Как заполнить регламентированный календарь в 1С и настроить графики работы

Производственный календарь в 1С — это справочник с разметкой дней на рабочие, выходные, праздничные и предпраздничные. На нём держится вся норма рабочего времени: по нему считаются оклад за неполный месяц, отпускные, больничные, доплата за праздники. Открывается он в ЗУП 3.1 через Настройка → Производственные календари, в Бухгалтерии 3.0 — в разделе Зарплата и кадры → Справочники и настройки.

Заполнять его вручную день за днём почти никогда не нужно. В актуальном релизе календарь уже размечен на текущий и следующий год вместе с переносами выходных. Ваша задача — проверить, что данные на месте, при необходимости дозаполнить и на основе календаря собрать графики работы сотрудников. Разберём это по шагам: от того, где лежит справочник, до сменных графиков и контроля нормы.

Где найти производственный календарь в разных конфигурациях

Справочник называется одинаково во всех конфигурациях с расчётом зарплаты, а вот путь к нему отличается. Базовый календарь — «Российская Федерация», от него наследуются региональные, если вы их создаёте.

В ЗУП календарей может быть несколько: основной федеральный и региональные — например, для субъектов, где региональным законом установлены дополнительные нерабочие дни. Для большинства организаций хватает одного календаря «Российская Федерация».

Открыв справочник, зайдите в сам календарь двойным щелчком. Перед вами — сетка года: двенадцать месяцев, где каждый день подсвечен своим цветом. Белый — рабочий, серый — выходной, красный — праздничный, со срезанным уголком — предпраздничный сокращённый.

Как заполнить календарь на год: праздники и переносы

Если в открытом календаре нужный год пустой или размечен не полностью, заполните его.

1. Встаньте на нужный год (переключатель лет вверху формы).
2. Нажмите Заполнить по умолчанию. Команда расставит пятидневную рабочую неделю, выходные на субботу и воскресенье и федеральные праздники.
3. Проверьте переносы выходных дней и при необходимости поправьте вручную.

Федеральные нерабочие праздничные дни закреплены статьёй 112 ТК РФ и не меняются из года в год: новогодние каникулы и Рождество (1–8 января), 23 февраля, 8 марта, 1 мая, 9 мая, 12 июня и 4 ноября. Их Заполнить по умолчанию проставляет само.

А вот переносы выходных дней каждый год утверждаются отдельным постановлением Правительства и автоматически не выводятся из структуры недели. Когда праздник выпадает на субботу или воскресенье, выходной переносится на будний день, и этот перенос нужно отразить в календаре. В свежем релизе переносы уже заложены; если их нет — внесите руками.

Чтобы изменить вид дня вручную:

• выделите день (или несколько дней с Ctrl);
• вызовите правой кнопкой команду смены вида дня;
• выберите нужное: рабочий, выходной, праздник, предпраздничный.

Предпраздничный день важен отдельно: по статье 95 ТК РФ рабочий день накануне праздника сокращается на один час. Если не отметить его как предпраздничный, программа посчитает лишний час нормы, и расчёт среднего заработка «поедет».

Создание графика работы на основе календаря

Производственный календарь сам по себе зарплату не считает — он задаёт разметку дней. Рабочее время сотрудника описывает другой объект: график работы. График ссылается на календарь и из него берёт, какие дни рабочие, а какие нет.

В ЗУП 3.1 графики лежат в Настройка → Графики работы сотрудников, в Бухгалтерии — там же, где календарь, в блоке Справочники и настройки. Чтобы создать новый график:

1. Нажмите Создать.
2. Укажите наименование — понятное, например «Пятидневка 40 часов».
3. Выберите производственный календарь, по которому заполнять (обычно «Российская Федерация»).
4. Задайте способ заполнения и параметры недели: пятидневка, шестидневка или произвольный набор рабочих дней.
5. Для стандартной недели укажите длительность рабочего дня (например, 8 часов) и предпраздничное сокращение.
6. Нажмите команду заполнения графика — он развернёт рабочие и выходные дни на весь год по календарю.

После заполнения в форме графика видна таблица с нормой часов и дней по месяцам. Это уже готовые цифры, которые пойдут в расчёт.

Для пятидневки на 40 часов в неделю программа сама учтёт и праздники, и предпраздничные дни. Вам не нужно вбивать часы по каждому месяцу — достаточно задать правило один раз.

Отдельно стоит график для неполного рабочего времени. Не плодите ради него новый объект: удобнее задать полный график, а неполную занятость отразить в кадровых данных сотрудника — через долю ставки или сокращённую длительность смены. Так норма по подразделению останется единой, а у конкретного человека пересчитается пропорционально. Это особенно важно для совместителей и сотрудников на 0,5 ставки, у которых норма вдвое меньше общей.

Сменные графики, вахта и суммированный учёт

Для непрерывного производства, охраны, торговых точек стандартная пятидневка не подходит. Здесь график задаётся циклом смен.

Сменный график. При создании графика выберите способ заполнения по циклам — например, «два через два» или «сутки через трое». Задайте длину цикла в днях и для каждого дня цикла укажите рабочий он или выходной и сколько часов длится смена. Если в смене есть ночные часы (с 22:00 до 06:00), их выделяют отдельным видом времени — за них положена доплата.

Суммированный учёт. Когда по сменному графику за неделю не получается ровно 40 часов, норму нельзя контролировать понедельно. Тогда включают суммированный учёт (ст. 104 ТК РФ): в графике ставится соответствующий флаг и задаётся учётный период — месяц, квартал или год. Норма сравнивается не за неделю, а за весь период.

Вахтовый метод. Для вахты рабочие дни отмечаются своим видом времени, а дни междувахтового отдыха — как выходные. Вахта почти всегда идёт в связке с суммированным учётом и учётным периодом (чаще квартал или год), потому что по неделям норму на вахте свести невозможно.

Виды времени — отдельная настройка, от которой зависит оплата. Дневные часы, ночные, работа в праздник и сверхурочные учитываются разными видами, и каждому в настройках начислений соответствует свой расчёт доплаты. Если в сменном графике ночные часы не выделить отдельным видом, программа не начислит за них надбавку, хотя смену проведёт. Поэтому при настройке сменного графика сразу задавайте, какие часы суток к какому виду относятся, — исправлять это задним числом по всем сотрудникам долго.

Как проверить норму рабочего времени

После заполнения графика сверьте норму — это защищает от ошибок в зарплате ещё до закрытия месяца.

Самый быстрый способ — открыть сам график работы: в его форме норма часов и дней показана помесячно и за год. Сравните годовую цифру с нормой из производственного календаря за тот же период. Для стандартной пятидневки на 40 часов они должны совпадать до часа.

На что смотреть при сверке:

• 🔹 Январь — короткий из-за каникул, нормы заметно меньше остальных месяцев.
• 🔹 Месяцы с предпраздничными днями — норма на час меньше ожидаемой (февраль, март, апрель, май, июнь, ноябрь, декабрь — в зависимости от переносов).
• 🔹 Годовая сумма — главный ориентир: если она отличается от табличного значения производственного календаря, значит, в разметке дней есть пропуск или лишний день.

Если цифры расходятся, причина почти всегда в календаре: не отмечен перенос, пропущен праздник или день помечен не тем видом. Поправьте календарь и перезаполните график — норма пересчитается.

Отдельно стоит проверить расчёт после смены года: пока календарь на новый год не заполнен, график «не видит» будущих месяцев, и документы начисления за январь уйдут с нулевой или неверной нормой.

Назначение графика сотрудникам и обновление данных

Готовый график нужно привязать к людям. График назначается на нескольких уровнях, и действует ближайший к сотруднику.

• При приёме на работу — в документе приёма есть поле для графика работы.
• Через кадровый перевод или документ изменения графика — если режим работы меняется в процессе.
• На уровне подразделения или должности — тогда он применяется ко всем, у кого индивидуальный график не задан.

Посмотреть, какой график действует у сотрудника, можно в его карточке или в кадровых документах. Если у человека свой график — он перекроет общий по подразделению.

Теперь про обновление. Производственный календарь обновляется двумя путями:

1. Вместе с обновлением конфигурации — разработчик закладывает в релиз свежие переносы, и после обновления они появляются в календаре.
2. Вручную — командой Заполнить по умолчанию в самом календаре, если нужный год ещё пустой.

После любого изменения календаря графики нужно перезаполнить. Сам по себе график не пересчитывается — он хранит разметку на момент последнего заполнения. Откройте график и нажмите команду заполнения заново, чтобы норма подхватила новые данные. Это главная причина, по которой в январе «вдруг» ломается расчёт: календарь обновили, а графики — нет.

Типичные ошибки при работе с календарём

Ошибки в календаре коварны тем, что всплывают не сразу, а в расчёте зарплаты за конкретный месяц.

Ещё одна частая оплошность — создавать отдельный календарь ради одного переноса. Если перенос федеральный, он относится к календарю «Российская Федерация»; отдельный региональный календарь нужен только тогда, когда в субъекте региональным законом введены свои нерабочие дни.

Частые вопросы