Путевой лист в 1С:УАТ — от выписки до списания топлива

Путевой лист в 1С заполняют в два захода: при выезде водителя документ выписывают (машина, водитель, задание, показания спидометра и остаток топлива), а после возвращения закрывают — вносят фактический пробег, время, заправки и получают расчёт расхода ГСМ по норме. Частая ошибка — пытаться заполнить всё разом в конце месяца: тогда остатки в баке «плывут», а нормативный расход перестаёт сходиться с фактом.

Полноценный документ «Путевой лист» с расчётом топлива есть в отраслевой конфигурации 1С:Управление автотранспортом (УАТ). В типовой 1С:Бухгалтерии 3.0 такого документа нет: там списывают уже рассчитанное топливо обычными документами по материалам. Ниже порядок работы именно в УАТ на платформе 8.3.

Подготовка справочников и настроек перед первым путевым листом

Путевой лист почти целиком заполняется из справочников. Если они пустые, документ придётся набивать руками, а расчёт ГСМ не сработает.

Что заполнить заранее:

• 🚚 Транспортные средства — госномер, модель, гаражный номер, вид топлива, ёмкость бака, текущие показания спидометра.
• ⚙️ Модели транспортных средств — базовая норма расхода (л/100 км), норма на транспортную работу для грузовиков, норма на работу спецоборудования, если оно есть.
• 👤 Водители — ФИО, табельный номер, номер и категории водительского удостоверения. Эти данные попадают в реквизиты путевого листа.
• ⛽ Виды топлива и ГСМ — бензин, дизель, газ, масла. От вида топлива зависит, какая норма на транспортную работу применится.
• 🌡️ Сезонные и прочие надбавки — зимняя надбавка по региону, работа в городе, кондиционер. В УАТ их задают как поправочные коэффициенты к норме.
• 🗺️ Маршруты и пункты — если машины ездят по повторяющимся рейсам, маршрут подставится в задание одной строкой.

Отдельно проверьте учётную политику по ГСМ: каким методом списывать топливо (по норме или по факту) и как учитывать остаток в баке. От этого зависит, что вы увидите в итоговом расчёте.

Какие реквизиты должны попасть в путевой лист

Порядок заполнения путевого листа задан Приказом Минтранса № 390. Сверьте с ним настройки печатной формы и справочники до начала работы — ошибка в справочнике повторится в каждом документе.

Как создать путевой лист в 1С: выписка перед выездом

Список путевых листов в УАТ находится в разделе, связанном с диспетчерской работой. Быстрее всего открыть его через поиск по меню: наберите «Путевые листы».

Порядок выписки:

1. Нажмите Создать. Номер и дату программа подставит сама; дата выезда по умолчанию — текущая.
2. Выберите транспортное средство. Из карточки подтянутся модель, вид топлива, показания спидометра при последнем возвращении и остаток в баке.
3. Укажите водителя. Если за машиной закреплён водитель, он подставится автоматически. Для второго водителя и экспедитора есть отдельные поля.
4. Заполните плановое время выезда и возвращения. По нему потом сравнивают план и факт.
5. Выберите вид перевозки и вид сообщения — это обязательные реквизиты по действующему порядку заполнения путевого листа.
6. Проверьте остаток топлива при выезде. Он должен совпадать с остатком при возвращении из предыдущего путевого листа этой машины.
7. Запишите документ и распечатайте бланк для водителя.

Путевой лист оформляют на одну машину на смену. На несколько смен подряд его выписывают, когда водитель не возвращается в гараж между сменами (длинный рейс), — в пределах срока, который допускает Порядок заполнения.

Маршрут, задания и показания спидометра

Задание водителю — табличная часть, где перечислены рейсы: откуда, куда, заказчик, груз, расстояние. Для грузовиков здесь же указывают массу груза: из неё и пробега с грузом считается транспортная работа в тонно-километрах.

Как заполнять задания:

• 📍 Каждый рейс — отдельная строка: пункт погрузки, пункт разгрузки, заказчик.
• 📦 Для грузовых машин вносите массу груза и пробег с грузом. Без них норма на транспортную работу не начислится.
• 🔁 Повторяющийся маршрут выбирайте из справочника: расстояние подставится само.
• 🧾 Если рейсы выполняются по заявкам или заказам, путевой лист можно заполнить по ним, а не вручную. Команда заполнения находится в командной панели табличной части.

Показания спидометра — основа всего расчёта. При закрытии путевого листа вносят показание при возвращении, и программа считает пробег как разницу:

Если пробег по спидометру расходится с суммой расстояний по заданиям, программа это покажет. Разницу обычно дают заезды на заправку, объезды и холостые перегоны — их лучше вносить отдельной строкой задания, а не править спидометр.

Показания одометра при выезде и возвращении — обязательный реквизит путевого листа. Их нельзя оставлять пустыми, даже если расход топлива вы считаете по факту.

Учёт работы водителя, простоев и медосмотров

Вторая часть закрытия — время. В путевом листе фиксируют фактическое время выезда и возвращения, а также простои: под погрузкой, в ожидании, по технической неисправности.

Что вносится по времени:

• ⏱️ Фактический выезд и возвращение — дата и время. Из них считается время в наряде.
• ⏸️ Простои — с причиной. Простой с работающим двигателем (например, обогрев в мороз) влияет на расход топлива: на него начисляется отдельная норма за час работы на стоянке.
• 🩺 Предрейсовый и послерейсовый медосмотр — дата, время, ФИО медработника. Это обязательные реквизиты.
• 🔧 Предрейсовый контроль технического состояния — дата, время, ФИО ответственного.

Из путевых листов УАТ формирует данные о работе водителя: отработанное время и выработку. Их используют для расчёта сдельной зарплаты водителей и для табеля. Сама зарплата начисляется в зарплатной программе, куда эти данные передают.

Если машина оборудована тахографом или подключена к системе спутникового мониторинга, фактическое время и пробег можно брать из неё. УАТ в версии ПРОФ поддерживает загрузку данных систем мониторинга — это убирает ручной ввод спидометра и времени. Подключение настраивается отдельно под конкретную систему.

Расчёт и списание горюче-смазочных материалов

Самая важная часть. При закрытии путевого листа программа считает нормативный расход по данным модели, пробегу, транспортной работе и надбавкам. Формулы заложены по методическим рекомендациям Минтранса (АМ-23-р).

Для легкового автомобиля:

Qн = 0,01 × Hs × S × (1 + 0,01 × D)

Hs — базовая норма, л/100 км
S  — пробег, км
D  — сумма надбавок, %

Пример: базовая норма 9,6 л/100 км, пробег 250 км, зимняя надбавка 10%. Расход по норме: 0,01 × 9,6 × 250 × 1,1 = 26,4 л.

Для грузовика к пробегу добавляется транспортная работа: норма на 100 т·км умножается на тонно-километры (для бензина — до 2 л, для дизеля — до 1,3 л на 100 т·км), и всё вместе умножается на поправочный коэффициент.

Остаток топлива при возвращении программа считает так:

Проверка: 30 + 40 − 26,4 = 43,6 л.

Откуда берутся заправки:

• ⛽ Заправка с АЗС по топливной карте — из отчёта процессинговой компании. Его загружают в УАТ, и заправки сами распределяются по машинам и путевым листам.
• 🛢️ Выдача со своего склада — отдельным документом выдачи ГСМ, который привязывают к путевому листу.
• 💵 Заправка за наличные — по чеку из авансового отчёта водителя.

Методы списания:

Если фактический расход выше нормы, это перерасход. Перерасход сверх нормы без обоснования — повод для разбора, а не для «подгонки» спидометра. Оправданный перерасход оформляют приказом о повышающих коэффициентах на период.

Масла и смазки считают по норме на 100 л израсходованного топлива. Если нормы масел заданы в модели, программа рассчитает их тем же документом.

Проведение путевого листа и печатные формы

Закрытый путевой лист проводят. При проведении:

• 📉 списывается топливо из бака машины по выбранному методу;
• 📌 сохраняются новые показания спидометра и остаток в баке — от них начнётся следующий путевой лист;
• 📊 фиксируется выработка водителя и машины для отчётов и расчёта зарплаты.

Порядок важен: путевые листы одной машины закрывайте по хронологии. Если провести лист за 15-е раньше, чем за 14-е, остатки при выезде разъедутся.

Печатные формы. С 2013 года унифицированные формы не обязательны, но формы Госкомстата № 78 по-прежнему удобны и есть в УАТ. Главное — чтобы бланк содержал все реквизиты по Приказу Минтранса № 390.

Электронный путевой лист. Действующий порядок разрешает оформлять путевой лист в электронном виде, а для части перевозчиков ЭПЛ становится обязательным поэтапно. В УАТ электронный путевой лист подписывают те же участники, что и бумажный: диспетчер, медработник, механик, водитель — каждый своей подписью.

Частые ошибки при заполнении путевых листов

Ещё две ошибки, которые программа не поймает:

• ❌ Зимняя надбавка забыта или оставлена на лето. Сезонные коэффициенты действуют в периоды, утверждённые для региона. Проверьте даты их действия перед сменой сезона.
• ❌ Один путевой лист на неделю для машины, которая каждый вечер возвращается в гараж. На каждую смену с возвратом нужен свой лист и свои медосмотры.

Частые вопросы