Код ОКЗ у должностей в 1С ЗУП и Бухгалтерии: подбор, проверка, отчёт ЕФС-1

Код ОКЗ в 1С заполняют не в отчёте, а в карточке должности: откройте справочник должностей, в карточке найдите поле Код по ОКЗ и выберите значение из встроенного классификатора. После этого 1С сама подставит код в графу «Код выполняемой функции» подраздела 1.1 формы ЕФС-1 при приёме, переводе и увольнении.

Если код вбит руками или пустой, отчёт либо не пройдёт проверку, либо уйдёт с ошибкой, которую потом придётся отменять. Поэтому коды ОКЗ лучше один раз подобрать для всего справочника должностей, а не исправлять каждую ЕФС-1 по отдельности.

Что такое ОКЗ и где 1С его использует

ОКЗ — Общероссийский классификатор занятий ОК 010-2014. Он группирует должности и профессии по уровню квалификации и характеру работы. Название должности в штатке у каждой компании своё, а код ОКЗ — общий для всей страны.

Код состоит из четырёх цифр, каждая уточняет предыдущую:

Основных групп девять:

• 🧭 1 — руководители;
• 🎓 2 — специалисты высшего уровня квалификации;
• 📐 3 — специалисты среднего уровня квалификации;
• 🗂 4 — служащие, занятые подготовкой документации, учётом и обслуживанием;
• 🛒 5 — работники сферы обслуживания и торговли, охраны граждан и собственности;
• 🌾 6 — квалифицированные работники сельского и лесного хозяйства, рыбоводства;
• 🔧 7 — квалифицированные рабочие промышленности, строительства, транспорта;
• 🚚 8 — операторы установок и машин, сборщики и водители;
• 🧹 9 — неквалифицированные рабочие.

Где код попадает в отчётность

• ЕФС-1, подраздел 1.1 — сведения о трудовой деятельности для электронных трудовых книжек. Графа «Код выполняемой функции» заполняется кодом ОКЗ.
• Статистика по профессиям и должностям — в ЗУП код из карточки должности используется и в статистической форме о зарплате по профессиям.

В отчёте код выводится с контрольным числом через точку, в формате ХХХХ.Х, например 2411.4. Контрольное число 1С рассчитывает сама, если код выбран из классификатора. Набирать его руками не нужно.

Подготовка: справочник должностей и классификатор

Перед заполнением наведите порядок в справочнике. Иначе одна и та же работа окажется под разными кодами.

Где открыть справочник должностей

Если в ЗУП ведётся штатное расписание, должности удобнее открывать оттуда же: из позиции штатного расписания есть переход в карточку должности.

Что проверить до начала

1. Дубли. «Бухгалтер», «бухгалтер » с пробелом и «Бухгалтер (1)» — три элемента. Оставьте один, остальные пометьте на удаление после переноса сотрудников.
2. Неиспользуемые должности. Старые позиции, на которых никто не работает , можно не кодировать. Но если по ним когда-то будет кадровое мероприятие, код понадобится.
3. Наименование. Должность должна называться так же, как в трудовом договоре и приказе. ОКЗ подбирают по сути работы, а не по красивому названию.
4. Обновление. Классификатор приходит вместе с конфигурацией. Если в окне подбора нет нужного кода или контрольных чисел, сначала обновите релиз.

Пошагово: как заполнить код ОКЗ в карточке должности

Порядок одинаковый в ЗУП и Бухгалтерии, отличается только путь к справочнику.

Шаг 1. Откройте карточку

Найдите должность в списке и откройте её двойным щелчком. Поле Код по ОКЗ расположено в карточке рядом с другими реквизитами для отчётности; в ЗУП там же указывают код ОКПДТР и категорию для статистики.

Шаг 2. Откройте классификатор

Нажмите кнопку выбора в поле Код по ОКЗ. Откроется классификатор с деревом групп. Есть два способа найти код:

• 🔎 Поиск по слову. Введите в строку поиска ключевое слово: «бухгалтер», «водитель», «уборщик». Это быстрее, чем раскрывать дерево.
• 🌳 Спуск по дереву. Начните с основной группы и спускайтесь до четырёхзначной начальной группы. Выбирать нужно именно четырёхзначный код.

Шаг 3. Выберите код и запишите

Выделите строку и нажмите Выбрать. Код и наименование группы встанут в поле. Нажмите Записать и закрыть.

Шаг 4. Проверьте сотрудников

Код привязан к должности, а не к человеку. Все сотрудники на этой должности получат его в следующих сведениях ЕФС-1 автоматически.

Примеры кодов для частых должностей

Как выбрать между двумя похожими кодами

Классическая развилка — «Бухгалтер»: 2411 или 3313. Решают содержание работы и требования к квалификации:

• 2411 — самостоятельный участок учёта, составление отчётности, требования к высшему образованию;
• 3313 — техническая работа: первичка, разноска, расчёты под контролем старшего.

Похожая история у руководителей. Директор организации — группа 1120. Руководитель отдела — по профилю отдела в подгруппах 12–14. Начальник смены на производстве обычно уходит в 3-ю группу, к мастерам.

Как заполнить ОКЗ сразу для многих должностей

Если должностей сотня, открывать каждую карточку долго. Есть приём быстрее.

Групповое изменение в списке

1. Откройте список должностей.
2. Выделите несколько строк с одинаковым кодом, удерживая Ctrl.
3. В командной панели выберите Ещё → Изменить выделенные.
4. В открывшейся форме найдите реквизит кода ОКЗ, отметьте его и выберите значение.
5. Нажмите Изменить реквизиты.

Так за один заход закрываются все «менеджеры», все «водители» и все «рабочие» с одинаковой трудовой функцией.

Пример: справочник на 60 должностей

Компания на 140 человек, в справочнике 60 должностей. Порядок работы на практике такой:

1. Выгрузили список и удалили 9 дублей — осталась 51 должность.
2. Сгруппировали по смыслу: 6 руководящих, 14 специалистов, 11 служащих, 20 рабочих.
3. Подобрали коды в таблице вместе с кадровиком — около часа.
4. Внесли в 1С групповым изменением: 20 рабочих закрылись четырьмя заходами по одинаковым кодам, остальные — по одной-две карточки.

В итоге весь справочник закрыт за полдня, и следующая ЕФС-1 формируется без ручных правок.

Новые должности

Чтобы пустые коды не появлялись снова, договоритесь в отделе: должность без кода ОКЗ не создаётся. Кадровик, который заводит новую позицию в штатке, сразу подбирает код. Это проще, чем раз в квартал выискивать пропуски.

Проверка перед сдачей ЕФС-1

Код ОКЗ проверяют дважды: в справочнике и в самом отчёте.

Проверка справочника

Выведите код ОКЗ колонкой в список должностей через Ещё → Изменить форму, если его там нет. Отсортируйте список по этой колонке: должности без кода соберутся в одном конце списка. Их нужно закрыть до формирования отчёта.

Отдельно просмотрите должности, на которые в отчётном периоде были приёмы, переводы и увольнения. Именно они попадут в ближайшие сведения, и с них стоит начать, если весь справочник сразу закрыть не получается.

Проверка отчёта

1. Откройте журнал сведений о трудовой деятельности. В ЗУП — Кадры → Электронные трудовые книжки, в Бухгалтерии — раздел Зарплата и кадры, журнал электронных трудовых книжек.
2. Создайте сведения или заполните их по кадровым документам периода.
3. Посмотрите графу кода выполняемой функции у каждой строки: код с контрольным числом должен стоять у каждого мероприятия приёма, перевода и увольнения.
4. Запустите встроенную проверку формы перед выгрузкой. Пустой или неверный формат кода она покажет.
5. Подпишите и отправьте через 1С-Отчётность или выгрузите файл для другой программы.

Если код ушёл неверный

Исправить код в карточке недостаточно — уже отправленные сведения он не поменяет. Нужно подать новые сведения ЕФС-1: отменить ошибочную запись (у мероприятия ставится признак отмены) и отправить запись с правильным кодом. После исправления карточки должности 1С подставит в новые сведения уже верное значение.

Особенности для разных организаций

Порядок заполнения у всех один, но есть нюансы, о которых спрашивают чаще всего.

Индивидуальный предприниматель с работниками

ИП-работодатель сдаёт подраздел 1.1 ЕФС-1 на общих основаниях, поэтому коды ОКЗ нужны и ему. Сам предприниматель не работник и в эти сведения не попадает.

Бюджетные учреждения

В 1С:Зарплата и кадры государственного учреждения логика та же: код ОКЗ указывается в справочнике должностей. Кодирование не зависит от того, есть ли у должности профессиональный стандарт или квалификационный справочник.

Совместители

Внешний и внутренний совместитель на должности получает код этой должности. Если человек работает на двух должностях, в сведениях у каждого мероприятия будет свой код.

Рабочие профессии и разряды

Разряд и класс на код ОКЗ не влияют. Электромонтёр 3-го и 5-го разряда кодируются одинаково. Разряд отражается в наименовании или в отдельных реквизитах, но не в ОКЗ.

ОКЗ и ОКПДТР — не путать

В карточке должности это разные поля. Заполнить одно и считать, что второе заполнено, — частая причина пустых граф в отчётах.

Ошибки при заполнении ОКЗ, которые встречаются чаще всего

• ❌ Указана группа верхнего уровня. Код 24 или 241 вместо 2411. В отчёт нужен четырёхзначный код начальной группы.
• ❌ Код подобран по названию, а не по работе. «Менеджер» в одной компании продаёт, в другой ведёт склад, в третьей руководит отделом. Коды у них разные.
• ❌ Одна должность — два элемента справочника. У одного дубля код есть, у другого нет. Сотрудник, принятый на «пустой» дубль, уходит в отчёт без кода.
• ❌ Код изменили задним числом. Поменять код в справочнике можно, но ранее сданные сведения остаются прежними. Если ошибка была в них, нужна отмена и новая запись.
• ❌ Код из устаревшего классификатора. Шестизначные коды из старого ОКЗ, которые встречаются в старых штатках, к ОК 010-2014 не подходят.

Частые вопросы