Оформление командировки в 1С ЗУП и Бухгалтерии: от приказа до авансового отчёта

Командировочные в 1С делятся на две части, и ведутся они в разных программах. Средний заработок за дни поездки считается в 1С:ЗУП документом «Командировка». Деньги под отчёт, суточные и расходы по авансовому отчёту проводятся в 1С:Бухгалтерии. Приказ по форме Т-9 печатается из ЗУП, а если зарплата ведётся прямо в Бухгалтерии — из неё.

Ниже — порядок действий целиком: что настроить заранее, как выдать аванс подотчётному лицу на счёт 71.01, как не ошибиться с нормой суточных (700 ₽ по России и 2500 ₽ за рубежом), как закрыть долг авансовым отчётом и какие проводки сформирует программа.

Что подготовить до оформления поездки

Перед первой командировкой проверьте три вещи.

• 📄 Локальный акт о командировках. Положение, где закреплён размер суточных и порядок возмещения. Если суточные выше необлагаемой нормы, разница облагается НДФЛ и взносами.
• 👤 Сотрудник — в списке подотчётных лиц. Отдельного справочника нет: подотчётным становится любой работник, которому выдали деньги с видом операции «Выдача подотчётному лицу».
• 🧾 Способ выдачи аванса. Наличными через кассу (счёт 50.01) или на карту (счёт 51). От этого зависит, каким документом вы оформите выдачу.

Разделение по программам стоит запомнить сразу: ЗУП отвечает за кадровую часть и средний заработок, Бухгалтерия — за движение денег. Если обе программы синхронизированы, начисление среднего заработка из ЗУП попадёт в учёт БП автоматически, а аванс и авансовый отчёт останутся на стороне Бухгалтерии.

Приказ о командировке и средний заработок в ЗУП

За дни командировки сотруднику платят не оклад, а средний заработок — так требует Трудовой кодекс. В 1С:ЗУП это делает документ «Командировка».

Откройте раздел Зарплата → Командировки (в части релизов журнал вынесен в раздел Кадры) и создайте новый документ. Заполните поля:

1. Сотрудник и организация.
2. Период — дни командировки с первого по последний день поездки, включая дни в пути.
3. Освобождать ставку — флажок ставьте, если на время поездки сотрудника замещают.
4. При необходимости — сохранять оплату по среднему в выходные, если в поездке были выходные и работник в них был занят.

Программа рассчитает средний заработок по данным за 12 календарных месяцев перед месяцем начала командировки. Результат видно на вкладке с расчётом — там же можно открыть подробную справку-расчёт и проверить, какие периоды и начисления вошли в базу.

На что обратить внимание в расчёте:

• В базу среднего входят зарплата, производственные премии и надбавки, но не входят отпускные, больничные и другие выплаты за неотработанное время — эти периоды программа исключает автоматически.
• Если сотрудник отработал меньше 12 месяцев, средний считается за фактически отработанный период. Для принятого в месяце командировки — за отработанные до неё дни.
• Если расчётный период отработан не полностью или заработка в нём не было, 1С берёт более ранние данные или оклад по действующим правилам.

Из документа «Командировка» печатаются приказ Т-9 (или Т-9а на нескольких сотрудников) и, при необходимости, формы Т-10 и Т-10а. Средний заработок попадёт в ближайшее начисление зарплаты и в отчётность по НДФЛ и взносам.

Выдача аванса подотчётному лицу

Аванс на проезд, проживание и суточные выдают до поездки. Долг сотрудника отражается на счёте 71.01.

Наличными из кассы. Раздел Банк и касса → Кассовые документы, кнопка «Выдача». Вид операции — «Выдача подотчётному лицу», получатель — сотрудник, счёт учёта 71.01. Документ сформирует расходный кассовый ордер (КО-2).

На банковскую карту. Раздел Банк и касса → Банковские выписки, документ «Списание с расчётного счёта», вид операции — «Перечисление подотчётному лицу». Счёт расчётов — 71.01.

Сумму аванса рассчитывают из сметы поездки: суточные за все дни плюс примерная стоимость проезда и проживания. Основанием для выдачи служит приказ о командировке либо отдельное распоряжение руководителя — реквизиты документа удобно указать в поле «Основание» кассового документа.

Выдавать новый аванс, пока не закрыт прежний авансовый отчёт, нельзя — это нарушение кассовой дисциплины. Сначала проведите отчёт по предыдущей командировке.

Суточные: норма, НДФЛ и взносы

Суточные платят за каждый календарный день поездки, включая дни в пути и выходные. Размер организация устанавливает сама, но от норматива из Налогового кодекса зависит налогообложение.

Как считать дни:

• День выезда — это день, когда транспорт отправляется из населённого пункта, день приезда — когда возвращается. Если поезд уходит до 24:00, день выезда относится к текущим суткам, после 00:00 — к следующим.
• При поездке за границу за день пересечения границы при выезде платят по заграничной норме, при возвращении — по норме для России.
• При однодневной командировке по России суточные не выплачиваются, но работодатель вправе возместить расходы; при однодневной поездке за границу суточные выплачивают в размере 50 % заграничной нормы.

Пример. Поездка по России на 5 дней, суточные в компании — 1000 ₽/день.

• Всего суточных: 1000 × 5 = 5000 ₽.
• Необлагаемая часть: 700 × 5 = 3500 ₽.
• Сверх нормы: 5000 − 3500 = 1500 ₽ — с них удерживают НДФЛ и начисляют взносы.
• НДФЛ (13 %): 1500 × 13 % = 195 ₽.

Посчитайте свой случай:

Два нюанса, в которых часто путаются:

• Сверхнормативные суточные не облагаются взносами на травматизм, хотя облагаются остальными взносами по единому тарифу (их администрирует СФР — бывший ФСС).
• Доход в виде сверхнормативных суточных признаётся на последний день месяца, в котором утверждён авансовый отчёт. НДФЛ с него 1С:ЗУП рассчитает в документе начисления зарплаты за этот месяц.

Авансовый отчёт после возвращения

В течение трёх рабочих дней после возвращения сотрудник сдаёт авансовый отчёт с чеками, билетами и счетами. Срок отсчитывается от дня выхода на работу. В 1С:Бухгалтерии это раздел Банк и касса → Авансовые отчёты.

Создайте документ и заполните вкладки:

1. Авансы — подберите документ выдачи аванса (РКО или списание с карты). Программа подтянет сумму и остаток.
2. Товары — если покупались ТМЦ (например, канцтовары, расходники).
3. Оплата — оплата поставщикам наличными от имени сотрудника.
4. Прочее — сюда вносят проезд, проживание, суточные. Для каждой строки укажите документ (билет, счёт гостиницы), сумму, счёт затрат (26, 44, 20 — смотря где работает сотрудник) и ставку НДС, если он выделен в документе.

Поле «Назначение аванса» заполняйте по существу: «Командировка в г. …». Это попадёт в печатную форму АО-1.

НДС по расходам принимается к вычету аккуратно. По билету налог можно взять, только если он выделен в бланке отдельной строкой — тогда сам билет играет роль счёта-фактуры. По услугам гостиницы вычет возможен при наличии счёта-фактуры или бланка строгой отчётности с выделенным НДС. Если НДС в документе не выделен, всю сумму относите на затраты.

Итог документа сверяется автоматически: выданный аванс минус израсходованная сумма даёт остаток к возврату или перерасход к доплате.

• Остаток сотрудник возвращает в кассу → оформляете приходный кассовый ордер , проводка Дт 50.01 Кт 71.01.
• Перерасход доплачиваете сотруднику → РКО, проводка Дт 71.01 Кт 50.01.

Какие проводки сформирует 1С

Счёт затрат (26, 44, 20, 25) зависит от того, в каком подразделении числится сотрудник и к какому виду деятельности относится поездка. Для торговой организации проезд менеджера чаще идёт на 44, для управленческого персонала — на 26.

Проверка: отчёты по командировочным расходам

После проведения документов сверьте данные двумя стандартными отчётами 1С:Бухгалтерии.

• Оборотно-сальдовая ведомость по счёту 71.01 (раздел Отчёты → Оборотно-сальдовая ведомость по счёту). Покажет по каждому сотруднику выданные авансы, принятые расходы и остаток долга. Красное сальдо по кредиту 71.01 означает невозмещённый перерасход, по дебету — невозвращённый аванс.
• Карточка счёта 71.01 по конкретному сотруднику — разложит движения по датам и документам, удобно искать «зависшую» сумму.

Для контроля НДФЛ и взносов со сверхнормативных суточных в 1С:ЗУП используйте отчёты по налогам и взносам из раздела Налоги и взносы. Там видно, в каком месяце программа признала доход по превышению суточных и в какую сумму НДФЛ он вылился.

Если по итогам поездки нужна аналитика по статьям затрат — куда ушли деньги по проезду, проживанию и суточным, — пригодится оборотно-сальдовая ведомость по счёту затрат (26, 44) с отбором по статье. Она покажет структуру командировочных расходов за период и поможет сверить их с бюджетом.

Типичные ошибки при оформлении

Ошибки, которые всплывают при проверке и при сдаче отчётности:

• 🔴 Оклад вместо среднего заработка. За дни командировки платят по среднему. Если провести обычное начисление оклада, сумма и база по взносам будут неверными.
• 🔴 Суточные провели одной суммой без разбивки на норму и сверхнорму. Тогда программа не рассчитает НДФЛ и взносы с превышения. В авансовом отчёте выделяйте сверхнормативную часть.
• 🔴 Новый аванс выдан при открытом старом. Сальдо по 71.01 растёт, кассовая дисциплина нарушена. Сначала закройте предыдущий отчёт.
• 🔴 Выходные и дни в пути не вошли в расчёт суточных. Суточные положены за каждый календарный день поездки, а не только за рабочие.
• 🔴 НДС принят к вычету без счёта-фактуры. По билетам НДС можно принять, если он выделен отдельной строкой в бланке; по чеку из гостиницы без счёта-фактуры — нельзя.

Частые вопросы