Место рождения сотрудника в карточке 1С: откуда брать данные и как их разнести по полям

Место рождения в 1С заполняют в карточке физического лица: в ЗУП 3.1 — Кадры → Сотрудники, карточка сотрудника, ссылка «Личные данные»; в Бухгалтерии 3.0 — Зарплата и кадры → Сотрудники, карточка сотрудника. Нажмите на поле «Место рождения», откроется отдельная форма с полями «Населенный пункт», «Район», «Регион» и «Страна». Переносите запись из паспорта буква в букву, раскладывая её части по этим полям.

Главное правило одно: место рождения в 1С должно совпадать с документом, удостоверяющим личность. Не с тем, как город называется сейчас, и не с тем, как удобнее. Именно с документом сверяют данные банк при выпуске зарплатной карты, миграционная служба и военкомат.

Где в карточке найти поле «Место рождения» и кому оно нужно

Поле принадлежит физическому лицу, а не сотруднику. Если человек работает по двум договорам или его уволили и приняли снова, место рождения хранится в одной карточке физлица и подтягивается во все его сотрудничества.

Когда поле реально понадобится:

• 📄 личная карточка по форме Т-2 — в ней есть строка «Место рождения»;
• 💳 зарплатный проект — банк требует место рождения в анкете на выпуск карты, без него файл обмена не примут;
• 🛂 уведомление МВД о заключении и расторжении трудового договора с иностранцем;
• 🪖 сведения для военно-учётного стола и военкомата;
• 🧾 регистрация сотрудника без СНИЛС в системе персонифицированного учёта СФР.

Для расчёта зарплаты, НДФЛ и взносов место рождения не используется. Пустое поле не мешает начислить зарплату, поэтому его часто оставляют «на потом». Вспоминают о нём, когда банк возвращает реестр на карты с отказом.

Как заполнить место рождения гражданина РФ: пошагово

Шаг 1. Откройте форму ввода

1. Откройте карточку сотрудника.
2. В ЗУП 3.1 перейдите по ссылке «Личные данные».
3. Щёлкните по полю «Место рождения» или по кнопке выбора справа от него.
4. Откроется форма из четырёх полей. Заполните их и нажмите «ОК», затем «Записать и закрыть» в карточке.

Шаг 2. Разложите паспортную запись по полям

В паспорте место рождения записано одной строкой. Ваша задача — разрезать её на части, ничего не переводя в «современный» вид.

По этой таблице видно три правила:

• ✍️ сокращения — как в паспорте. Написано «гор.», значит «гор.», а не «г.». Написано «р-на», можно поставить «р-н» в именительном падеже, смысл не теряется;
• 🏙️ старое название остаётся. Родился в Ленинграде — пишем Ленинград, а не Санкт-Петербург. Переименования и смена административного деления на запись не влияют;
• 🧩 пустые поля — норма. Для городов федерального значения район и регион не нужны.

Шаг 3. Проверьте результат в печатной форме

После записи распечатайте личную карточку Т-2 или откройте её на экране. Строка должна читаться так же, как в паспорте. Если части стоят не в том порядке или получилось «гор. Москва, , , РОССИЯ» с лишними запятыми, значит, текст попал не в те поля.

Иностранцы, лица без гражданства и уроженцы СССР

Иностранный гражданин

Источник — паспорт иностранного гражданина и его нотариальный перевод на русский язык . Названия переносите по переводу, не транслитерируйте сами с латиницы: переводчик уже выбрал написание, и именно с ним работают миграционные органы.

• 🌍 «Страна» — выбирайте из классификатора стран, а не набирайте вручную. Так название совпадёт с тем, что ждут в уведомлениях;
• 🏘️ «Населенный пункт» — по переводу паспорта;
• 🗺️ «Район» и «Регион» — заполняйте, только если они есть в документе. В паспортах многих стран указан лишь город или вовсе только страна.

Лицо без гражданства

Данные берутся из документа, который у человека есть: вида на жительство или удостоверения лица без гражданства. Страна рождения заполняется по документу, даже если гражданства этой страны у сотрудника нет. Гражданство — отдельное поле карточки, его с местом рождения не путайте.

Родился в СССР

Это самый частый вопрос. Правило то же: как в паспорте. Если в паспорте гражданина РФ написано «гор. Алма-Ата Казахской ССР», так и переносите: «гор. Алма-Ата» — в населённый пункт, «Казахская ССР» — в регион.

Поле «Страна» в таком случае заполняют по-разному. Безопасный вариант — оставить его пустым или указать страну так, как требует конкретный получатель данных. Если банк зарплатного проекта просит современное государство, уточните требование у банка письменно, а не меняйте запись у всех сотрудников разом.

Ошибки, из-за которых данные возвращают

Список собран по тому, что реально приходит отказом из банков и при сверке личных дел.

• ❌ Вся строка в поле «Населенный пункт». Печатная форма выглядит нормально, но в файл обмена с банком улетает город длиной в сто символов, а регион пустой. Банк отказывает.
• ❌ «Осовременивание» названия. Свердловск заменили на Екатеринбург, Горький на Нижний Новгород. Запись перестаёт совпадать с паспортом.
• ❌ Латиница или смешанные символы. Особенно у иностранцев: латинская «с» или «о» внутри русского слова. Глазом не видно, а поиск и проверка банка спотыкаются.
• ❌ Место рождения вписано в поле адреса. В карточке есть адрес по прописке и фактический адрес. Место рождения туда не относится, это отдельное поле.
• ❌ Данные внесены у «сотрудника»-двойника. Если при повторном приёме завели второе физлицо вместо выбора существующего, заполненное место рождения останется в старой карточке. Проверьте, нет ли дублей с той же датой рождения.

Если место рождения ввели неправильно

Исправление в карточке

1. Откройте карточку физлица.
2. Нажмите на поле «Место рождения» и исправьте нужные части.
3. Запишите карточку.

Поле хранится без истории изменений, в отличие от ФИО или паспортных данных. Новое значение сразу заменяет старое и попадает во все печатные формы, которые вы сформируете после правки. Дату изменения указывать не нужно.

Если место рождения изменилось по документам (человек получил новый паспорт с другой записью), сначала внесите новый паспорт в историю документов физлица, а затем поправьте место рождения.

Что делать с уже отправленными данными

Как ускорить заполнение для многих сотрудников

Вручную карточку заполнить быстро. Проблема начинается, когда базу переносили из другой программы, и у трёхсот человек поле пустое или заполнено одной строкой.

Найдите карточки с пустым местом рождения

Самый простой способ без программирования — открыть список физлиц, настроить вывод колонки «Место рождения» через Ещё → Изменить форму и отсортировать по ней. Пустые значения соберутся в начале или в конце списка.

Если доступна консоль запросов, тот же отбор делается запросом. Он только читает данные и ничего не меняет:

ВЫБРАТЬ
    ФизическиеЛица.Ссылка КАК ФизЛицо,
    ФизическиеЛица.ДатаРождения КАК ДатаРождения,
    ПОДСТРОКА(ФизическиеЛица.МестоРождения, 1, 300) КАК МестоРождения
ИЗ
    Справочник.ФизическиеЛица КАК ФизическиеЛица
ГДЕ
    НЕ ФизическиеЛица.ПометкаУдаления
    И НЕ ФизическиеЛица.ЭтоГруппа
    И ПОДСТРОКА(ФизическиеЛица.МестоРождения, 1, 300) = ""

ПОДСТРОКА нужна потому, что строку неограниченной длины нельзя напрямую сравнивать в условии запроса. Если в вашей конфигурации справочник физлиц не иерархический, уберите строку с ЭтоГруппа, иначе запрос выдаст ошибку.

Загрузите данные пачкой

Для массового заполнения есть два пути:

• 🔧 «Групповое изменение реквизитов» из подсистемы администрирования. Подходит, когда у группы людей одинаковое значение, например у всех вахтовиков из одного посёлка;
• 📥 загрузка из таблицы силами программиста через внешнюю обработку . Подходит, когда значения у всех разные и уже собраны в Excel из анкет.

Перед любой массовой правкой справочника физических лиц сделайте резервную копию базы . Ошибка в формате затронет сразу сотни карточек, а откатить её вручную тяжело.

Соберите данные правильно ещё до 1С

Если анкету при приёме заполняет сам сотрудник, разбейте строку «Место рождения» в анкете на те же четыре графы: населённый пункт, район, регион, страна. Кадровику останется перенести, а не разбирать чужой почерк.

Когда места рождения нет в документах

Бывает, что паспорт иностранного государства не содержит места рождения или содержит только страну. Такое встречается и в документах лиц без гражданства.

Порядок действий:

1. Заполните в 1С только то, что есть в документе. Обычно это одно поле «Страна».
2. Не дописывайте город со слов сотрудника. Данные в карточке должны подтверждаться документом.
3. Если получатель данных требует полное место рождения (например, банк), запросите у сотрудника другой документ, где оно указано: свидетельство о рождении, вид на жительство. Запись делайте по нему и отметьте в комментарии, откуда она взята.

Если документов, подтверждающих место рождения, нет вовсе, поле оставляют частично пустым. Это лучше, чем выдуманная запись, которая потом не совпадёт ни с одним документом.

Частые вопросы