Товарная накладная в 1С 8.3: от справочников до печати ТОРГ-12 и УПД

В 1С 8.3 накладную не заполняют как бланк: вы создаёте документ отгрузки, а печатная форма ТОРГ-12 или УПД собирается из него сама. В Бухгалтерии 3.0 путь такой: Продажи → Реализация (акты, накладные, УПД) → Реализация → Товары (накладная, УПД). Заполняете шапку, табличную часть «Товары», проводите и печатаете нужную форму.

Правильно заполнить накладную — значит заранее навести порядок в справочниках. Если в карточке контрагента нет КПП или адреса, а у организации не указан руководитель, пустые поля появятся и в печатной форме, сколько ни правь сам документ. Поэтому инструкция начинается не с кнопки «Создать».

Что проверить в справочниках до создания накладной

Пять минут на справочники экономят переделку десятка документов. Проверьте по списку:

• 🏢 Организация (Главное → Организации): ИНН, КПП, юридический адрес, банковский счёт. В разделе подписей карточки — руководитель и главный бухгалтер. Отсюда берутся фамилии в нижней части ТОРГ-12.
• 🤝 Контрагент (Справочники → Контрагенты): полное наименование, ИНН, КПП, адрес. Для покупателя проверьте, есть ли договор с видом «С покупателем».
• 📦 Номенклатура (Справочники → Номенклатура): единица измерения, ставка НДС, вид номенклатуры «Товар». Если позиция заведена как услуга, в товарную накладную она не попадёт.
• 🏬 Склад (Справочники → Склады): хотя бы один склад и остаток товара на нём.
• 💰 Цены: если продаёте по прайсу, настройте типы цен (Справочники → Товары и услуги → Типы цен номенклатуры) и установите цены документом «Установка цен номенклатуры».

Какой документ нужен под вашу накладную

Слово «накладная» в 1С закрывает несколько разных документов. Выберите правильный, иначе печатная форма не совпадёт с операцией:

В Управлении торговлей 11 продажа оформляется документом «Реализация товаров и услуг» из раздела Продажи → Документы продажи (все). Логика заполнения та же, но в УТ цены задаются через «Виды цен», а не «Типы цен».

Создание накладной на отгрузку пошагово

Разберём самый частый случай — продажа товара в Бухгалтерии 3.0.

Шапка документа

1. Откройте Продажи → Реализация (акты, накладные, УПД).
2. Нажмите Реализация и выберите Товары (накладная, УПД).
3. Поле Дата — дата фактической отгрузки. Номер программа присвоит при записи, вручную его не трогайте.
4. Организация — если у вас одна фирма, поле может быть скрыто.
5. Склад — откуда уходит товар.
6. Контрагент — выберите покупателя. Договор подставится сам, если он у контрагента один.
7. Проверьте ссылку с ценами и НДС в шапке: «НДС сверху» или «НДС в сумме». От этого зависит итог документа.

Табличная часть «Товары»

1. Нажмите Добавить и выберите номенклатуру. Для нескольких позиций быстрее кнопка Подбор: в ней видны остатки на складе.
2. Укажите Количество. Единица измерения подтянется из карточки.
3. Цена заполнится по типу цен из договора. Если цена не встала — введите вручную.
4. % НДС берётся из карточки номенклатуры. Сумма НДС посчитается сама.
5. Проверьте итог внизу формы.

Пример строки: 40 коробок по 1 200 ₽, «НДС сверху» 20%. Сумма без налога 48 000 ₽, НДС 9 600 ₽, всего 57 600 ₽.

Грузоотправитель, грузополучатель и подписи

Для ТОРГ-12 нужны грузоотправитель и грузополучатель. По умолчанию это сама организация и сам покупатель. Если товар везут на другой адрес или от имени другой компании, заполните их в документе: в форме есть отдельная ссылка с реквизитами доставки, а кнопка Ещё открывает дополнительные поля.

Подписи «Отпуск разрешил» и «Главный бухгалтер» берутся из карточки организации. Если товар отпускает кладовщик, укажите его в документе, чтобы фамилия попала в печатную форму.

Особенности разных видов накладных

Приходная накладная от поставщика

Документ: Покупки → Поступление (акты, накладные, УПД) → Поступление → Товары (накладная, УПД).

• Номер и дату пишите из бумажной накладной поставщика в поля входящего документа. Ваш собственный номер 1С присвоит сама.
• Цены и суммы — строго как у поставщика. Если копейки расходятся из-за округления, правьте сумму в строке, а не цену.
• Счёт-фактуру или УПД регистрируйте внизу формы: введите номер и дату и нажмите Зарегистрировать. Без этого НДС не попадёт к вычету.

Накладная на перемещение ТОРГ-13

Склад → Перемещения товаров → Создать. Указываете склад-отправитель, склад-получатель и товары. Цены здесь не нужны: товар переходит по себестоимости. Печать — Печать → Накладная на внутреннее перемещение (ТОРГ-13).

УПД вместо ТОРГ-12

УПД — это та же накладная, совмещённая со счётом-фактурой. В 1С отдельный документ для него не создают. Печатаете из той же реализации, а статус УПД задаёте при регистрации счёта-фактуры: статус «1» — накладная плюс счёт-фактура, статус «2» — только передаточный документ без функции счёта-фактуры.

Комиссия и тара

• Товар на комиссию: в договоре с контрагентом выберите вид «С комиссионером (агентом) на продажу». Документ тот же, но в учёте товар уйдёт на счёт 45.
• Возвратная тара: добавляется на отдельной закладке «Возвратная тара», если она включена в функциональности программы.

Проведение и проверка накладной

Нажмите Провести и закрыть или Провести. Ошибки программа покажет внизу формы и подсветит поле.

Затем нажмите кнопку Дт/Кт (Показать проводки). Для продажи товара на общей системе вы увидите:

Если проводки с НДС нет, проверьте учётную политику: возможно, организация на УСН. Если списание себестоимости идёт нулём, на складе не было остатка на дату отгрузки.

Печать накладной и отправка покупателю

В форме документа нажмите Печать и выберите форму:

• Товарная накладная (ТОРГ-12) — классический бланк.
• Универсальный передаточный документ (УПД) — если работаете с УПД.
• Расходная накладная — упрощённая форма для внутренних целей.
• Комплект документов — несколько форм сразу, например ТОРГ-12 и счёт-фактура в двух экземплярах.

В окне печатной формы можно поправить текст прямо в макете. Но такие правки живут только до закрытия окна и не меняют документ. Ошиблись в цене или количестве — исправляйте документ.

Подпись и печать на бланке не делают накладную верной: суммы и реквизиты берутся из документа, и именно они попадут в отчётность.

Отправка без бумаги

• По почте: в окне печатной формы есть кнопка отправки письмом. Форму можно приложить как PDF или Excel. Для работы нужна настроенная учётная запись почты.
• Через ЭДО: в шапке документа есть команда ЭДО. Электронный УПД уходит покупателю через оператора, подпись — квалифицированная, потому что в документе есть функция счёта-фактуры.
• Файлом: кнопка сохранения в окне печати выгружает форму в PDF, XLSX или DOCX.

Ошибки при заполнении накладной и как их не допустить

Ещё две ошибки встречаются у тех, кто только начинает:

• ❌ Две реализации на одну отгрузку. Счёт покупателю распечатали, потом создали реализацию вручную, а затем ещё одну на основании. Выручка задвоилась. Ищите дубли по номеру счёта в списке реализаций.
• ❌ Товары и услуги в одной накладной по ошибке. Доставку лучше выделить отдельной строкой на закладке «Услуги» той же реализации: она попадёт в УПД, но не в ТОРГ-12, где услугам не место.

Как ускорить работу с накладными

Когда отгрузок десятки в день, ручной набор каждой строки отнимает часы. Приёмы, которые реально работают:

1. Ввод на основании. Откройте счёт покупателю и нажмите Создать на основании → Реализация (акты, накладные, УПД). Контрагент, договор, товары и цены перенесутся без повторного ввода.
2. Копирование. В списке выделите похожую накладную и нажмите F9. Меняете дату и количества — готово. Для постоянных покупателей с одинаковым набором это самый быстрый способ.
3. Подбор с остатками. Кнопка Подбор показывает остатки и позволяет набрать сразу десяток позиций. Быстрее, чем Добавить по одной строке.
4. Загрузка из таблицы. Если покупатель прислал заказ в Excel, в табличной части через Ещё можно загрузить строки из файла с сопоставлением колонок. Номенклатура должна уже существовать в базе.
5. Значения по умолчанию. В Главное → Персональные настройки укажите основную организацию и склад — они будут подставляться в каждый новый документ.
6. Групповая печать. В списке реализаций выделите несколько документов с Ctrl и нажмите Печать: все накладные откроются одной пачкой.

Накладные в облачной 1С и веб-клиенте

В облаке (1С:Фреш, «1С:Бухгалтерия» по подписке, база у франчайзи) накладная заполняется по тем же путям меню. Интерфейс в браузере тот же «Такси», разница только в окружении.

Если печатная форма в браузере не открывается, сначала проверьте блокировку всплывающих окон. Это самая частая причина в веб-клиенте.

Частые вопросы