Реквизиты организации в 1С: что заполнить и где это настроить

Карточка организации открывается из раздела Главное → Организации. В новой базе 1С Бухгалтерия предложит создать первую организацию сразу при первом запуске — через помощник ввода. В карточку вносят ИНН и КПП, систему налогообложения, банковские счета и ответственных лиц. На эти данные опираются все документы, проводки, печатные формы и регламентированная отчётность, поэтому поле «Организация» заполняют в первую очередь, до ввода первичных документов.

Типичная ситуация: бухгалтер начинает вести новую фирму, заводит накладную — а в шапке печатной формы пусто вместо подписи директора, и КПП в счёте-фактуре не тот. Почти всегда причина одна: карточку организации заполнили наспех. Ниже — как заполнить её целиком, по разделам, чтобы потом не переделывать документы.

Разберём весь путь: от создания организации и её основных реквизитов до настройки налогов, банковских счетов, подписей и печати. Пути и названия даны для 1С Бухгалтерия 8.3 (БП 3.0) с интерфейсом «Такси».

Где открыть и создать организацию

Список организаций лежит в разделе Главное → Организации. Если в базе ведётся несколько юрлиц, здесь будет список; если одно — откроется сразу его карточка.

Создать новую организацию можно двумя способами:

• 📌 Нажать Создать в списке организаций — откроется помощник, который по шагам спросит вид организации и основные реквизиты.
• 📌 При первом запуске пустой базы начальная страница сама предложит ввести сведения об организации.

Первый вопрос помощника — вид организации: юридическое лицо или индивидуальный предприниматель. От этого зависит набор полей. У ИП, например, нет КПП и уставного капитала, зато появляется поле для ОГРНИП.

Одна база спокойно ведёт несколько организаций. Чтобы документы не путались между юрлицами, каждой задают свой префикс — две буквы или цифры перед номером документа (поле «Префикс» в карточке). Тогда номера накладных у разных фирм не пересекутся.

Основные реквизиты: ИНН, КПП, ОГРН и наименования

Это обязательный минимум, без которого не сформировать ни один документ. В карточке организации на основной вкладке заполняют:

1. Сокращённое наименование — как в учредительных документах (например, «ООО „Ромашка“»). Оно попадает в печатные формы.
2. Полное наименование — для титульных листов деклараций и официальных бланков.
3. Наименование в программе — служебное, видно только в списках 1С; удобно для различения юрлиц.
4. ИНН — 10 цифр у юрлица, 12 у ИП. Программа проверяет контрольную цифру и подсветит опечатку.
5. КПП — только у юрлиц. По месту нахождения головной организации; у обособленных подразделений КПП свой.
6. ОГРН (у ИП — ОГРНИП) и дата присвоения.

Проверьте ИНН и КПП особенно внимательно: именно они уходят в счета-фактуры и декларации, а ошибка в них — повод для отказа в вычете НДС у покупателя.

У юрлица можно указать и размер уставного капитала — поле есть в карточке, но на проводки оно не влияет само по себе; взнос в уставный капитал отражают отдельным документом. Для первичного заполнения карточки это поле необязательно.

Ниже на карточке или по отдельной ссылке заполняют коды статистики: ОКПО, ОКТМО, основной ОКВЭД. ОКТМО нужен для платёжек и отчётности, поэтому не пропускайте его.

Отдельно указывают регистрацию в налоговом органе — код и наименование своей ИФНС. Этот реквизит программа подставит в декларации и уведомления. Для ИП и организаций с обособленными подразделениями таких регистраций может быть несколько.

Система налогообложения и учётная политика

Это два разных блока, которые часто путают. Оба открываются из раздела Главное.

Система налогообложения настраивается в Главное → Налоги и отчёты. Здесь выбирают основной режим:

• 🔹 ОСН — общая система, с НДС и налогом на прибыль.
• 🔹 УСН — упрощёнка, с объектом «Доходы» или «Доходы минус расходы». Ставку программа подставит по выбранному объекту.
• 🔹 Патент (для ИП) — ведётся дополнительно к основному режиму.

Тут же задают ставки НДС, настройки налога на прибыль, параметры страховых взносов и НДФЛ. Режим налогообложения задаётся на конкретную дату: если фирма переходит, например, с УСН на ОСН, старый период пересчитывать нельзя — указывают дату смены, и программа поведёт учёт по-разному до и после неё.

Учётная политика — в Главное → Учётная политика. Это способы ведения бухучёта, которые организация выбирает сама в рамках ФСБУ: метод оценки запасов при списании (по средней или ФИФО), порядок начисления амортизации, состав прямых расходов для налога на прибыль, применяемые ПБУ. Для производства здесь же задают, как учитывать выпуск и рассчитывать себестоимость. Учётная политика привязана к году: на каждый год при необходимости заводят новую запись, не переписывая прошлые.

Выбор не формальный: от метода оценки запасов зависит сумма списания при каждой продаже, а от состава прямых расходов — база налога на прибыль. Поэтому учётную политику согласуют с тем, что закреплено в приказе по организации, и заполняют до ввода документов за год.

Банковские счета, адреса и контакты

Банковский счёт. В карточке организации есть ссылка на банковские счета. Чтобы добавить счёт, вводят БИК банка — наименование, корреспондентский счёт и город подтянутся из встроенного классификатора банков. Остаётся вписать 20-значный номер расчётного счёта. Если счетов несколько, один помечают основным — он подставляется в платёжки и счета по умолчанию.

Адреса и телефоны заполняют по отдельной ссылке в карточке. Юридический адрес обязателен; фактический и почтовый указывают, если они отличаются (можно поставить флажок «совпадает с юридическим»). Адрес вводится через адресный классификатор : начните печатать название города или улицы — программа предложит варианты. Если классификатор не загружен, 1С предложит скачать его или подключить веб-сервис адресов.

Контактный телефон и e-mail попадут в некоторые печатные формы и в отчётность, поэтому их тоже стоит заполнить сразу.

Ответственные лица: руководитель, бухгалтер, кассир

Блок «Ответственные лица» (ссылка в карточке) задаёт, чьи ФИО и должности встанут в подписи печатных форм: накладных, актов, счетов-фактур, кассовых документов. Заполняют как минимум:

• 👤 Руководитель — директор, генеральный директор.
• 👤 Главный бухгалтер — если должности нет, можно указать руководителя.
• 👤 Кассир — для приходных и расходных кассовых ордеров.

Ключевая деталь — история. Ответственные лица хранятся с датой, с которой человек вступил в должность. Когда директор меняется, не исправляйте старую запись: добавьте новую с новой датой. Тогда документы прошлых периодов сохранят прежнюю подпись, а новые получат актуальную. Если в печатной форме «не та» фамилия директора — почти всегда проблема именно в дате записи об ответственном лице.

Физлиц-подписантов 1С берёт из справочника сотрудников или физических лиц. Если человека там ещё нет, его заводят прямо из формы выбора.

Логотип, печать и факсимиле для печатных форм

Чтобы счета и акты выходили на фирменном бланке, в карточке есть раздел «Логотип и печать» (или аналогичная ссылка). Сюда загружают:

• 🖼 Логотип — картинка в шапке счёта.
• 🖊 Факсимиле подписи руководителя и главного бухгалтера.
• ⭕ Оттиск печати организации.

Все изображения — это файлы (обычно PNG на прозрачном фоне), которые загружают кнопкой выбора файла. После этого счёт на оплату можно отправлять покупателю уже с подписью и печатью, без распечатки и сканирования.

Здесь же часто настраивают дополнительные условия для счёта — текст про НДС, сроки оплаты, контактное лицо. Это не обязательные реквизиты, но они экономят время при выставлении счетов.

Факсимиле и печать подставляются только в те печатные формы, которые это поддерживают (счёт на оплату, акт, некоторые договоры). В строгую первичку и счета-фактуры их не вставляют — такие документы либо подписывают вручную, либо отправляют через ЭДО с квалифицированной подписью.

Регистрация в фондах и обмен данными

Для зарплатной и регламентированной отчётности заполняют регистрацию в фондах. С 2023 года ПФР и ФСС объединены в Социальный фонд России (СФР) — в актуальных релизах поля называются соответственно, и указывают единый регистрационный номер в СФР. Этот реквизит уходит в отчётность по сотрудникам, поэтому для организаций с наёмным персоналом он обязателен.

Отдельный блок — обмен и подписи для электронного документооборота:

• Для сдачи отчётности через интернет и обмена с ФНС настраивают сертификат квалифицированной электронной подписи (КЭП). Делается это в Администрирование → Обмен электронными документами либо из Главное → Налоги и отчёты в части отправки отчётности.
• Счета-фактуры в ЭДО подписываются только КЭП. Первичку (накладные, акты) по соглашению сторон допустимо подписывать и неквалифицированной подписью.
• Если подписывает не директор лично, а сотрудник по доверенности, потребуется машиночитаемая доверенность (МЧД) по формату ФНС.

После заполнения всех блоков стоит сформировать любой документ (например, счёт на оплату) и посмотреть печатную форму: так сразу видно, не пропущены ли подпись, печать, адрес или банковский счёт.

Подразделения и обособленные подразделения

Если учёт ведётся с разбивкой по отделам, цехам или торговым точкам, заполняют справочник Подразделения — ссылка на него есть в карточке организации. По подразделениям разносят затраты и зарплату, они подставляются в документы поступления, реализации и начисления зарплаты.

Отдельный случай — обособленное подразделение (ОП). Оно стоит на учёте в своей налоговой инспекции и имеет собственный КПП. Для ОП в 1С указывают:

• свой КПП и регистрацию в налоговом органе по месту нахождения подразделения;
• признак, выделено ли ОП на отдельный баланс;
• при необходимости — отдельную регистрацию в СФР.

Это важно для НДФЛ и страховых взносов: по сотрудникам обособленного подразделения отчётность и платежи идут по его КПП и ОКТМО, а не по головной организации. Если перепутать КПП подразделения и головной организации, отчёт по сотрудникам уйдёт в «чужую» инспекцию. Поэтому реквизиты ОП проверяют до начала расчёта зарплаты.

Для небольшой фирмы без филиалов и отделов этот раздел можно не заполнять — хватит одного подразделения, которое программа создаст по умолчанию, или вовсе обойтись без них.

Частые вопросы