Отчёт П-4 в 1С:ЗУП 3.1 — от настройки базы до отправки в Росстат

Форму П-4 в 1С заполняют через регламентированную отчётность: в ЗУП 3.1 это Отчетность, справки → 1С-Отчетность, кнопка Создать, затем форма «П-4» в группе статистики Росстата. Кнопка Заполнить сама подставит среднесписочную численность, отработанные человеко-часы и фонд начисленной зарплаты — при условии, что за период проведены все начисления и табели.

Цифры автозаполнения почти всегда верны, если верна база. Поэтому основная работа кадровика не в самой форме, а до неё: проверить начисления, договоры подряда, совместителей и отпуска по уходу за ребёнком. Ниже весь путь по порядку — от подготовки до выгрузки файла.

Кто сдаёт П-4 и что проверить в базе до заполнения

Форма называется «Сведения о численности и заработной плате работников». Её сдают организации, которые не относятся к малому бизнесу:

• 📅 ежемесячно — если средняя численность за предыдущий год больше 15 человек (с учётом внешних совместителей и исполнителей по договорам ГПХ);
• 📆 ежеквартально — если численность 15 человек и меньше;
• ⏰ срок — не позднее 15-го числа месяца, следующего за отчётным периодом.

Малые предприятия вместо П-4 сдают свои формы (ПМ, МП(микро)), а не эту. Обособленные подразделения отчитываются отдельно — в территориальный орган Росстата по своему адресу.

Что должно быть сделано в ЗУП к моменту заполнения

1. Проведены все документы Начисление зарплаты и взносов за каждый месяц периода. Для квартальной формы — за все три месяца.
2. Введены и проведены табели или документы отклонений: больничные, отпуска, прогулы. Из них берутся человеко-часы.
3. Договоры ГПХ оформлены документом договора в разделе Зарплата, а акты по ним проведены. Если подрядчику платили «мимо» ЗУП, в П-4 он не попадёт.
4. Отпуска по уходу за ребёнком и декретные введены документами, а не просто отмечены в табеле.
5. У внешних совместителей указан вид занятости «Внешнее совместительство» в приёме на работу.

💡 Перед заполнением удобно открыть кадровый отчёт о среднесписочной численности (Кадры → Кадровые отчеты). Если цифра там не сходится с вашим ожиданием, в П-4 она тоже будет неверной — разбираться лучше сразу.

Где открыть отчёт П-4 в программе

Сама форма одна и та же в обеих конфигурациях, отличается только место входа. В более старых релизах раздел называется «Регламентированные отчеты», в новых — «1С-Отчетность»; содержимое списка одинаковое.

Порядок создания:

1. Нажмите Создать.
2. В списке форм откройте группу статистики и выберите «П-4». Быстрее набрать «П-4» в строке поиска над списком.
3. Укажите организацию и отчётный период: месяц или квартал.
4. Если программа предлагает выбрать редакцию формы, берите действующую на отчётный период. Росстат периодически меняет бланк, и старые редакции остаются в списке для прошлых периодов.

Не путайте П-4 с формой П-4 (НЗ) — это отдельный квартальный отчёт о неполной занятости и движении работников. Он стоит в том же списке рядом.

Титульный лист и реквизиты организации

Титульный лист заполняется из карточки организации (Настройка → Организации). Перед отчётом проверьте в ней:

• 🏢 полное наименование и почтовый адрес;
• 🔢 код ОКПО — по нему Росстат идентифицирует респондента;
• 🗂 ОКВЭД2 основного вида деятельности;
• ✍️ ответственных лиц: руководителя и того, кто составил отчёт, с телефоном и e-mail.

Если какого-то кода нет на титульном листе после заполнения, исправлять надо карточку организации, а не ячейку отчёта. Ручную правку перезапишет следующее нажатие Заполнить.

Для обособленного подразделения отчёт формируется отдельно, со своим кодом ОКПО и адресом. Проверьте, что подразделение отмечено в программе как обособленное и для него указан код ОКПО — иначе его работники попадут в отчёт головной организации.

Численность работников: как её считает 1С

Таблица П-4 делит людей на три группы. По каждой программа считает среднюю численность за период.

Как проверить среднесписочную вручную

Списочную численность берут за каждый календарный день. За выходные и праздники — цифру предыдущего рабочего дня. Потом сумму делят на число дней в месяце.

Пример за месяц из 30 дней:

• с 1 по 10 число в штате 20 человек;
• с 11 по 30 число — 23 человека (трое приняты 11-го).

Расчёт: (20 × 10 + 23 × 20) / 30 = (200 + 460) / 30 = 660 / 30 = 22 человека.

Внешние совместители

Их считают по отработанным часам. Два совместителя по 4 часа в день при 8-часовом рабочем дне и 22 рабочих днях в месяце:

(2 × 4 × 22) / 8 / 22 = 176 / 8 / 22 = 1,0 человека.

Если в П-4 совместители показаны как два целых человека, скорее всего, у них в базе стоит полная ставка или не тот вид занятости.

Сотрудники на неполном рабочем времени

Здесь важно, по чьей инициативе введён сокращённый режим:

• 👤 по заявлению сотрудника или по договорённости — человек учитывается пропорционально отработанному времени. Работник на 0,5 ставки весь месяц даёт 0,5 единицы;
• 🏭 по инициативе работодателя (например, режим неполной занятости из-за простоя) — учитывается как целая единица.

В ЗУП первое определяется количеством ставок в кадровом документе. Второе программа знать не может, если режим не оформлен документом. Проверьте таких сотрудников отдельно, особенно в кварталы с простоями.

Отработанные человеко-часы

Часы берутся из табеля и документов отклонений. В них входят фактически отработанные часы, включая сверхурочные и работу в выходные. Не входят отпуска, больничные, простои по вине работодателя и прогулы.

💡 Если человеко-часов подозрительно много, проверьте, не стоит ли у части сотрудников график с неверной нормой часов. Ошибка в графике тихо искажает этот показатель.

Фонд начисленной заработной платы и выплаты социального характера

Вторая половина таблицы — деньги. Здесь отдельно показывают:

• 💰 фонд начисленной зарплаты списочного состава;
• 💰 фонд внешних совместителей;
• 💰 вознаграждения по договорам ГПХ;
• 🎁 выплаты социального характера.

Что входит в фонд зарплаты

Суммы берутся начисленные, до удержания НДФЛ. Сюда попадают оклад, сдельная оплата, премии, надбавки, доплаты за ночные и сверхурочные, оплата отпусков, компенсации за неиспользованный отпуск.

Отпускные распределяются по месяцам, за которые предоставлен отпуск: часть, которая приходится на следующий месяц, в фонд текущего месяца не идёт. ЗУП делает это сам, если отпуск введён документом Отпуск, а не разовым начислением.

Что в фонд не входит

• пособия, которые выплачивает Социальный фонд (бывший ФСС, с 2023 года — СФР): по беременности и родам, по уходу за ребёнком;
• материальная помощь и другие выплаты, которые Росстат относит к социальным, — они уходят в свою графу;
• дивиденды, займы, подотчётные суммы.

Где сидит настройка в 1С

В какую графу попадёт начисление, определяет карточка вида начисления: Настройка → Начисления. Типовые начисления ЗУП настроены поставщиком. Проблемы почти всегда в нетиповых — тех, что завели вручную: «Премия к юбилею», «Доплата за наставничество».

Откройте такое начисление и проверьте его настройки учёта в статистике. Начисление, заведённое копированием «Материальной помощи», попадёт в социальные выплаты, даже если по сути это премия.

Контрольные соотношения, выгрузка и отправка в Росстат

После заполнения не спешите отправлять. Сначала проверка.

Встроенная проверка

В форме отчёта есть команда проверки — она сверяет контрольные соотношения из формата Росстата. Ошибки выводятся списком; двойной щелчок по строке переводит к ячейке.

Ручные сверки, которые стоит сделать

Пример: ФЗП списочного состава за месяц — 1 540 000 руб., среднесписочная — 22 человека. Средняя зарплата: 1 540 000 / 22 = 70 000 руб. Цифра выглядит правдоподобно — идём дальше.

Отправка и выгрузка

• Подключён сервис 1С-Отчетность — отправляйте прямо из формы. Статус и протокол приёма появятся в журнале обмена.
• Сервиса нет — выгрузите файл командой выгрузки в форме отчёта и загрузите его в систему веб-сбора Росстата или через своего оператора.

Перед отправкой сохраните отчёт и не меняйте начисления за этот период. Если потом перепровести начисление и снова нажать Заполнить, цифры в базе и в сданном отчёте разойдутся.

Почему П-4 заполнилась неверно и как это исправить

Если ошибку нашли после отправки

Исправленный отчёт отправляют повторно за тот же период. До отправки исправьте данные в базе, чтобы следующий отчёт не унаследовал ошибку. Обычно Росстат принимает уточнённые сведения без вопросов, если ошибку нашли вы сами, а не он.

Частые вопросы