Именно рассинхрон между графиком, введёнными документами и датой формирования табеля даёт большую часть расхождений, которые потом ищут в начислениях.

Частые вопросы