Документ «Реализация» в 1С:Бухгалтерии 3.0: от шапки до УПД покупателю

Продажу в 1С:Бухгалтерии 3.0 оформляют документом «Реализация»: Продажи → Продажи → Реализация (акты, накладные, УПД), кнопка Реализация, затем вид операции. Для отгрузки со склада берут «Товары (накладная, УПД)», для работ и услуг — «Услуги (акт, УПД)», для смешанной продажи — «Товары, услуги, комиссия».

Чтобы оформить реализацию товаров и услуг без последующих исправлений, заполните по порядку: покупателя и договор, ставку НДС и тип цен, табличную часть, затем проведите документ и выпишите счёт-фактуру. Печатная форма — УПД или пара «накладная + счёт-фактура» — формируется из того же документа.

1. Где создать реализацию и какой вид операции выбрать

Журнал реализаций открывается из раздела Продажи. В нём видны все отгрузки с суммой, контрагентом и отметкой о выписанном счёте-фактуре.

Создать документ можно тремя способами:

1. 📄 Кнопкой Реализация в журнале — с выбором вида операции.
2. 🔗 Из счёта покупателю: откройте счёт и нажмите Создать на основании → Реализация (акт, накладная, УПД). Покупатель, договор, товары и цены перенесутся сами.
3. 📋 Копированием похожего документа (кнопка копирования в командной панели или F9). Удобно для ежемесячных актов одному клиенту, но проверьте дату и количество.

Вид операции определяет набор вкладок и счетов по умолчанию:

Кроме этих трёх, в списке есть узкие виды — например, для продажи оборудования или уступки права требования. Их выбирают только под конкретную операцию.

2. Шапка реализации: организация, покупатель, договор, расчёты

Шапку заполняют сверху вниз. От неё зависят счета учёта, НДС и то, что попадёт в печатную форму.

Номер и дата

Номер присваивается при записи автоматически, в пределах года и организации. Дату ставьте по дню фактической отгрузки или подписания акта. Именно на эту дату признаётся выручка и начисляется НДС.

Организация и склад

Если в базе несколько организаций, проверьте поле «Организация» до заполнения товаров. Склад нужен только для товарных операций: с него списываются остатки и себестоимость.

Контрагент и договор

Покупателя выбирают из справочника «Контрагенты» или создают тут же, введя ИНН — реквизиты подтянутся из ЕГРЮЛ при подключённой интернет-поддержке.

Договор подставляется последний использованный. Требования к договору:

• ✅ вид договора — «С покупателем» (с договором «С поставщиком» документ не проведётся);
• ✅ валюта совпадает с валютой расчётов;
• ✅ если по договору действуют особые цены, в его карточке указан тип цен.

Ссылка «Расчёты»

Под договором есть гиперссылка с настройками расчётов. По умолчанию:

• счёт расчётов — 62.01;
• счёт авансов — 62.02;
• зачёт аванса — автоматически.

Автоматический зачёт закрывает поступившую раньше предоплату по этому договору. Если аванс пришёл по другому договору или его нужно зачесть по конкретному платёжному документу, переключите способ зачёта на ручной и укажите документ.

Цены и НДС

Ещё одна гиперссылка — «Цены», где задают тип цен и порядок расчёта НДС: сверху или в сумме. Пример на 10 000 руб. при ставке 20%:

Неправильный режим — одна из частых причин расхождения с договором, поэтому сверяйте его с суммой в счёте покупателю.

3. Табличная часть: товары, услуги и цены

Строки добавляют кнопкой Добавить или Подбор. Подбор удобнее для длинной накладной: в нём видны остатки на складе и цены выбранного типа.

Вкладка «Товары»

В каждой строке:

1. Номенклатура — позиция из справочника. Вид номенклатуры должен быть товарным, иначе программа не найдёт для неё остатков.
2. Количество — в единице хранения из карточки.
3. Цена — подставляется по типу цен; можно исправить вручную.
4. % НДС — берётся из карточки номенклатуры. Для освобождённых от НДС организаций — «Без НДС».
5. Счета учёта — счёт списания (41.01 для товаров, 43 для готовой продукции), счёт доходов 90.01.1, счёт расходов 90.02.1, счёт НДС 90.03.

Счета подставляются из регистра «Счета учёта номенклатуры». Вручную их меняют редко — например, при продаже материалов со счёта 10.01, когда выручку нужно отразить на 91.01.

Вкладка «Услуги»

Здесь нет количества на складе, но поле «Количество» остаётся: для 3 часов консультации по 4 000 руб. ставьте 3 и 4 000, а не 1 и 12 000. В акте это читается понятнее.

Поле «Содержание услуги» печатается вместо наименования номенклатуры. В него удобно вписывать период и номер договора: «Абонентское обслуживание за сентябрь по договору № 15».

Скидки и округления

Скидка в БП задаётся через цену: в документе указывают уже итоговую цену со скидкой. Отдельной колонки скидки в стандартной форме реализации нет.

После ручной правки цены проверьте сумму НДС в строке. Программа пересчитывает её автоматически, но при импорте из файла бывают копеечные расхождения с документом покупателя.

4. Дополнительные реквизиты: доставка, грузополучатель, основание

Эти данные не влияют на проводки, но попадают в печатную форму. Пустые поля означают, что в накладной или УПД будут подставлены значения по умолчанию.

Что проверить на вкладке с доставкой и дополнительными реквизитами:

• 🚚 Способ доставки — самовывоз, силами продавца или перевозчиком. От этого зависит, заполнится ли транспортная накладная .
• 🏢 Грузоотправитель и грузополучатель — по умолчанию «Он же». Если товар уходит на склад третьего лица или в обособленное подразделение покупателя, выберите конкретного контрагента.
• 📍 Адрес доставки — печатается в УПД и транспортной накладной.
• 📑 Основание — договор, на основании которого отгружают. Без него строка «Основание передачи» в УПД берётся из договора в шапке.
• ✍️ Ответственные лица — кто подписывает документ со стороны продавца. Подставляются из сведений об организации.

Подписантов один раз настраивают в Главное → Организации, раздел с подписями и ответственными лицами. Тогда в каждой новой реализации правильные фамилии будут сразу.

5. Проводки реализации и движения по регистрам

Проверить, что сделал документ, можно кнопкой Показать проводки и другие движения документа (значок «Дт/Кт» в командной панели).

Типовые проводки при продаже товара на условиях отсрочки:

Чего в документе реализации нет и почему это нормально:

• 🔸 Себестоимость услуг не списывается в момент акта. Затраты со счёта 20 или 26 закрываются на 90.02 при закрытии месяца.
• 🔸 НДС, начисленный с аванса, к вычету документ не принимает. Это делает регламентная операция формирования записей книги покупок в конце квартала.
• 🔸 Запись в книгу продаж появляется не от самой реализации, а после регистрации счёта-фактуры.

Помимо проводок, документ формирует движения в регистрах: взаиморасчёты с контрагентом, данные для отчётов по продажам, партии товаров (если включён партионный учёт) и записи по НДС для отчётности.

Как сверить результат

Быстрая проверка после проведения:

1. Отчёты → Оборотно-сальдовая ведомость по счёту по 62 с разбивкой по контрагентам — долг покупателя увеличился на сумму документа.
2. ОСВ по 41 — остаток на складе уменьшился на отгруженное количество.
3. Отчёт «Книга продаж» в разделе Отчёты — после выписки счёта-фактуры документ виден в книге продаж за квартал.

6. Счёт-фактура, печать УПД и отправка покупателю

Выписка счёта-фактуры

Внизу проведённой реализации есть ссылка Выписать счёт-фактуру. Нажмите её — программа создаст и проведёт счёт-фактуру с номером и датой реализации.

По НК РФ счёт-фактуру выставляют не позднее пяти календарных дней со дня отгрузки. Организации на УСН без обязанности платить НДС и освобождённые от НДС счёт-фактуру не выписывают: при «Без НДС» ссылка не нужна.

Какую печатную форму выбрать

Кнопка Печать в документе открывает список форм:

Статус 1 в УПД ставится только при выписанном счёте-фактуре. Если распечатать УПД до регистрации счёта-фактуры, покупатель не сможет принять НДС к вычету по такому документу.

Отправка

Три способа передать документ:

• 📧 По почте. В окне печатной формы есть кнопка отправки: документ уходит вложением PDF на адрес из карточки контрагента.
• 🔄 По ЭДО. При подключённом 1С-ЭДО в документе появляется команда отправки электронного документа. Для УПД со статусом 1 нужна квалифицированная подпись — это требование к счёту-фактуре.
• 🖨️ На бумаге. Печать в двух экземплярах, после подписания покупателем вернувшийся экземпляр храните вместе с реализацией.

7. Ошибки при проведении реализации и как их исправить

Большинство ошибок видно сразу при проведении: программа выводит сообщение внизу формы. Ниже — разбор симптомов и решений.

Когда документ уже отправлен покупателю

Если ошибка обнаружена после того, как покупатель получил УПД, исходную реализацию не правят. Создайте на её основании документ Корректировка реализации:

Так в учёте сохраняется история: что отгрузили изначально и как это поменяли. Покупатель при этом получает документ, который можно провести у себя без аннулирования первичного.

Частые вопросы