Производственный календарь и графики работы в 1С:ЗУП: настройка и заполнение

Чтобы зарплата, отпускные и табель считались по правильной норме часов, в 1С:ЗУП нужно держать в порядке две разные вещи: производственный календарь (Настройка → Производственные календари) и графики работы сотрудников (Настройка → Графики работы сотрудников). Календарь — это общий список праздников и переносов по стране, график — конкретный режим одного человека или группы, построенный поверх календаря.

Путают их постоянно, отсюда и большинство ошибок с нормой времени. Производственный календарь сам по себе никому не назначается — он только задаёт, какие дни в году праздничные и выходные. А вот график работы (пятидневка, сменный, неполный) уже закрепляется за сотрудником кадровым документом и именно по нему программа считает отработанное время.

Ниже — как заполнить календарь на год, собрать график под любой режим, учесть сменность и перенос выходных, раздать графики людям и проверить, что норма часов совпала с официальной.

Производственный календарь и виды времени: что настроить до графиков

В типовой базе уже есть предопределённый «Производственный календарь Российской Федерации». Он заполняется автоматически при обновлении конфигурации: фирма 1С закладывает в релизы праздники по статье 112 ТК РФ и переносы выходных по постановлениям Правительства. Поэтому первый шаг — не создавать календарь заново, а проверить, что он заполнен на нужный год.

Откройте Настройка → Производственные календари, выберите календарь РФ. В форме виден весь год: будни, выходные (красным), праздничные и предпраздничные дни. Снизу — норма времени по месяцам в часах и днях.

Второе, что стоит проверить до графиков, — виды времени. Это справочник, который отвечает за буквенные обозначения в табеле: явка «Я», работа в ночное время «Н», вечерние часы «В», сверхурочные «С» и прочие. Большинство видов предопределены и менять их не нужно. Справочник доступен из раздела Настройка (в части релизов он вынесен в группу «Ещё» или «См. также»).

Трогать виды времени приходится редко — например, если на предприятии выделяют вечерние часы с доплатой и такого вида в базе нет. В обычной пятидневке хватает предопределённых значений.

Ещё один общий параметр, который задаётся один раз, — продолжительность рабочей недели организации (40, 36 или 24 часа). От неё зависит, как программа считает норму и сокращённые дни. Для большинства организаций это стандартные 40 часов; сокращённую неделю (36 часов) ставят, например, для работников с вредными условиями труда. Этот параметр берётся из настроек организации и учитывается при заполнении графиков автоматически — отдельно в каждый график его вносить не нужно.

Как создать и заполнить график работы сотрудника

График работы — отдельный справочник. Один график обслуживает всех, у кого одинаковый режим: не нужно делать персональный график каждому, если люди работают по одному распорядку.

Зайдите в Настройка → Графики работы сотрудников и нажмите Создать. Откроется помощник заполнения:

1. Задайте наименование — понятное, по режиму: «Пятидневка 40 часов», «Шестидневка», «Сутки через трое».
2. Выберите год, на который заполняется график.
3. Укажите способ заполнения: по дням недели (обычный недельный режим) или по циклам (когда распорядок повторяется периодом в несколько дней — для сменных).
4. Для недельного режима отметьте рабочие дни и проставьте часы: 8 часов в будни для 40-часовой недели, галочки на нужных днях для шестидневки.
5. Оставьте включённой настройку учёта праздничных дней, чтобы предпраздничные дни сокращались на один час по статье 95 ТК РФ, а праздники из календаря становились нерабочими.

После настройки нажмите Заполнить и Записать и закрыть. Программа разложит часы по всем дням года с опорой на производственный календарь: в праздники поставит ноль, в предпраздничные дни урежет час, в выходные — пусто.

Откройте заполненный график и сверьте итог: сумма часов за год и норма по месяцам должны совпасть со значениями в производственном календаре. Если совпали — график собран верно.

Чтобы не гадать, какой режим вам нужен, пройдите по дереву:

Настройка сменных графиков работы

Сменный график в 1С:ЗУП собирается через способ заполнения «по циклам». Логика такая: вы описываете один повторяющийся период (цикл), а программа тиражирует его на весь год.

При создании графика выберите заполнение по циклам и укажите:

• длину цикла в днях — например, 4 дня для режима «сутки через трое» или «два через два»;
• состав каждого дня цикла — рабочий он или выходной и сколько часов (для суточной смены это, как правило, 24 часа, часть из которых приходится на ночное время);
• дату начала цикла — с какого дня отсчитывается чередование.

Для суточных и ночных смен важно, чтобы часы с 22:00 до 06:00 попадали в вид времени «Н» (ночные) — тогда программа сама начислит доплату за ночную работу по статье 96 ТК РФ. Проверьте, что в графике ночные часы выделены отдельно, а не свалены в общую явку.

Отдельный момент — праздники при сменном режиме. Если смена выпадает на праздничный день, работа в праздник оплачивается в повышенном размере (ст. 153 ТК РФ). В сменном графике настройку учёта праздничных дней обычно оставляют включённой: тогда программа пометит часы, пришедшиеся на праздник, и расчётный документ начислит их по повышенной ставке.

Суммированный учёт рабочего времени

При сменной работе часы редко ложатся ровно по 40 в неделю: в один месяц смен больше, в другой меньше. Чтобы переработки и недоработки не считались неделя к неделе, вводят суммированный учёт рабочего времени (ст. 104 ТК РФ). Норма при нём считается не за неделю, а за учётный период — месяц, квартал или год.

В графике работы для этого задают учётный период и способ, которым распределяется норма внутри него. Тогда программа сравнивает фактически отработанные за период часы с нормой за тот же период, и сверхурочные определяются по итогу периода, а не по каждой неделе. Для производств с непрерывным циклом учётный период обычно берут максимально длинным — до года.

Если на предприятии применяется суммированный учёт, проверьте, что он задан именно в графике работы, а не только на словах в приказе: без этой настройки ЗУП посчитает норму по стандартной неделе и завысит переработки.

Перенос выходных и праздничные дни: как внести изменения

Переносы выходных Правительство утверждает отдельным постановлением на каждый год: например, выходной с субботы переносится на пятницу перед длинными праздниками. В типовой базе эти переносы приходят с обновлением конфигурации, поэтому проще всего — обновиться и перезаполнить календарь.

Если обновление ещё не вышло, а внести перенос нужно, правьте производственный календарь вручную:

1. Откройте Настройка → Производственные календари и нужный календарь.
2. Найдите день, который меняет статус. Двойным щелчком (или через команду изменения дня в командной панели) переключите его: сделайте рабочий день выходным или наоборот.
3. Повторите для парного дня переноса — выходной, который стал рабочим.
4. Запишите календарь.

Праздничные нерабочие дни менять не нужно — их список закреплён статьёй 112 ТК РФ и в середине года не меняется. Руками правят только переносы выходных.

Это самая частая причина расхождений: календарь поправили, а графики забыли перезаполнить. Возьмите за правило — любое изменение календаря тянет за собой переполнение графиков за тот же период.

Как назначить график сотруднику или целому подразделению

Готовый график сам по себе ни на кого не влияет, пока не закреплён за человеком. График привязывается к сотруднику кадровыми документами:

• При приёме на работу — в документе Приём на работу (или Приём на работу списком) есть поле «График работы». Выбираете нужный график, и с даты приёма сотрудник работает по нему.
• При смене режима — документом Кадровый перевод. В нём отмечаете изменение графика и указываете новый. С даты перевода действует новый режим.
• Массово — если режим меняется сразу у группы (например, целый цех переводят на новый график), удобнее документ изменения графиков списком: он позволяет назначить один график сразу нескольким сотрудникам одной датой.

Отдельного поля «график подразделения», которое автоматически раздаёт режим всем новичкам отдела, в типовой ЗУП нет — график всегда закрепляется за конкретным сотрудником через кадровый документ. Поэтому «назначить график подразделению» на практике означает провести документ на всех сотрудников этого подразделения одной датой.

Чтобы посмотреть, какой график действует у человека сейчас, откройте карточку сотрудника и раздел с текущими кадровыми данными — там виден действующий график и дата, с которой он назначен. История смены графиков видна по кадровым документам сотрудника.

Проверка и анализ: табель, норма часов и контроль заполнения

Когда календарь заполнен, а графики назначены, остаётся убедиться, что норма времени считается правильно. Несколько способов проверки:

• Сверка графика с календарём. Откройте график работы — внизу формы показана норма по месяцам и за год. Она должна совпасть с нормой в производственном календаре. Расхождение означает, что график заполнен по старой версии календаря.
• Табель учёта рабочего времени. Форма Т-13 печатается из раздела с кадровыми отчётами или прямо из документов учёта времени. В табеле видно, как разложились явки, ночные, праздничные и невыходы по каждому сотруднику за месяц.
• Проверка на конкретном сотруднике. Если у человека сомнительная норма, посмотрите, какой график ему назначен и заполнен ли этот график на нужный период. Нулевая норма за месяц — почти всегда незаполненный на этот год график.

Для сменных графиков дополнительно проверьте, что ночные часы попали в вид времени «Н», иначе доплата за ночь не начислится. Праздничные смены должны быть видны в табеле отдельной отметкой — тогда повышенная оплата за праздник пройдёт в расчёте зарплаты.

Контроль стоит делать раз в год при переходе на новый календарь и каждый раз после правки переносов. Пять минут на сверку нормы избавляют от пересчёта зарплаты задним числом.

Частые вопросы