Ведение кассовых операций в 1С:Бухгалтерия — от остатка до кассовой книги

Все наличные операции в 1С:Бухгалтерия 3.0 собраны в разделе Банк и касса → Касса → Кассовые документы. Приход оформляется документом «Поступление» (приходный кассовый ордер , ПКО), расход — документом «Выдача» (расходный кассовый ордер , РКО), а их итог за день программа сама собирает в кассовую книгу по форме КО-4.

Перед первым ПКО нужно заполнить ответственных лиц и, если учёт начинается не с нуля, ввести начальный остаток по счёту 50.01. Дальше — по кругу: приход, расход, сверка остатка с лимитом, печать листа кассовой книги. Разберём каждый шаг с проводками и путями меню.

С чего начать: ответственные лица и счёт 50

Касса в плане счетов — это счёт 50 «Касса», рабочий субсчёт в большинстве случаев 50.01 «Касса организации». Субсчёт 50.02 используют для операционной кассы (например, кассы в торговой точке), 50.03 — для денежных документов (путёвки, марки, билеты).

Чтобы ордера печатались с подписями, заполните ответственных лиц:

1. Откройте Главное → Организации (или Настройки → Организации) и выберите свою.
2. Перейдите по ссылке Ответственные лица.
3. Укажите руководителя, главного бухгалтера и кассира — эти ФИО попадут в печатные формы КО-1 и КО-2.

Отдельной «настройки кассы» в Бухгалтерии нет: как только в организации появляется счёт 50, раздел Банк и касса готов к работе. Валюту кассы программа берёт из валюты регламентированного учёта — для рублёвой кассы это рубли.

Если касс несколько (например, головная и в торговой точке), разделяйте их по субсчетам или по подразделениям. В каждом ордере есть реквизит Подразделение — он позволяет вести отдельную кассовую книгу по каждой точке. Для валютной кассы заводят отдельный субсчёт и выбирают валюту прямо в ордере; переоценка остатка выполняется регламентной операцией в конце месяца.

Как ввести начальный остаток по кассе

Начальный остаток нужен, когда вы переходите в 1С с другой программы или с ручного учёта и на дату перехода в кассе уже есть наличные.

Путь: Главное → Начальные остатки → Помощник ввода остатков.

1. В помощнике установите Дату ввода остатков — это последний день перед началом учёта в программе (например, 31 декабря, если учёт начинается с 1 января).
2. В списке счетов найдите 50.01 и дважды щёлкните по нему.
3. В открывшемся документе укажите сумму остатка и проведите его.

Помощник формирует служебную проводку в корреспонденции со вспомогательным счётом 000, поэтому отдельно дебет/кредит указывать не нужно — достаточно суммы. После ввода всех остатков по кассе и банку счёт 000 должен закрыться в ноль; если остаётся сальдо — где-то остаток не введён или задвоен.

Приходный кассовый ордер: как оформить поступление

ПКО оформляет любой приход наличных в кассу. Создаётся он так: Банк и касса → Кассовые документы → Поступление.

Главное поле — Вид операции в шапке. От него зависит проводка и набор реквизитов:

Порядок заполнения для оплаты от покупателя:

1. Выберите вид операции Оплата от покупателя.
2. Укажите контрагента и договор.
3. В таблице разнесите сумму по документам-основаниям или оставьте авансом.
4. Проведите документ кнопкой Провести и закрыть.
5. Распечатайте ордер по кнопке Печать → Приходный кассовый ордер (КО-1).

Если вы применяете онлайн-кассу, при поступлении наличных от физлица чек ККТ пробивается отдельно — ПКО сам чек не формирует. Для розницы выручку обычно проводят документом Отчёт о розничных продажах, и отдельный ПКО «Розничная выручка» делают, только когда розничный учёт в 1С не ведётся.

Расходный кассовый ордер: как оформить выдачу

РКО создаётся рядом: Банк и касса → Кассовые документы → Выдача. Логика та же — всё решает Вид операции:

Для выдачи зарплаты сначала формируется Ведомость на выплату через кассу, и уже на её основании создаётся РКО — тогда суммы по сотрудникам подтянутся автоматически. Печатная форма — Расходный кассовый ордер (КО-2).

При выдаче денег под отчёт держите в уме: новый аванс сотруднику выдают только после того, как он отчитался за предыдущий. Это требование кассовой дисциплины, и контролировать его придётся вручную — автоматической блокировки в типовой Бухгалтерии нет.

Если зарплату по ведомости получили не все, невыданные суммы депонируются. В 1С это оформляется отдельным документом Депонирование на основании ведомости: он переносит невыплаченное с 70 на счёт 76.04 «Расчёты по депонированным суммам» (проводка Дт 70 Кт 76.04), а деньги по РКО «Взнос наличными в банк» сдаются обратно на счёт. Так остаток кассы не зависнет с «лишними» наличными.

Лимит остатка наличных: нужно ли его считать

Лимит остатка — это максимальная сумма, которую можно хранить в кассе на конец дня. Сверх лимита наличные сдают в банк. Порядок расчёта задан Указанием Банка России № 3210-У.

Ключевой момент: малые предприятия и ИП вправе не устанавливать лимит вовсе. Если ваша организация относится к малому бизнесу, издайте приказ о том, что лимит не устанавливается, — и храните в кассе любую сумму.

Если лимит всё же нужен, его считают одним из двух способов:

• По объёму поступлений — для организаций с выручкой. Берётся наличная выручка за расчётный период (не более 92 рабочих дней), делится на число рабочих дней и умножается на период между сдачами денег в банк.
• По объёму выдач — если выручки наличными нет. Берутся наличные расходы (кроме зарплаты) за период по той же формуле.

В типовой Бухгалтерии нет документа, который хранит лимит и блокирует его превышение. Контроль — на бухгалтере: остаток на конец дня видно в кассовой книге и в оборотно-сальдовой ведомости по счёту 50. Сверхлимитный остаток в последний день допустим только в дни выплаты зарплаты и в выходные, когда банк не работает .

Кассовая книга: как сформировать КО-4

Кассовую книгу вручную заполнять не нужно — 1С собирает её из проведённых ПКО и РКО. Откройте Банк и касса → Касса → Кассовая книга.

1. Задайте период — чаще всего один день или месяц.
2. Выберите организацию (и подразделение, если касс несколько).
3. Нажмите Сформировать.

Программа построит листы кассовой книги по форме КО-4: приход, расход, остаток на начало и конец каждого дня. Листы нумеруются сквозно с начала года.

Остаток на конец дня в КО-4 обязан совпадать с сальдо счёта 50 в оборотке. Расхождение означает, что какой-то ордер не проведён или проведён не той датой.

Для сверки за период удобнее оборотно-сальдовая ведомость по счёту 50: Отчёты → Оборотно-сальдовая ведомость по счёту. Разверните её по субконто и субсчетам — так видно, какая именно операция дала расхождение. Остаток на начало периода в этой ведомости должен совпадать с остатком на конец предыдущего листа кассовой книги.

Автоматизация: онлайн-касса и обмен данными

Если у вас розница с онлайн-кассой, ручные ПКО почти не нужны — поступления формируются из кассовых смен автоматически.

• Подключите ККТ в разделе Администрирование → Подключаемое оборудование, выбрав тип «ККТ с передачей данных» и свою модель.
• Продажи пробиваются через рабочее место кассира или документ Отчёт о розничных продажах, который сам делает проводку по счёту 50 (или через счёт 57 при эквайринге).
• Документ Закрытие кассовой смены подтягивает итоги смены из фискального накопителя.

Для регулярных наличных расчётов с одними и теми же контрагентами удобно создавать ордера на основании документов реализации или поступления — тогда сумма, контрагент и основание заполняются сами. Из документа реализации по кнопке Создать на основании → Поступление наличных программа сразу подставит нужный вид операции и сумму к оплате. Это экономит время и убирает ошибки в корреспонденции счетов.

При эквайринге (оплата картой) наличные в кассу не поступают — деньги идут на счёт 57.03 «Продажи по платёжным картам», а затем банк зачисляет их на расчётный счёт за вычетом комиссии. Такие операции кассовыми ордерами не оформляются, их проводит документ Операция по платёжной карте. А загрузку выписок и обмен с банком касса не затрагивает вовсе: это соседний блок Банк.

Типичные ошибки при работе с кассой

Эти промахи встречаются чаще всего и ломают именно кассовую книгу:

• ❌ Остаток кассы ушёл в минус. Расход проведён раньше прихода или сумма РКО больше, чем есть в кассе. Отрицательного остатка по счёту 50 быть не может — проверьте даты и время документов за день.
• ❌ Не совпадает сальдо КО-4 и оборотки. Обычно причина — непроведённый ордер или документ, проведённый задним числом. Перепроведите кассовые документы за период.
• ❌ Неверный вид операции в ПКО/РКО. От него зависит счёт корреспонденции. Выдали под отчёт, а выбрали «Оплата поставщику» — и 71 счёт не закроется.
• ❌ Ручная правка номеров ордеров. Приводит к разрывам и дублям в нумерации кассовой книги.
• ❌ Задвоенный начальный остаток из-за повторного запуска помощника ввода остатков.