Карточка товара, вид, счета и цены: порядок заполнения номенклатуры в 1С

Чтобы заполнить номенклатуру в 1С 8.3 Бухгалтерии, откройте Справочники → Товары и услуги → Номенклатура, нажмите Создать и заполните четыре поля: вид номенклатуры, наименование, единицу и ставку НДС. Остальное (полное наименование, артикул, коды ТН ВЭД и ОКПД 2) нужно для печатных форм и отчётности, а счета учёта программа подставит сама по виду номенклатуры.

Есть три способа завести позиции: вручную по одной, загрузкой списка из Excel или прямо из документа поступления, когда товар приходит впервые. Ручной ввод выбирают для десятка позиций, загрузку — при запуске базы или переходе с другой программы, ввод из документа — в текущей работе. В любом случае сначала готовят структуру справочника, иначе через полгода в нём будет тысяча строк без порядка.

Подготовка справочника: группы, виды и единицы измерения

Заполнение номенклатуры начинается не с карточки, а с трёх подготовительных шагов. Они занимают полчаса и избавляют от переделок.

1. Продумайте группы (папки). Группа — это просто папка в списке. Она удобна для отборов, отчётов и массовой настройки счетов учёта. Типичная схема для торговой фирмы:

• 📦 Товары → по направлениям (например, «Сантехника», «Электрика»);
• 🧱 Материалы → «Сырьё», «Упаковка», «Хозяйственные нужды»;
• 🛠 Услуги → «Свои услуги», «Услуги сторонних организаций»;
• 🏭 Продукция → по линейкам.

Больше трёх уровней вложенности обычно не нужно: глубокие деревья неудобно листать, а пользователи начинают создавать позиции «куда попало».

2. Проверьте список видов номенклатуры. В БП 3.0 он лежит в Справочники → Товары и услуги → Виды номенклатуры. Вид определяет, товар это или услуга, и от него зависят счета учёта по умолчанию. Если стандартных видов не хватает (например, нужно отделить «Товары на комиссии» от обычных товаров), заведите свой вид заранее.

3. Подготовьте единицы измерения. Единицы выбирают из классификатора ОКЕИ. Добавьте нужные (шт, кг, м, м², упак) сразу из классификатора, а не вводите вручную: код ОКЕИ попадает в счёт-фактуру и УПД.

Создание карточки номенклатуры: обязательные и полезные поля

Порядок ввода новой позиции в БП 3.0:

1. Откройте Справочники → Товары и услуги → Номенклатура.
2. Встаньте в нужную группу, чтобы новая позиция сразу попала в неё.
3. Нажмите Создать.
4. Выберите Вид номенклатуры — первым, до остальных полей. От него зависит, какие поля будут видны.
5. Введите Наименование — короткое, для поиска и списков.
6. Проверьте Полное наименование — оно заполняется копией краткого. Именно оно печатается в накладных, УПД и счетах, поэтому здесь пишут так, как должно быть в документе для покупателя.
7. Укажите Единицу из классификатора.
8. Выберите Ставку НДС — она подставляется в документы продажи и покупки.
9. Нажмите Записать и закрыть.

Дополнительные поля, которые стоит заполнить сразу, если они относятся к вашему учёту:

Если в настройках программы включён учёт прослеживаемых или маркируемых товаров, в карточке появляются соответствующие флажки и поля. Заполняйте их на этапе создания, а не после первой продажи: исправлять уже проведённые документы дольше.

Виды номенклатуры и счета учёта в 1С 8.3

В Бухгалтерии вид номенклатуры работает в связке с регистром Счета учёта номенклатуры (Справочники → Товары и услуги → Счета учета номенклатуры). Там задают, на какой счёт ставится позиция при поступлении и куда идёт выручка при продаже.

Счета по умолчанию для типовых видов:

Настройку можно сделать на трёх уровнях, от общего к частному:

• 🗂 по виду номенклатуры — для всех позиций этого вида;
• 📁 по группе — например, вся группа «Упаковка» уходит на 10.04 вместо 10.01;
• 📄 по конкретной позиции — когда одна позиция ведёт себя иначе, чем группа.

Чем точнее уровень, тем выше приоритет. Это удобнее, чем править счёт в каждом документе. Открыть настройку для конкретной позиции можно ссылкой «Счета учёта» прямо в карточке номенклатуры.

В УТ 11 счетов в карточке нет, зато вид номенклатуры определяет больше: тип (товар, услуга, работа, набор, многооборотная тара), использование характеристик, серий и упаковок, шаблон наименования. Поэтому в УТ вид номенклатуры продумывают особенно тщательно — сменить его у позиции с движениями почти невозможно.

Характеристики и дополнительные реквизиты номенклатуры

Характеристики (УТ 11, КА, ERP)

Характеристика — это вариант одного товара: размер, цвет, объём. Футболка одной модели в пяти размерах — это одна позиция номенклатуры и пять характеристик, а не пять карточек.

Включение в УТ 11:

1. НСИ и администрирование → Настройка НСИ и разделов → Номенклатура — установите флажок Характеристики номенклатуры.
2. Откройте вид номенклатуры и выберите способ использования характеристик:
   • общие для вида номенклатуры — один набор (например, размеры S–XXL) для всех футболок;
   • индивидуальные для номенклатуры — у каждой позиции свой набор;
   • общие с другим видом номенклатуры — используется набор соседнего вида.
3. В карточке позиции на закладке характеристик создайте нужные варианты.

В Бухгалтерии 3.0 характеристик нет. Если товар отличается размером или цветом и это важно для учёта, каждый вариант заводят отдельной позицией: «Футболка базовая белая, M», «Футболка базовая белая, L».

Дополнительные реквизиты и свойства

Когда типовых полей не хватает (цвет корпуса, гарантия, сорт), добавьте свои без программиста:

1. Включите функцию: в БП — Администрирование → Общие настройки, в УТ — НСИ и администрирование → Общие настройки, флажок Дополнительные реквизиты и сведения.
2. Перейдите по ссылке «Дополнительные реквизиты» и выберите набор «Номенклатура» (в УТ наборы привязаны к видам номенклатуры).
3. Создайте реквизит: имя, тип значения (строка, число, дата, список значений).
4. Новое поле появится в карточке номенклатуры, по нему можно отбирать в списке и отчётах.

Разница простая: реквизит хранится в самой карточке и выводится в форме, сведение хранится отдельно и открывается по ссылке. Для данных, по которым будут отборы, выбирайте реквизит.

Цены номенклатуры и настройки продаж

Цену в карточку напрямую не пишут: она хранится в регистре цен и задаётся документом. Так у одной позиции может быть несколько цен — закупочная, оптовая, розничная — и история их изменений.

Порядок в БП 3.0:

1. Создайте типы цен в разделе Справочники (группа «Товары и услуги»): например, «Оптовая» и «Розничная». Для каждого типа укажите, включает ли цена НДС, и правило округления.
2. Если розница считается от закупки, задайте у типа цен «Розничная» базовый тип и процент наценки — например, 40% к закупочной.
3. Создайте документ Установка цен номенклатуры в разделе Склад, выберите тип цен, подберите позиции и укажите цены. Дата документа — дата, с которой цена действует.
4. Проведите документ. Теперь цена сама подставляется в счёт покупателю и реализацию, если в договоре или документе выбран этот тип цен.

Пример расчёта наценки: закупочная цена 1 250 ₽, наценка 40%. Розничная = 1 250 × 1,4 = 1 750 ₽. При округлении до 10 ₽ останется 1 750 ₽, до 100 ₽ — 1 800 ₽ (если правило — округлять в большую сторону).

В УТ 11 цены называются виды цен, а не типы цен, и к ним добавляются правила ценообразования, ценовые группы и соглашения с клиентами. Для каждого вида задаётся, как он рассчитывается: вручную, от другого вида цен или по формуле. Не переносите термины из одной программы в другую — в поиске по меню УТ «Типы цен» не найдутся.

Массовое заполнение и загрузка номенклатуры из Excel

Когда позиций сотни, вручную их не вводят.

Загрузка из таблицы

1. Подготовьте файл Excel: одна строка — одна позиция. Минимальный набор колонок: наименование, артикул, единица, ставка НДС. Цены лучше загружать отдельно.
2. Откройте список номенклатуры и найдите в командной панели команду Загрузить (в некоторых релизах она в меню Ещё).
3. Скопируйте данные из Excel в открывшуюся таблицу или укажите файл.
4. Сопоставьте колонки файла с полями 1С.
5. Укажите группу и вид номенклатуры для новых позиций.
6. Посмотрите итог: программа покажет, какие строки создадут новые позиции, а какие совпали с существующими.
7. Подтвердите загрузку.

Из документа поступления

При вводе поступления товаров новую позицию можно создать прямо из строки — откроется та же карточка. При загрузке входящего УПД через ЭДО программа предложит сопоставить позиции поставщика с вашей номенклатурой или создать новые. Сопоставление запоминается, и в следующий раз строки подставятся сами.

Групповое изменение реквизитов

Если нужно у 300 позиций сменить ставку НДС или вид номенклатуры:

1. Выделите позиции в списке (Ctrl или Shift).
2. Через меню Ещё вызовите изменение выделенных или откройте Администрирование → Обслуживание → Корректировка данных → Групповое изменение реквизитов.
3. Выберите реквизит и новое значение, нажмите Изменить реквизиты.

Ошибки при заполнении номенклатуры и как их избежать

Большинство проблем со справочником появляется не из-за программы, а из-за привычек при вводе.

• 🔁 Дубли. Одна и та же позиция заведена дважды под разными названиями, остатки разбиты на две карточки. Искать их помогает Администрирование → Обслуживание → Корректировка данных → Поиск и удаление дублей: обработка находит похожие позиции и заменяет ссылки в документах на одну оставшуюся.
• 📝 Пустое или «техническое» полное наименование. В УПД покупателю уходит «Смес.кух.GR», потому что полное наименование не проверили.
• ⚖️ Неверная единица. Товар продают поштучно, а заведён в упаковках. Остатки и себестоимость считаются, но в документах выходят дробные количества.
• 💼 Услуга как товар. Позицию «Доставка» завели с видом «Товары» — программа ставит её на 41.01, и по складу появляется отрицательный остаток.
• 🧾 Ставка НДС не заполнена. В каждом документе её приходится выбирать вручную, и рано или поздно кто-то ошибается.
• 🗑 Удаление вместо пометки. Позицию, по которой были документы, нельзя удалить без потери ссылок. Ставьте пометку на удаление и перенесите её в отдельную группу «Не используется».

Простое правило против дублей: перед созданием позиции наберите в строке поиска списка часть названия или артикул. Секунда проверки — и одна карточка вместо двух.

Частые вопросы