Диплом, переподготовка, курсы: где хранить сведения об образовании сотрудника в 1С ЗУП 3.1

Образование в 1С ЗУП 3.1 заполняют в карточке сотрудника: откройте Кадры → Сотрудники, двойным щелчком откройте человека и перейдите по ссылке Образование, квалификация в верхней части карточки. Там добавляется строка на каждый документ: вид образования, учебное заведение, специальность, квалификация, номер диплома и год окончания.

Сведения привязаны не к должности, а к физическому лицу. Если человек работает по совместительству или уволился и вернулся, диплом вводить второй раз не нужно — он уже есть у физлица. Эти данные потом попадают в личную карточку Т-2 и в кадровые отчёты.

Что подготовить до первого ввода: справочники и классификаторы

Карточка образования почти целиком состоит из ссылок на справочники. Если их не подготовить, каждый кадровик будет набирать название вуза по-своему, и через год в базе окажется пять вариантов «МГУ».

Справочники, которые участвуют в заполнении:

• 🎓 Виды образования физических лиц — уровни образования. Значения программа берёт из общероссийского классификатора информации о населении (ОКИН), тот же код потом печатается в Т-2.
• 🏫 Учебные заведения — вузы, колледжи, центры ДПО. Заполняется вручную.
• 📚 Специальности по образованию — подбираются из классификатора специальностей (ОКСО), с кодом.
• 🧑‍🔬 Учёные степени и учёные звания — нужны только тем, у кого они есть.

Удобнее всего открывать эти справочники прямо из поля карточки: нажмите кнопку выбора, затем Показать все — откроется полный список, где можно создать элемент или подобрать его из классификатора. Второй путь — Главное меню → Все функции → Справочники. Если пункта Все функции нет, включите его: Главное меню → Сервис → Параметры, флажок «Отображать команду “Все функции”».

Уровни образования: как сопоставить старый диплом с новыми названиями

Закон № 273-ФЗ разделил образование на общее и профессиональное. Профессиональные уровни сейчас такие:

Старые формулировки вроде «незаконченное высшее» или «начальное профессиональное» в новых уровнях отсутствуют. Если в анкете написано «неполное высшее», выясните, что на руках у человека: диплом колледжа, справка об обучении или аттестат. Вводите уровень по документу, а не по словам анкеты.

Карточка сотрудника: вводим основное образование

Порядок для одного сотрудника:

1. Откройте Кадры → Сотрудники и найдите человека.
2. В карточке перейдите по ссылке Образование, квалификация.
3. В списке образования нажмите Добавить.
4. Выберите вид образования — уровень из классификатора.
5. Укажите учебное заведение — выберите из справочника или создайте новое прямо из поля.
6. Заполните специальность и квалификацию по диплому. Специальность — это направление подготовки («Экономика»), квалификация — присвоенное звание («Экономист», «Бакалавр»).
7. Внесите реквизиты документа: наименование, серию, номер и год окончания.
8. Нажмите ОК, затем Записать и закрыть в карточке.

Набор колонок в форме немного различается между релизами ЗУП 3.1, но логика одна: каждая строка — один документ об образовании.

Если у человека два диплома и больше

Каждый диплом — отдельная строка. Колледж, потом вуз, потом второе высшее — три строки. Не склеивайте их в одну через запятую в поле специальности: в Т-2 программа выводит по строке на учебное заведение, и склейка там превратится в нечитаемый текст.

Если человек получил новый диплом, просто добавьте строку — старую удалять не нужно, она остаётся частью истории.

Учёные степени и звания

Кандидатская или докторская степень, звание доцента или профессора — это не строки образования, а отдельные сведения. Их вносят в той же форме Образование, квалификация, выбирая значение из справочников учёных степеней и учёных званий, с датой присуждения и реквизитами диплома или аттестата.

Аспирантура без защиты — это уровень образования (подготовка кадров высшей квалификации), а не учёная степень. Путают часто: человек окончил аспирантуру, но диссертацию не защитил, и ему ставят «кандидат наук». Сверяйтесь с документом: степень подтверждает диплом кандидата или доктора наук.

Что делать с иностранным дипломом

Иностранный документ вносите так же: учебное заведение заводите под его названием, специальность — ближайшую по классификатору или с пометкой в наименовании документа. Если диплом признан в России (есть свидетельство о признании), его реквизиты удобно указать в наименовании документа, чтобы при проверке не искать бумагу.

Повышение квалификации и переподготовка (ДПО)

Дополнительное профессиональное образование по закону бывает двух видов: повышение квалификации и профессиональная переподготовка. Это разные вещи и в карточке Т-2 они идут разными разделами.

В карточке сотрудника для этих сведений есть отдельные списки в той же форме Образование, квалификация. Заполняйте даты начала и окончания, название программы, учебное заведение и реквизиты удостоверения или диплома.

Когда нужен модуль «Обучение и развитие»

Если обучение планируется централизованно — с бюджетом, графиком, оценкой результатов, — ручного ввода в карточку мало. В ЗУП КОРП для этого есть подсистема обучения и развития персонала: мероприятия обучения планируются, проводятся и закрываются документами, а результат ложится в историю сотрудника. В базовой и ПРОФ-поставке ЗУП 3.1 этой подсистемы нет, и курсы вносят вручную в карточку.

Массовый ввод: перенос дипломов из таблицы

Вводить по одному удобно, когда сотрудников десяток. При переходе на ЗУП с сотнями человек дипломы переносят пакетно.

Варианты от простого к сложному:

Порядок пакетной загрузки, при котором меньше всего ошибок:

1. Сначала загрузите справочник учебных заведений — уникальные названия.
2. Затем специальности — лучше подобрать их из классификатора ОКСО, а не загружать текстом.
3. Только после этого — сами строки образования, где колонки содержат уже существующие названия из справочников.
4. Сделайте выборочную проверку: откройте карточки 5–10 сотрудников и сверьте с бумажными дипломами.

Перед любой групповой загрузкой сделайте резервную копию базы — откатить тысячу неверно созданных строк вручную почти невозможно.

Где образование появляется в кадровых документах

Введённые данные не «лежат мёртвым грузом». Основные места, где они используются:

• 📄 Личная карточка Т-2. Печатается из списка сотрудников или из карточки через меню Печать. Раздел «Общие сведения» заполняется уровнем и учебными заведениями, разделы о повышении квалификации и переподготовке — строками ДПО.
• 📊 Кадровые отчёты. В разделе Кадры → Кадровые отчеты есть отчёты по личным данным сотрудников; в их настройках можно вывести поля образования и отобрать, например, всех без высшего образования.
• 🗂 Анкетные данные при приёме. Если вводите нового сотрудника через Прием на работу, образование заполняйте в карточке до или сразу после проведения приёма — сам приказ эти сведения не хранит.

Когда документ об образовании обязателен

Статья 65 ТК РФ требует документ об образовании или квалификации при приёме, если работа требует специальных знаний. Требования к образованию для должности задают профессиональные стандарты и квалификационные справочники. Для педагогов, медиков, бухгалтеров, которые подписывают отчётность, инженеров по охране труда — это повод вести образование в базе особенно аккуратно.

Мини-кейс: 120 сотрудников без образования после переезда

Компания перешла в ЗУП 3.1, перенесла только начальные кадровые данные, а образование решила «добить потом». Через полгода инспекция запросила личные карточки, и в Т-2 у 120 человек раздел об образовании оказался пустым.

Сработал такой порядок: кадровик выгрузил список сотрудников в Excel, отдел за неделю собрал данные дипломов, затем администратор загрузил сначала справочник вузов (около 60 уникальных названий), потом строки образования. Ручной ввод занял бы несколько рабочих дней; загрузка с проверкой — один день.

Как проверить, что всё заполнено

Через полгода работы в базе неизбежно появятся сотрудники без сведений об образовании. Найти их быстрее всего так:

1. Откройте кадровый отчёт с личными данными сотрудников.
2. В настройках добавьте колонку с уровнем образования.
3. Установите отбор «Уровень образования — не заполнено».
4. Сформируйте отчёт на текущую дату по работающим сотрудникам.

Список выдайте ответственным за приём — пусть соберут копии дипломов. Повторяйте проверку раз в квартал или перед проверкой трудовой инспекции.

Частые ошибки при вводе образования

Частые вопросы