Отпуск в ЗУП 3.1 — от графика до выплаты отпускных

Чтобы заполнить отпуск в 1С ЗУП 3.1 , создайте документ «Отпуск» в журнале Зарплата → Отпуска, выберите сотрудника, укажите даты и проверьте рассчитанный средний заработок. Программа сама посчитает отпускные, удержит НДФЛ и отметит дни в табеле. Отпускные нужно выплатить не позднее чем за 3 календарных дня до начала отпуска.

Ошибки обычно возникают не в самом документе, а раньше: не введены остатки, не настроены дополнительные отпуска, не загружен заработок за прошлые периоды. Ниже весь путь по порядку — от проверки данных до переноса и исправления.

Проверка данных перед оформлением отпуска в 1С

Документ «Отпуск» опирается на то, что уже есть в базе. Если исходные данные неполные, сумма отпускных и остаток дней будут неверными. Проверьте четыре вещи.

• 📅 Право на отпуск. Ежегодный основной отпуск — 28 календарных дней (ст. 115 ТК РФ). Он подключается сотруднику при приёме на работу автоматически.
• ➕ Дополнительные отпуска. За ненормированный день, вредность, северный стаж. Их задают в справочнике видов отпусков (Настройка → Виды отпусков) и назначают в кадровых документах — в приёме, переводе или в штатном расписании для позиции.
• 🧮 Начальные остатки. Если база начата не с даты приёма сотрудника, остатки неиспользованных дней на дату начала учёта вводят отдельным документом начальных остатков отпусков. Без него программа считает, что сотрудник ничего не накопил до старта базы.
• 💰 Заработок за 12 месяцев. Если часть расчётного периода приходится на старую программу, данные для среднего вводят документом «Данные для расчета среднего заработка» или переносят при переходе.

Проверить остаток дней удобно отчётом «Остатки отпусков» — он есть среди кадровых отчётов раздела Кадры. Сформируйте его на дату начала отпуска: так видно, сколько дней сотрудник заработает к этому моменту.

Составление и утверждение графика отпусков в ЗУП

График отпусков утверждают не позднее чем за две недели до начала календарного года (ст. 123 ТК РФ). Он обязателен для работодателя и сотрудников. В ЗУП 3.1 для этого есть отдельный документ.

Как заполнить график

1. Откройте Кадры → Графики отпусков и нажмите Создать.
2. Укажите организацию и год, на который составляется график.
3. Добавьте строки: сотрудник, вид отпуска, дата начала, дата окончания. Количество дней программа рассчитает сама с учётом праздников из производственного календаря.
4. Если отпуск делится на части, каждая часть — отдельная строка. Одна из частей должна быть не меньше 14 календарных дней (ст. 125 ТК РФ).
5. Проведите документ и распечатайте унифицированную форму Т-7 через кнопку Печать.

Проведённый график ничего не начисляет. Он нужен для планирования, для контроля пересечений и как основа для уведомлений. О времени начала отпуска сотрудника извещают под подпись не позднее чем за две недели (ст. 123 ТК РФ).

Что учесть при планировании

• 👥 Не ставьте в одни даты сотрудников, которые заменяют друг друга. Удобнее сразу сделать сортировку по подразделению.
• 🎉 Праздничные нерабочие дни в отпуске не учитываются и продлевают его (ст. 120 ТК РФ). Выходные — учитываются.
• 👶 Некоторые категории идут в отпуск в удобное им время: например, отдельные категории работников с детьми, совместители — одновременно с основной работой. Таких сотрудников лучше согласовать до утверждения графика.

Как создать документ «Отпуск» и заполнить его поля

Это основной документ. Он одновременно кадровый (приказ Т-6) и расчётный (начисление отпускных). Журнал отпусков открывается из раздела Зарплата; те же документы доступны и в разделе Кадры.

Пошаговое заполнение

1. Нажмите Создать и выберите вид документа «Отпуск». Для отпуска за свой счёт и по уходу за ребёнком есть отдельные документы — не путайте их.
2. Месяц — месяц, в котором начисляете отпускные. Если отпуск начинается 3 ноября, а платите 29 октября, месяц начисления — октябрь.
3. Сотрудник — выберите из списка. Если у работника несколько трудовых договоров, документ оформляется по каждому отдельно.
4. Основной отпуск — установите флажок и укажите даты «с» и «по». Дни посчитаются автоматически. Справа появится период работы, за который предоставляется отпуск.
5. Дополнительные отпуска — если положены, добавьте их в табличную часть ниже, с датами, которые идут после основного или параллельно по правилам вашей организации.
6. Выплата — выберите, когда выплачиваются деньги. Для отпускных почти всегда нужен вариант «В межрасчетный период»: зарплата и аванс выплачиваются позже трёхдневного срока.
7. Проверьте сумму в поле «Начислено» и средний заработок. Откройте подробности на вкладке с детальным начислением: там видна разбивка по месяцам, если отпуск переходит на следующий.
8. Проведите документ.

Печатные формы

Из кнопки Печать документа «Отпуск» формируются:

Если отпуск оформляется по графику, даты в документе должны совпадать с плановыми. Расхождение — повод оформить перенос, а не просто поменять даты в приказе.

Расчёт среднего заработка и проверка отпускных

Отпускные считаются по среднему дневному заработку за 12 календарных месяцев перед месяцем начала отпуска (ст. 139 ТК РФ, Положение № 922). Формула для полностью отработанного периода простая:

Средний дневной = Заработок за 12 месяцев / 12 / 29,3
Отпускные = Средний дневной × Дни отпуска

Пример без исключений

Оклад 60 000 ₽, все 12 месяцев отработаны полностью, отпуск 14 дней.

• Заработок: 60 000 × 12 = 720 000 ₽
• Средний дневной: 720 000 / 12 / 29,3 = 2 047,78 ₽
• Отпускные: 720 000 / 351,6 × 14 = 28 668,94 ₽

Пример с больничным

В одном из месяцев (30 календарных дней) сотрудник болел 10 дней. Больничные дни и пособие из расчёта исключаются.

• Дни неполного месяца: 29,3 / 30 × 20 = 19,53
• Всего дней: 29,3 × 11 + 19,53 = 341,83
• Заработок: 60 000 × 11 + 40 000 = 700 000 ₽
• Средний дневной: 700 000 / 341,83 ≈ 2 047,80 ₽

Средний почти не изменился: исключили и деньги, и дни. Так и должно быть.

Где смотреть и править средний в ЗУП

В документе рядом со средним заработком есть кнопка открытия расчёта (значок карандаша). Откроется форма с заработком и отработанным временем по месяцам. Здесь видно:

• 📊 какие начисления попали в базу и в каких суммах;
• 📆 сколько дней норма и сколько отработано в каждом месяце;
• 📈 есть ли коэффициент индексации, если в периоде повышали оклады по организации или подразделению.

Ручная правка в этой форме меняет только этот документ. Если ошибка в исходных данных — например, премия начислена не тем видом расчёта, — исправлять нужно источник, иначе неверный средний повторится в следующем отпуске и в больничном.

Отражение отпуска в табеле и выплата отпускных

Табель

Проведённый документ «Отпуск» сам отражается в учёте времени. Ничего вводить вручную в табель не нужно. В форме Т-13 дни отпуска выйдут с кодами:

Если в табеле вместо отпуска стоят рабочие дни, документ не проведён или оформлен на другую организацию или договор. Проверьте это первым делом.

Выплата

При варианте выплаты «В межрасчетный период» в документе «Отпуск» становится доступна кнопка Выплатить. Она создаёт ведомость (в банк, в кассу или на карты — по способу выплаты сотрудника) и регистрирует удержание НДФЛ.

1. Убедитесь, что документ «Отпуск» проведён и расчёт утверждён.
2. Нажмите Выплатить — ведомость заполнится автоматически.
3. Выгрузите ведомость в банк или проведите через кассу.
4. Дата выплаты — не позже чем за 3 календарных дня до начала отпуска (ст. 136 ТК РФ).

Если отпускные выплачены позже трёхдневного срока, сотрудник вправе потребовать перенести отпуск. Кроме того, за просрочку начисляется компенсация по ст. 236 ТК РФ.

Перенос, продление и отзыв из отпуска

Даты отпуска меняются по трём причинам: перенос по соглашению, продление из-за болезни и отзыв из отпуска. В ЗУП каждая ситуация оформляется по-своему.

Перенос планового отпуска

Если отпуск ещё не начался и стороны договорились о других датах, оформите документ «Перенос отпуска». Его список находится в разделе Кадры, рядом с графиками отпусков. В документе укажите сотрудника, старые и новые даты. Он корректирует план, а не начисления.

Если документ «Отпуск» уже проведён и отпускные выплачены, его тоже нужно исправить: новая дата начала меняет расчётный период и сумму.

Болезнь во время отпуска

Ежегодный отпуск продлевается или переносится на число дней болезни (ст. 124 ТК РФ). Порядок в ЗУП:

1. Получите от сотрудника номер электронного больничного и введите документ «Больничный лист» на дни болезни.
2. Исправьте документ «Отпуск»: сократите его до дня перед болезнью. Если период закрыт — через ссылку Исправить. Отпускные за дни болезни сторнируются.
3. Проверьте, что отпуск и больничный больше не пересекаются по датам: одни и те же дни не оплачиваются дважды.
4. Оставшиеся дни предоставьте новым документом «Отпуск» — сразу после болезни или в другие даты по заявлению.

Отзыв из отпуска

Отозвать из отпуска можно только с согласия сотрудника (ст. 125 ТК РФ). Неиспользованные дни переносятся на удобное время. В ЗУП:

1. Откройте проведённый документ «Отпуск».
2. Если период уже закрыт, нажмите ссылку Исправить в шапке документа. Создастся исправляющий документ: исходный останется без изменений, а разница пройдёт в текущем месяце.
3. Укажите фактическую дату окончания отпуска.
4. Проведите исправление — программа сторнирует отпускные за неиспользованные дни и пересчитает НДФЛ.

Частые вопросы по отпускам в 1С ЗУП