Карточка контрагента в 1С без ошибок: от ИНН до счетов учёта

Контрагента в 1С заполняют через справочник: в Бухгалтерии 3.0 это Справочники → Контрагенты, кнопка Создать. Введите ИНН и нажмите Заполнить рядом с полем — наименование, КПП, ОГРН и юридический адрес подтянутся из ЕГРЮЛ. Вам останется добавить банковский счёт, договор и при необходимости контактное лицо.

Ручной ввод нужен только для иностранцев, физлиц без ИНН и баз без интернет-поддержки. В этих случаях особенно важно не пропустить поля, которые налоговая сверяет в счетах-фактурах: КПП, полное наименование и адрес.

Где открыть справочник контрагентов и как не завести дубль

Путь к справочнику зависит от конфигурации. Сам принцип одинаковый: список, строка поиска и кнопка Создать.

Перед созданием обязательно поищите, нет ли контрагента в базе. Дубль — главная беда этого справочника: часть оплат «висит» на одной карточке, отгрузки на другой, а акт сверки показывает долг, которого нет.

Как искать быстро:

• 🔍 Встаньте в список и наберите в строке поиска ИНН. Поиск по ИНН надёжнее поиска по названию: «Ромашка», «ООО Ромашка» и «Ромашка ООО» — это три разных строки.
• 🔍 Ctrl+F открывает расширенный поиск по выбранной колонке.
• 🔍 Если список разбит на группы, переключите его в режим списка без иерархии — иначе контрагент в соседней папке «не найдётся».

Заполнение контрагента по ИНН из ЕГРЮЛ

Автозаполнение работает через сервис 1С:Контрагент. Ему нужны две вещи: подключённая интернет-поддержка (логин и пароль от портала 1С) и действующий договор сопровождения. Подключение проверяют в Администрирование → Интернет-поддержка и сервисы.

Порядок действий:

1. В справочнике нажмите Создать.
2. Выберите вид контрагента: юридическое лицо или индивидуальный предприниматель.
3. Введите ИНН — 10 цифр для организации, 12 для ИП.
4. Нажмите Заполнить.
5. Проверьте, что подтянулось, и нажмите Записать.

Из ЕГРЮЛ (для ИП — из ЕГРИП) программа заберёт:

• 📌 краткое и полное наименование;
• 📌 КПП и ОГРН (ОГРНИП);
• 📌 юридический адрес;
• 📌 для организации — руководителя.

Сокращённое наименование программа ставит в поле «Наименование». Это то, что вы будете видеть в списках и отчётах. Полное наименование идёт в печатные формы: счёт-фактуру, УПД, акт. Если краткое название неудобное («ООО “ТД “Северная звезда-плюс”»), правьте только поле «Наименование» — полное трогать не нужно.

Можно ввести и не ИНН, а часть названия: сервис предложит список найденных организаций. Но для организаций с распространёнными названиями это долго. ИНН быстрее.

Ручное заполнение карточки: обязательные реквизиты

Без интернет-поддержки карточку заполняют руками. Тогда важно не пропустить поля, которые попадут в счёт-фактуру, книгу покупок и продаж и в отчётность.

Как заполнять, чтобы потом не переделывать:

1. Вид контрагента — выбирайте первым. От него зависит, какие поля покажет карточка. У физлица КПП и ОГРН просто исчезнут.
2. Наименование — короткое, без кавычек и формы собственности в начале: так список удобнее сортировать. Пример: «Северная звезда ООО».
3. Полное наименование — точно как в ЕГРЮЛ, с кавычками и формой собственности. Его видит налоговая в электронных счетах-фактурах.
4. ИНН и КПП — программа проверяет контрольное число ИНН. Если под полем появилось предупреждение о некорректном ИНН, ошибка в цифрах — номер с неверной контрольной суммой не существует.
5. Адрес — вводите через форму адреса, а не строкой в одно поле. Тогда адрес разложится по классификатору: регион, город, улица, дом. Для печатных форм это не критично, а для обмена с ЭДО и выгрузок — да.
6. Телефон и электронная почта — в разделе контактной информации. Почта пригодится для отправки счетов прямо из документа.

Отдельный случай — государственный орган (налоговая, Социальный фонд, таможня). Для него есть свой вид контрагента. Он нужен, чтобы правильно оформлять платёжки по налогам и сборам и не смешивать бюджет с поставщиками.

Банковский счёт, договор и счета учёта расчётов

После записи карточки откройте ссылки в её верхней части или в панели навигации. Там живут три связанных справочника.

Банковский счёт

1. Перейдите в «Банковские счета» и нажмите Создать.
2. Введите БИК (9 цифр) — банк и корреспондентский счёт подтянутся из классификатора банков.
3. Введите номер расчётного счёта: ровно 20 цифр.
4. Укажите валюту счёта. Для рублёвого — российский рубль.
5. Запишите и сделайте счёт основным, если он у контрагента единственный или главный.

Основной счёт программа подставляет в платёжные поручения автоматически. Если у поставщика два счёта в разных банках, основным сделайте тот, на который платите чаще. Второй выбирается в платёжке вручную.

Если банк по БИК не находится, классификатор банков устарел. При подключённой интернет-поддержке он обновляется сам; без неё его загружают вручную из файла.

Договор

Договор в 1С — это не скан, а аналитика расчётов. По каждому договору программа ведёт отдельный долг. Создайте его из ссылки «Договоры» в карточке:

• 📄 Вид договора — с поставщиком, с покупателем, комиссионные варианты, прочее. Вид определяет, в каких документах договор можно выбрать.
• 📄 Номер и дата — как в бумажном договоре. Они попадают в печатные формы и акт сверки.
• 📄 Валюта и признак расчётов в условных единицах — для валютных и «привязанных к курсу» договоров.
• 📄 Срок оплаты — используется в отчётах по просроченной задолженности.

Один договор в карточке делают основным: он подставится в новые документы. Для покупателя, которого вы видите впервые, это обычно «Основной договор», созданный автоматически.

Счета учёта расчётов

По умолчанию Бухгалтерия 3.0 разносит расчёты так:

Если с конкретным контрагентом расчёты идут на других счетах — например, аренда учитывается на 76 вместо 60, — это настраивают в регистре счетов учёта расчётов. Он открывается из панели навигации карточки. Настройка действует на контрагента или на отдельный договор.

Группы, виды контрагентов и дополнительные реквизиты

Справочник можно разбить на папки. Это не влияет на учёт, но сильно облегчает поиск и отбор в отчётах. Типовой набор: «Поставщики», «Покупатели», «Государственные органы», «Прочие». Группу выбирают в поле «В группе» карточки или переносят контрагентов в папку перетаскиванием.

Когда типовых полей не хватает, добавьте свои. Нужно, например, хранить ответственного менеджера, регион продаж или признак «ключевой клиент». Порядок:

1. Включите флажок в Администрирование → Общие настройки → Дополнительные реквизиты и сведения.
2. Откройте там же список дополнительных реквизитов и выберите набор для контрагентов.
3. Создайте реквизит: название, тип значения (строка, число, дата, список значений).
4. Новое поле появится в карточке каждого контрагента.

Дополнительные реквизиты доступны в отборах списка и в отчётах. Это проще, чем придумывать коды в названии вроде «Ромашка (VIP)».

Иностранный контрагент: что заполнять вместо ИНН

Для иностранца поля «ИНН» и «КПП» не нужны. Зато важны:

• 🌍 Страна регистрации — из классификатора стран мира. От неё зависит, какие поля покажет карточка.
• 🌍 Регистрационный номер в стране регистрации — аналог нашего ИНН. Его просят банки при валютном контроле.
• 🌍 Полное наименование — латиницей, как в контракте.
• 🌍 Банковский счёт — у иностранного банка нет российского БИК, поэтому вводят SWIFT и номер счёта (часто IBAN), а сам банк создают вручную.

Договор с иностранцем почти всегда валютный. Указывайте валюту в договоре сразу — переделать её после проведения документов сложнее, чем заполнить правильно с первого раза.

Отдельный случай — иностранная организация, вставшая на учёт в российской налоговой. У неё есть российский ИНН и КПП. Их заполняют как обычно, иначе счёт-фактура окажется с пустыми реквизитами.

Проверка контрагентов по базе ФНС и массовое обновление

Ответственность за выбор контрагента лежит на покупателе. Налоговая может снять вычеты НДС и расходы, если поставщик оказался «однодневкой» или не вёл реальной деятельности. Поэтому проверка — не формальность.

Автоматическая проверка ИНН и КПП

В Бухгалтерии 3.0 есть встроенная проверка по сервису ФНС. Включается она в Администрирование → Интернет-поддержка и сервисы, в блоке про контрагентов.

После включения:

• ✅ программа проверяет, существует ли пара ИНН/КПП в ЕГРН;
• ❌ некорректные контрагенты подсвечиваются в списке и в документах;
• ⚠️ в счетах-фактурах и книге покупок появляется пометка, если реквизиты не найдены в базе ФНС.

Проверка покажет и смену КПП. Компания переехала в другой регион — КПП изменился, а в вашей карточке старый. Счёт-фактура со старым КПП — повод для вопросов при камеральной проверке.

Обновление реквизитов из ЕГРЮЛ

У уже заведённого контрагента реквизиты можно освежить той же кнопкой Заполнить по ИНН в карточке. Программа покажет, какие поля изменились, и предложит обновить.

Массовая правка и чистка справочника

Когда контрагентов сотни, по одному править долго. В Администрирование → Обслуживание → Корректировка данных есть две полезные обработки:

Ищите дубли по ИНН, а не по наименованию: одинаковые названия у разных фирм встречаются чаще, чем кажется. И не объединяйте головную организацию с её подразделением — у них одинаковый ИНН, но это разные контрагенты.

Частые вопросы