Форма П-4 в «Зарплате и управлении персоналом»: от настройки начислений до отправки в Росстат

Форму П-4 в 1С: Зарплата и управление персоналом 3.1 заполняют так: Отчетность, справки → 1С-Отчетность → Создать, в группе статистических форм выбрать П-4, указать организацию и месяц, нажать Заполнить. Программа сама подставит среднесписочную численность, фонд начисленной зарплаты и отработанные часы. Ваша задача — проверить, что эти цифры правдивы.

Типичная ситуация: 12-го числа бухгалтер открывает отчёт, жмёт «Заполнить», а фонд зарплаты на 80 тысяч меньше, чем в расчётной ведомости. Причина почти всегда не в отчёте, а в настройках начислений и кадровых документах. Поэтому начинать стоит с подготовки базы, а не с кнопки.

Кто сдаёт П-4 и что подготовить в ЗУП до формирования отчёта

П-4 «Сведения о численности и заработной плате работников» — форма Росстата. Её сдают организации, которые не относятся к субъектам малого предпринимательства:

• 📅 ежемесячно — если средняя численность работников с учётом совместителей и исполнителей по договорам ГПХ больше 15 человек;
• 🗓 ежеквартально — если эта численность 15 человек и меньше;
• ⏰ срок — не позднее 15-го числа месяца, следующего за отчётным периодом.

Субъекты МСП эту форму не сдают, у них свои статистические формы. Обязанность лучше проверить по ИНН в сервисе Росстата «Получение информации о кодах и формах» на сайте websbor. Там же видно, нужна ли форма по обособленным подразделениям.

Что проверить в базе до заполнения

Отчёт собирает данные из кадровых документов, начислений и учёта времени. Если там пробелы, П-4 их честно перенесёт.

1. Месяц закрыт по зарплате. Все документы Начисление зарплаты и взносов за отчётный месяц проведены, межрасчётные документы (отпуска, больничные, премии) тоже.
2. Кадровые события внесены. Приёмы, увольнения, переводы на неполное время, отпуска по уходу за ребёнком — каждый своим документом и с верной датой.
3. Договоры ГПХ оформлены в ЗУП, а не только в Бухгалтерии. Исполнители учитываются в отдельной графе численности и в фонде оплаты.
4. Учёт времени заполнен. Отработанные человеко-часы берутся из графиков и табелей. Если табелей нет, программа считает по графику с учётом отклонений (отпусков, больничных, прогулов).
5. Начисления классифицированы. Каждое начисление должно знать, в какую часть фонда оплаты оно идёт — об этом ниже.

Настройка начислений для статистики

Это главный приём, без которого П-4 почти никогда не сходится. Типовые начисления ЗУП уже настроены. А вот начисления, которые создали сами, — «Премия к юбилею», «Доплата за наставничество», «Компенсация за аренду жилья» — могут не попасть в нужную графу.

В карточке начисления (Настройка → Начисления) есть настройки, определяющие, как начисление отражается в статистической отчётности. Для каждого своего вида расчёта ответьте на вопрос:

Классификацию выплат задают указания Росстата по заполнению формы. Если начисление спорное, сверьтесь с ними: перечень конкретных выплат там расписан подробно.

Создание отчёта П-4 и шапка формы

Порядок действий в ЗУП 3.1:

1. Откройте Отчетность, справки → 1С-Отчетность.
2. Нажмите Создать, перейдите в группу статистических форм и выберите «П-4 (Сведения о численности и заработной плате работников)». Быстрее — набрать «П-4» в строке поиска окна выбора.
3. Укажите организацию и отчётный период: месяц для ежемесячной сдачи или квартал для малочисленных организаций.
4. Нажмите Заполнить.

Титульная часть подтягивается из карточки организации (Настройка → Организации): наименование, ИНН, КПП, код ОКПО, адрес. Если ОКПО не заполнен в карточке, отчёт не пройдёт форматный контроль у Росстата. Исправлять лучше в карточке организации, а не вручную в бланке — иначе ошибка вернётся в следующем месяце.

Обособленные подразделения

Если у организации есть обособленные подразделения, П-4 сдаётся отдельно по каждому из них по месту нахождения — когда это требует Росстат. В ЗУП подразделение должно быть заведено как обособленное, с собственным кодом ОКПО. Тогда при создании отчёта его можно выбрать отдельно, и данные отберутся только по работникам этого подразделения.

Численность работников в П-4: откуда берутся цифры

Численность в форме показывается в трёх срезах, и ЗУП считает каждый из своих документов.

Среднесписочная численность работников списочного состава. Программа берёт число работников на каждый календарный день месяца, складывает и делит на число календарных дней. За выходные и праздники берётся численность предыдущего рабочего дня. Из расчёта исключаются:

• 👶 женщины в отпуске по беременности и родам;
• 🍼 работники в отпуске по уходу за ребёнком;
• 💼 внешние совместители — они идут отдельной графой.

Работники на неполном рабочем времени учитываются пропорционально отработанному времени. Внутренний совместитель считается один раз, по основному месту работы.

Внешние совместители — средняя численность по их кадровым документам приёма с видом занятости «внешнее совместительство».

Работники по договорам ГПХ — по документам договоров на выполнение работ и оказание услуг за период их действия.

Численность в П-4 показывают с одним десятичным знаком, фонд зарплаты — в тысячах рублей с одним десятичным знаком. ЗУП округляет сам. Если цифру переносят вручную, проверьте округление.

Пример расчёта

В организации в октябре (31 день) 20 человек работали весь месяц. Ещё один работник принят 16 октября, с 16-го по 31-е — 16 дней.

(20 × 31 + 1 × 16) / 31 = (620 + 16) / 31 = 636 / 31 = 20,5

В П-4 попадёт 20,5. Если ЗУП показал 21,0, значит, дата приёма в документе стоит 1 октября — ошибка кадрового документа, а не отчёта.

Фонд начисленной заработной платы и выплаты социального характера

Фонд оплаты труда в П-4 — это начисленные суммы за месяц, а не выплаченные. Неважно, когда деньги ушли на карту: октябрьская зарплата, выплаченная 5 ноября, — это ФЗП октября.

ЗУП собирает сумму из документов начисления по настройке каждого вида расчёта. В фонд попадает всё, что начислено до удержания НДФЛ и других удержаний.

Отдельно показываются:

• 💰 фонд по работникам списочного состава;
• 🔁 фонд по внешним совместителям;
• 📄 вознаграждения по договорам ГПХ;
• 🎁 выплаты социального характера.

Особые случаи

Самая частая проблема — сторно и исправления. Если вы исправили начисление прошлого месяца документом «Исправление», данные прошлого периода в базе изменятся. Уже сданная П-4 за тот месяц с базой разойдётся. Это нормально, но учитывайте при сверке.

Отработанное время и уточнение по видам деятельности

Человеко-часы

В П-4 показывают отработанное время в человеко-часах: фактически отработанные часы, включая сверхурочные. Отпуска, больничные, простои и прогулы в эту цифру не входят.

ЗУП считает часы по данным учёта времени. Две частые причины ошибки:

• ⏱ графики работы не заполнены на текущий год — часы будут нулевыми;
• 📋 отпуск или больничный введён без документа отклонения — часы завышены.

Для быстрой проверки умножьте среднесписочную численность на норму часов месяца. Например, 20,5 × 184 часа (норма при 40-часовой неделе в месяце с 23 рабочими днями) = 3 772 человеко-часа. Факт должен быть меньше или около этой цифры. Если факт заметно выше, ищите задвоенные табели или сверхурочные без документов.

Строки по видам деятельности

Первая строка формы — итог по организации. Если организация ведёт несколько видов экономической деятельности с раздельным учётом, данные расписывают по кодам ОКВЭД2 в следующих строках.

ЗУП по умолчанию берёт основной код ОКВЭД2 из карточки организации и заполняет одну строку. Если видов деятельности несколько, распределение по строкам, как правило, вносят вручную после заполнения. Сумма строк должна совпасть с итогом.

Проверка контрольных соотношений перед отправкой

В форме отчёта есть команда Проверить с режимом проверки контрольных соотношений. Она сверяет графы формы между собой по алгоритмам, близким к тем, что применяет Росстат при приёме. Запускайте её перед каждой отправкой.

Помимо встроенной проверки, сверьте несколько вещей вручную:

Если средняя зарплата получилась ниже МРОТ, это не ошибка программы само по себе. Так бывает при большом числе работников на неполном времени. Но Росстат может запросить пояснения, поэтому причину стоит знать заранее.

Выгрузка и отправка П-4 в Росстат

Когда цифры сверены, отчёту ставят статус «Подготовлено» и отправляют одним из способов.

Через 1С-Отчетность. Если сервис подключён, нажмите Отправить прямо в форме отчёта. Протоколы приёма появятся в журнале обмена — карточка отчёта покажет, принят он или есть замечания.

Через другого оператора или веб-сбор Росстата. Выгрузите отчёт командой Выгрузить в файл XML и загрузите его в программу оператора или в личный кабинет респондента на портале websbor. Перед выгрузкой программа ещё раз проверит форматную корректность.

После отправки дождитесь протокола контроля. Отчёт считается сданным, когда Росстат его принял, а не когда ушёл файл.

Если ошибку нашли после сдачи

Исправленные данные направляют в Росстат повторно, обычно с письменным пояснением, что и почему изменилось. Делать это нужно сразу, как ошибку обнаружили: за недостоверные первичные статистические данные предусмотрена ответственность по статье 13.19 КоАП РФ.

Частые вопросы о форме П-4