Производственный календарь в 1С: заполнение, праздники и переносы

Производственный календарь в 1С:ЗУП 3.1 открывается через Настройка → Предприятие → Производственные календари, в 1С:Бухгалтерии 3.0 — через Зарплата и кадры → Справочники и настройки → Производственные календари. Готовый календарь «Российская Федерация» в программе уже есть; заполнить его на нужный год можно одной кнопкой Заполнить по умолчанию, а праздники и переносы подтянутся из встроенного классификатора.

На производственном календаре держится весь расчёт: нормы времени за месяц, оплата в праздники и выходные, сокращённые предпраздничные дни, графики работы сотрудников. Если календарь на новый год не заполнен или заполнен с ошибкой, табель и начисления «поедут» — поэтому заполнение календаря обычно делают первым действием в начале года.

Разберём по порядку: где лежит справочник, как создать и заполнить календарь, откуда берутся переносы выходных, как подключить сменные графики и привязать всё это к сотрудникам.

Где в программе лежит справочник календарей

Справочник называется Производственные календари. Путь зависит от конфигурации:

В списке почти всегда уже есть один предопределённый календарь — Российская Федерация. Для большинства организаций он и нужен: открываете его, выбираете год и заполняете.

Рядом в том же подразделе лежит справочник Графики работы сотрудников — он ссылается на производственный календарь, поэтому заполнять их логично в паре.

Как заполнить календарь на новый год

Календарь заполняется отдельно по каждому году. В начале года его нужно заполнить заново — данные за прошлый год при этом остаются.

Порядок действий:

1. Откройте календарь Российская Федерация.
2. В поле выбора года вверху формы укажите нужный год.
3. Нажмите Заполнить по умолчанию.

После этого программа раскрасит дни: будни станут рабочими, суббота и воскресенье — выходными, государственные праздники из статьи 112 ТК РФ — праздничными, а дни перед праздниками — предпраздничными (сокращёнными).

Виды дней в календаре:

• 🟩 рабочий день — обычный рабочий день по пятидневке;
• ⬜ выходной — суббота, воскресенье, перенесённые выходные;
• 🟥 праздничный — нерабочий праздничный день по ТК РФ;
• 🟨 предпраздничный — рабочий день перед праздником, сокращённый на 1 час (ст. 95 ТК РФ).

Откуда берутся переносы выходных и праздники

Ежегодно Правительство РФ постановлением утверждает перенос выходных дней: например, выходной с субботы, совпавшей с праздником, переносят на будний день. Эти переносы в 1С приходят вместе со встроенным классификатором производственного календаря.

Классификатор обновляется двумя способами:

• с обновлением конфигурации — свежие релизы ЗУП и Бухгалтерии уже содержат данные по переносам на текущий и, как правило, следующий год;
• через интернет -поддержку — если подключён сервис, актуальный календарь загружается автоматически. Проверить подключение можно в Администрирование → Интернет-поддержка и сервисы.

Поэтому алгоритм простой: сначала обновите конфигурацию (или проверьте интернет-поддержку), а затем нажмите Заполнить по умолчанию — переносы встанут на свои места.

Если постановление вышло позже, чем релиз, и нужных переносов в классификаторе ещё нет, дни правят вручную. Для этого в календаре выделяют нужную дату и меняют её вид: рабочий ↔ выходной. Так же вручную добавляют день, который постановлением сделали рабочим вместо перенесённого выходного.

Как настроить график работы и сменности

Производственный календарь задаёт только «каркас» — какие дни в стране рабочие. Конкретный режим сотрудника описывает уже График работы. Он строится поверх календаря: программа берёт из календаря праздники и переносы, а график накладывает на них нужный режим.

Открываете Графики работы сотрудников, создаёте новый график и выбираете способ заполнения:

• Пятидневка — стандартные 40 часов, выходные суббота и воскресенье.
• Шестидневка — рабочая суббота, один выходной.
• Неполное время — те же дни, но с уменьшенной продолжительностью.
• По циклам произвольной длины — для сменных графиков.

Для сменного графика (ст. 103 ТК РФ) выбирают заполнение по циклам. Указывают длину цикла в днях и расписывают, в какие дни цикла смены и какой продолжительности, а в какие — отдых. Дальше задают дату, с которой цикл отсчитывается, и график разворачивается на весь год автоматически.

Разберём на примере режима «два через два» по 12 часов. Длина цикла — 4 дня: день 1 — смена 12 ч, день 2 — смена 12 ч, дни 3 и 4 — отдых. Указываете дату начала цикла — скажем, 1 января — и программа сама расставит смены по всему году, сверяясь с производственным календарём. За месяц выйдет примерно 15 смен по 12 часов, то есть около 180 часов — это заметно больше месячной нормы по пятидневке, поэтому почти всегда идёт в паре с суммированным учётом.

Для сменных и скользящих режимов, где за учётный период набегает переработка, в настройках графика включают суммированный учёт рабочего времени и задают учётный период — месяц, квартал или год. Норму для сравнения программа берёт из производственного календаря.

Региональные праздники и дополнительные календари

В отдельных регионах региональными законами установлены свои нерабочие праздничные дни помимо федеральных. Если у вас есть обособленные подразделения в таких регионах, им нужен отдельный производственный календарь.

Как сделать:

1. Создайте новый элемент в справочнике Производственные календари.
2. Назовите его по региону (например, по субъекту РФ).
3. Заполните по умолчанию — встанут федеральные праздники.
4. Вручную отметьте дополнительные региональные праздничные дни, поменяв их вид на «праздничный».

Дальше этот календарь указывают в графиках работы сотрудников соответствующего подразделения. В итоге у разных подразделений — разные графики, построенные на разных календарях.

Такая же логика применяется, когда часть сотрудников работает по режиму, отличному от общероссийского: базовый календарь остаётся федеральным, а особенности режима описываются в графике работы, а не в календаре.

Как проверить, что календарь заполнен верно

Ошибку в календаре проще поймать сразу, чем искать её потом в расхождениях по зарплате. Есть два ориентира.

Норма за месяц. Сам производственный календарь показывает количество рабочих дней и часов по каждому месяцу выбранного года. Сверьте эти числа с официальным производственным календарём на год — они публикуются и в справочных системах, и в календарях самих ведомств. Если расходится хотя бы один месяц, значит, переносы встали неправильно или год заполнен из устаревшего классификатора.

Количество за год. Проверьте годовые итоги: сумму рабочих дней, выходных и праздничных. Частая причина расхождения — день, который постановлением сделали рабочим вместо перенесённого выходного, а в программе он так и остался выходным (или наоборот).

Если числа не сходятся:

• убедитесь, что в шапке выбран именно тот год, который правите;
• обновите конфигурацию или проверьте интернет-поддержку и нажмите Заполнить по умолчанию ещё раз;
• при стойком расхождении правьте конкретные даты вручную, меняя вид дня.

Как календарь попадает к конкретному сотруднику

Сам по себе производственный календарь к сотруднику не привязывается — связь идёт через график работы.

Цепочка такая:

1. Организация — в настройках организации задаётся график работы «по умолчанию». Его наследуют все, кому не назначен другой.
2. Сотрудник — конкретный график указывается в кадровых документах: Прием на работу и Кадровый перевод, в поле График работы.
3. График — ссылается на производственный календарь, из которого берёт праздники и переносы.

Чтобы изменить режим сотруднику, не правят календарь — оформляют кадровый документ с новым графиком. Если поменять нужно всем сразу (например, перейти на новый общий график), это делают через изменение графика по умолчанию в настройках организации и соответствующие кадровые документы.

Частые вопросы