Расчёт 6-НДФЛ в 1С: от обновления формы до отправки в ФНС

Расчёт 6-НДФЛ в 1С собирается автоматически: программа берёт начисления, удержанный налог и даты перечисления из данных учёта и раскладывает их по разделам. Ваша задача — обновить форму, проверить контрольные соотношения и отправить отчёт в срок. Открывается он в 1С-Отчётности, заполняется кнопкой Заполнить, а большинство ошибок видно ещё до отправки — на этапе проверки.

Отчёт сдают ежеквартально: за 1 квартал, полугодие, 9 месяцев и год. Разберём, как сформировать расчёт в 1С: Бухгалтерии и 1С: ЗУП, что попадает в раздел 1 и раздел 2, как сюда приходят вычеты и почему расчёт не сходится с уведомлениями об исчисленных суммах.

Где найти отчёт и обновить форму

Регламентированные отчёты в 1С лежат в едином рабочем месте 1С-Отчётность. Путь зависит от конфигурации.

В открывшемся списке нажмите Создать, в категории «Отчётность по физлицам» выберите 6-НДФЛ, задайте организацию и период. Программа создаст документ нужной редакции формы.

Форма 6-НДФЛ менялась несколько раз, поэтому релиз должен быть свежим. Если версия конфигурации устарела, 1С предложит старый бланк, и отчёт не примут.

Проверьте, что в шапке указан правильный период представления и код ОКТМО. Для обособленных подразделений 6-НДФЛ сдают отдельно по каждому ОКТМО — это частая причина отказа.

Заполнение и автоматический сбор данных

Внутри отчёта нажмите Заполнить. 1С подтянет суммы из документов начисления зарплаты, ведомостей на выплату и операций учёта НДФЛ за выбранный период.

Расчёт состоит из титульного листа и двух разделов:

• 🔹 Раздел 1 — суммы налога к перечислению, разложенные по срокам уплаты за последние три месяца.
• 🔹 Раздел 2 — обобщённые доходы и налог нарастающим итогом с начала года.
• 🔹 Приложение № 1 (справки о доходах) — только в годовом расчёте.

Если какие-то суммы не встали, данные в учёте неполные: не проведена ведомость, не закрыт месяц или налог не отражён как удержанный. Автозаполнение работает только по проведённым документам.

На титульном листе 1С сама подставит код периода представления (за 1 квартал, полугодие, 9 месяцев или год) и код места нахождения. Проверьте эти коды и ОКТМО — при сдаче по головной организации и по обособленным подразделениям они различаются. Поле с кодом реорганизации заполняется, только если организация реорганизована, — в обычной ситуации его оставляют пустым.

Частая ситуация: суммы по сотруднику есть в учёте, но в отчёт не попали. Проверьте, что зарплата начислена и выплачена в пределах периода, а не позже, и что по сотруднику не стоит признак, исключающий его из расчёта (например, доход полностью относится к другому ОКТМО).

Раздел 1: суммы налога по срокам перечисления

С 2024 года НДФЛ удерживают и перечисляют двумя периодами в месяц, поэтому раздел 1 собирает налог по шести срокам за квартал.

Периоды удержания и сроки уплаты:

• 📅 налог, удержанный с 1 по 22 число — перечисляют до 28 числа текущего месяца;
• 📅 с 23 по последнее число месяца — до 5 числа следующего месяца;
• 📅 особый период 23–31 декабря — до последнего рабочего дня года.

В строке 020 стоит общая сумма налога к перечислению за три месяца, а ниже (строки 021 и далее) — суммы по каждому из шести сроков. 1С раскладывает удержания по периодам сама, опираясь на даты выплат в ведомостях.

Поэтому дата в ведомости на выплату критична: именно она определяет, в какой срок попадёт удержанный налог. Если зарплату выплатили 23-го, а в документе стоит 20-е, налог уйдёт не в тот период, и раздел 1 будет заполнен неверно.

Разберём на числах. Допустим, за март удержали НДФЛ двумя выплатами: аванс выплачен 20 марта (налог 15 000 ₽) и зарплата — 5 апреля (налог 22 000 ₽). Аванс попадёт в период с 1 по 22 марта со сроком уплаты 28 марта. А вот апрельская выплата уйдёт уже в раздел 1 отчёта за полугодие, а не за 1 квартал, — потому что налог удержан в апреле. 1С разложит эти суммы по срокам сама, но только если даты выплат в документах соответствуют фактическим.

Если в одном квартале срок перечисления выпал меньше шести раз, незадействованные строки остаются пустыми — это нормально и ошибкой не считается.

Раздел 2: доходы, исчисленный и удержанный налог

Раздел 2 показывает обобщённые показатели нарастающим итогом с начала года. Ключевые строки:

• строка 110 — общая сумма начисленного дохода (с расшифровкой на оплату по трудовым договорам и ГПХ);
• строка 120 — количество физлиц, получивших доход;
• строка 130 — сумма налоговых вычетов;
• строка 140 — исчисленный налог;
• строка 160 — удержанный налог;
• строка 170 — налог, не удержанный налоговым агентом;
• строка 180 — излишне удержанный;
• строка 190 — возвращённый сотрудникам.

С 2025 года действует пятиступенчатая прогрессивная шкала НДФЛ (13, 15, 18, 20 и 22 %). Раздел 2 заполняется отдельным блоком по каждой ставке и КБК. 1С создаёт нужное число листов автоматически — проверьте, что их столько, сколько ставок применялось у ваших сотрудников.

Разница между строками 140 и 160 — это ещё не удержанный налог (например, с декабрьской зарплаты, выплаченной в январе). Такая разница нормальна и сама по себе ошибкой не является.

Как в расчёт попадают вычеты

Строка 130 собирает все предоставленные вычеты: стандартные на детей, имущественные и социальные. В отчёт они приходят не напрямую, а через начисления, где эти вычеты уже применены при расчёте налога.

Чтобы вычеты встали в 6-НДФЛ, они должны быть заведены в программе:

1. Стандартные вычеты на детей — в карточке сотрудника, раздел с заявлениями на вычеты (основание — ст. 218 НК РФ).
2. Имущественный и социальный вычеты — по уведомлению из налоговой, вводятся отдельным документом заявления на вычет.
3. После ввода заявления нужно пересчитать зарплату за соответствующие месяцы, иначе налог останется исчисленным без учёта вычета.

Стандартные вычеты на детей предоставляются, пока доход сотрудника с начала года не превысит лимит (с 2025 года — 450 000 ₽). Как только нарастающий доход переходит порог, 1С прекращает применять вычет автоматически — вручную отслеживать месяц не нужно. Если же в карточке ребёнка не указан период действия вычета или неверно задан возраст, вычет либо не применится, либо продолжит действовать лишний месяц — это первое, что стоит проверить при расхождении строки 130.

Проверить, какие вычеты применились, удобно отчётом Анализ НДФЛ по месяцам или Регистр налогового учёта по НДФЛ в разделе зарплатной отчётности. В нём видно помесячно: начисленный доход, применённый вычет и исчисленный налог по каждому сотруднику — именно эти суммы потом сворачиваются в строки 110, 130 и 140.

Контрольные соотношения и проверка перед сдачей

Перед отправкой прогоните встроенную проверку: в форме отчёта нажмите Проверка → Проверить контрольные соотношения. 1С сверит показатели внутри расчёта и подсветит строки, которые не сходятся.

Какие соотношения важны:

• строка 140 (исчисленный) не меньше суммы вычетов и логически связана с доходом;
• удержанный налог (строка 160) соответствует суммам по срокам в разделе 1;
• данные расчёта сверяются с уведомлениями об исчисленных суммах и фактическими платежами на ЕНС.

Именно расхождение с уведомлениями чаще всего вызывает вопросы налоговой. Удержанный налог из раздела 1 должен совпадать с тем, что вы заявляли в уведомлениях по срокам.

Отдельно налоговая сверяет 6-НДФЛ с расчётом по страховым взносам (РСВ): сумма дохода по трудовым договорам должна соотноситься с базой по взносам. Полного равенства тут не требуется — выплаты, облагаемые НДФЛ, но не облагаемые взносами (или наоборот), допустимо расходятся. Но большой необъяснимый разрыв между двумя отчётами налоговая попросит пояснить, поэтому сверяйте оба расчёта перед отправкой, а не по отдельности.

После исправления источников обязательно нажмите Заполнить заново — проверка работает по текущим данным отчёта, а не по учёту.

Приложение № 1: справки о доходах в годовом расчёте

В расчёте за год к 6-НДФЛ добавляется приложение № 1 — справки о доходах и суммах налога по каждому сотруднику (бывшие 2-НДФЛ). За квартал, полугодие и 9 месяцев это приложение не заполняется.

Справки формируются той же кнопкой Заполнить вместе с основным отчётом. Проверьте, что число справок совпадает с количеством физлиц из строки 120 раздела 2 годового расчёта, — это одно из контрольных соотношений.

Если сотрудник уволился в течение года, его доходы всё равно попадают в годовые справки. Отдельную справку на руки уволенному выдают по его заявлению из того же рабочего места отчётности.

Выгрузка и отправка расчёта в налоговую

Отправить 6-НДФЛ можно двумя способами.

Через сервис 1С-Отчётность (если он подключён): в форме отчёта нажмите Отправить. Расчёт уйдёт напрямую в ФНС, статусы приёма (извещение о получении, квитанция о приёме) вернутся в ту же программу.

Выгрузкой в файл — если вы сдаёте через стороннего оператора. Нажмите Выгрузить и укажите папку. 1С сформирует файл утверждённого формата для загрузки во внешнюю программу отправки.

Отслеживать прохождение отчёта удобно в списке регламентированных отчётов — там видно статус каждой отправки.

Сроки сдачи — не позднее 25 числа месяца, следующего за периодом: за 1 квартал — 25 апреля, за полугодие — 25 июля, за 9 месяцев — 25 октября, за год — 25 февраля. Если 25 число выпадает на выходной, срок переносится на ближайший рабочий день.

Частые вопросы