Отчёт П-4 (НЗ) в 1С:ЗУП и Бухгалтерии: от кадровых данных до отправки

Форму П-4 (НЗ) в 1С 8.3 заполняют через регламентированную отчётность: в ЗУП 3.1 это Отчетность, справки → 1С-Отчетность, в Бухгалтерии 3.0 — Отчеты → Регламентированные отчеты. Создаёте отчёт «П-4 (НЗ)» за квартал, нажимаете Заполнить, и программа собирает приёмы, увольнения, простои и отпуска без оплаты из кадровых документов. Дальше — проверка контрольных соотношений и отправка в Росстат.

Типичная ситуация: 6-е число после квартала, кадровик уже закрыл П-4, а П-4 (НЗ) показывает нули в строках про неполное время, хотя двоих сотрудников переводили на сокращённую неделю. Причина почти всегда в том, как в базе оформлен перевод. Ниже — как подготовить данные, чтобы форма заполнилась сама, и что проверить руками.

Кто сдаёт П-4 (НЗ) и что в неё попадает

Форма называется «Сведения о неполной занятости и движении работников». Это квартальная статистика, срок — не позднее 8-го числа месяца после отчётного квартала.

Сдают её юридические лица, кроме субъектов малого предпринимательства, у которых средняя численность работников превышает 15 человек с учётом совместителей и работающих по договорам ГПХ. Если организация попала в выборку Росстата, это видно в личном кабинете респондента на сайте статистики.

📌 Что отражается в форме:

• 👥 неполная занятость — работники, переведённые на неполный день или неделю по инициативе работодателя и по соглашению сторон;
• ⏸ простой — по вине работодателя и по причинам, не зависящим от сторон;
• 🏖 отпуска без сохранения зарплаты по заявлению работника;
• ➕ приём работников за квартал;
• ➖ выбытие — всего и с разбивкой по основаниям (сокращение, собственное желание и др.);
• 📉 намеченные к высвобождению — кого предупредили о сокращении;
• 🔍 потребность в работниках на вакантные места.

За непредставление или искажение статданных грозит штраф по ст. 13.19 КоАП: для должностного лица — от 10 до 20 тыс. ₽, для организации — от 20 до 70 тыс. ₽, повторно — заметно больше.

Подготовка базы перед заполнением П-4 (НЗ)

Автозаполнение работает только с тем, что оформлено документами. Если перевод на неполный день сделан «словами» в трудовом договоре, а в базе не отражён, форма его не увидит.

Обновите программу и отчётность

Устаревший релиз — частая причина неверного макета. Обновите конфигурацию до актуального релиза и проверьте, что форма П-4 (НЗ) в списке отчётов открывается с текущим бланком. В 1С-Отчетности при этом можно загрузить обновления форм отдельно.

Проверьте кадровые документы за квартал

Пройдитесь по документам квартала в ЗУП 3.1. Что за что отвечает:

Основание увольнения — главный источник ошибок. Если в документе Увольнение не выбрана статья ТК, человек попадёт в «выбыло всего», но не в строку «по сокращению» или «по собственному желанию».

Отметьте неполное время как неполное

Для неполной занятости мало поставить сотруднику график на 20 часов. Программа должна понимать, что это именно неполное рабочее время, а не просто короткая норма.

1. Откройте Настройка → Графики работы сотрудников.
2. Найдите график, на который переводили сотрудников.
3. Проверьте, что в его настройках указано, что это неполное рабочее время, и задана норма полного времени, от которой оно считается. Без этой отметки короткий график воспринимается как обычный.
4. Сохраните график и перепроведите кадровые переводы, если их делали до исправления.

Отдельный вопрос — по чьей инициативе введено неполное время. По ст. 74 ТК работодатель может ввести режим неполного времени при организационных изменениях на срок до 6 месяцев. По ст. 93 — неполное время по соглашению сторон. В форме это разные строки, поэтому основание полезно фиксировать в комментарии к переводу и в приказе.

Создаём отчёт и задаём параметры

В 1С:ЗУП 3.1

1. Перейдите в Отчетность, справки → 1С-Отчетность.
2. Нажмите Создать и найдите форму поиском по «П-4» — в списке обычно две формы: П-4 и П-4 (НЗ). Нужна вторая.
3. Выберите организацию и отчётный период — квартал.
4. Нажмите Создать.

В 1С:Бухгалтерии 3.0

Путь — Отчеты → Регламентированные отчеты, дальше так же: Создать, поиск по «П-4 (НЗ)», период, организация.

Обособленные подразделения

Статистику по обособленным подразделениям сдают отдельно — по месту их нахождения. Если подразделение заведено в базе отдельной организацией (с выделенным балансом), создавайте отчёт по нему. Если нет — проверьте, по каким сотрудникам заполнилась форма головной организации, и при необходимости разнесите показатели вручную.

Заполнение строк о движении кадров

После нажатия Заполнить программа проставляет числа. Каждую ячейку можно расшифровать — двойной щелчок по показателю или команда расшифровки на панели отчёта откроет список сотрудников, из которых сложилась цифра.

Приём

Считаются все принятые в квартале, включая внешних совместителей, если они оформлены приёмом. Внутреннее совместительство нового человека в организацию не добавляет — его в приём не включайте.

Выбытие

Строка «выбыло всего» плюс расшифровка по основаниям. Пример: за квартал уволились 7 человек:

• 4 — по собственному желанию (п. 3 ч. 1 ст. 77 ТК);
• 2 — по сокращению штата (п. 2 ч. 1 ст. 81 ТК);
• 1 — по соглашению сторон (п. 1 ч. 1 ст. 77 ТК).

Итого 4 + 2 + 1 = 7. Если расшифровка в сумме даёт меньше, чем «всего» — у кого-то в Увольнении не указано основание или выбрано то, которое форма не выделяет отдельной строкой. Последнее нормально: «всего» может быть больше суммы выделенных строк.

Намеченные к высвобождению

Сюда попадают работники, которых предупредили о сокращении. По ст. 180 ТК предупреждают не менее чем за 2 месяца. Автоматически 1С эту строку заполнит только если предупреждение оформлено в базе. На практике её часто заполняют вручную по приказам о сокращении.

Вакансии

Потребность в работниках на вакантные места берите из штатного расписания: число незанятых ставок на конец квартала. Если штатное расписание в ЗУП не ведётся, показатель вносится руками.

Неполная занятость, простои и отпуска без оплаты

Это та часть формы, ради которой П-4 (НЗ) и называется так. Здесь же больше всего ручных правок.

Неполное рабочее время

В форму идут работники, которые в квартале работали неполное время — по инициативе работодателя (режим неполного времени при угрозе массовых увольнений) и по соглашению с работником.

⚠️ Тонкость: работники, которым неполное время положено по закону или по их просьбе, учитываются по правилам указаний Росстата — сверьтесь с ними. Если программа поставила человека не в ту строку, исправьте показатель вручную и оставьте себе расшифровку.

Простой

Простой оформляется документом Простой сотрудников. В нём важен вид простоя:

• 🏭 по вине работодателя — оплата не ниже 2/3 средней зарплаты (ст. 157 ТК);
• 🌪 по причинам, не зависящим от сторон — не ниже 2/3 тарифной ставки или оклада;
• 🙋 по вине работника — не оплачивается, и в строки о простое по вине работодателя не попадает.

Временную приостановку работы по ст. 72.2 ТК оформляйте именно как простой, а не как отпуск без сохранения: в форме это разные показатели.

Отпуска без сохранения зарплаты

Берутся из документа Отпуск без сохранения оплаты. В форму идут отпуска по заявлению работника (ст. 128 ТК). Если отпуск фактически навязан работодателем — это не отпуск, а простой, и отражать его надо как простой. Так требует логика формы, и так же это оценит трудовая инспекция.

Проверка показателей и типичные расхождения

Перед отправкой нажмите в отчёте Проверить и выберите проверку контрольных соотношений. 1С подсветит ячейки, где нарушена логика формы: например, «в том числе» больше «всего».

Ручная правка

Любую ячейку можно поправить вручную — она подсветится как изменённая. Правило простое: правите руками — сохраняйте расшифровку. Если через месяц нажать Заполнить повторно, ручные изменения перезапишутся.

Сверка с П-4

Если организация сдаёт ещё и месячную П-4, показатели приёма и выбытия за квартал должны с ней сходиться. Сложите данные трёх месяцев из П-4 и сравните с П-4 (НЗ). Расхождение — сигнал, что в одной из форм часть людей учтена иначе.

Выгрузка и отправка в Росстат

Есть три пути сдачи — выбирайте по тому, как организация вообще отчитывается в статистику.

Порядок при отправке из 1С:

1. Установите отчёту статус «Подготовлен».
2. Проверьте выгрузку — программа покажет ошибки формата, если они есть.
3. Нажмите Отправить и подпишите электронной подписью руководителя или уполномоченного лица.
4. Следите за протоколом: в журнале 1С-Отчетности появится квитанция о приёме или протокол с ошибками.

Если отчёт не приняли

Росстат возвращает протокол контроля. Откройте его, найдите строку с ошибкой, исправьте показатель и отправьте отчёт повторно. Исправленный отчёт после срока сдают как корректирующий — штрафа при этом обычно избегают, если ошибку нашли сами и исправили до того, как её выявила статистика.

Частые вопросы