Расчёт по страховым взносам в 1С:ЗУП и Бухгалтерии: от закрытия квартала до квитанции ФНС

Расчёт по страховым взносам (РСВ) в 1С заполняется автоматически: в ЗУП 3.1 откройте Отчетность, справки → 1С-Отчетность, в Бухгалтерии 3.0 — Отчеты → 1С-Отчетность → Регламентированные отчеты. Нажмите Создать, найдите в списке «Расчет по страховым взносам», укажите организацию и квартал, затем Заполнить. Программа сама разнесёт данные по титульному листу, разделу 1 с приложениями и разделу 3. Но только если за каждый месяц квартала проведён документ начисления зарплаты.

Частая ошибка — искать в 1С форму «РСВ-1». Отчёт РСВ-1 сдавали в ПФР до 2017 года, сейчас его нет. С тех пор расчёт принимает налоговая, а форма называется «Расчет по страховым взносам». Если в шаблоне учётной политики или в старой инструкции встречается РСВ-1, речь идёт именно о нём.

Что сделать до того, как заполнить РСВ

Кнопка Заполнить берёт данные из регистров начислений и взносов. Если регистры неполные, отчёт будет неполным, а ошибка вскроется уже в ФНС. Поэтому сначала закройте квартал.

Проверьте по каждому из трёх месяцев:

• 📄 проведён документ «Начисление зарплаты и взносов» (в Бухгалтерии — «Начисление зарплаты»);
• 🧾 учтены больничные, отпуска, премии и договоры ГПХ, оформленные в этом месяце;
• 👤 у всех физлиц, получавших выплаты, заполнены ФИО, дата рождения, СНИЛС, ИНН и гражданство;
• 🏢 в карточке организации указан действующий тариф взносов (общий, МСП, IT и т. д.) и он совпадает с тем, на который у вас есть право;
• 🔁 все исправления прошлых периодов оформлены документами, а не правкой проведённых начислений «задним числом».

В ЗУП тариф задают в учётной политике организации: Настройка → Организации, карточка организации , ссылка на учётную политику, раздел о страховых взносах. Там же указывают вид тарифа и признаки для пониженных ставок.

Шаг 1. Создаём расчёт по страховым взносам в 1С

Порядок одинаковый в обеих конфигурациях, отличается только раздел меню.

1. Откройте журнал отчётности и нажмите Создать.
2. В окне выбора формы наберите в поиске «страховым» — в списке останется «Расчет по страховым взносам».
3. Выберите организацию и период: первый квартал, полугодие, 9 месяцев или год.
4. Нажмите Создать. Откроется пустая форма с титульным листом и списком разделов.
5. Нажмите Заполнить. Программа заполнит все разделы, по которым есть данные.

Период в РСВ нарастающий. Расчёт за 9 месяцев показывает суммы с начала года и отдельно — за последние три месяца. Поэтому для отчёта за третий квартал нужно, чтобы в базе были корректные данные и за первое полугодие.

Если в базе несколько организаций, РСВ формируют по каждой отдельно. Обособленные подразделения с собственным расчётом выплат сдают свой расчёт по месту учёта.

Шаг 2. Титульный лист и раздел 1 расчёта

Титульный лист

Почти всё подставляется из карточки организации. Проверять стоит пять полей:

ИНН, КПП, наименование и ОКВЭД приходят из реквизитов организации. Если они неверные, исправляйте карточку организации, а не ячейку отчёта. Иначе при повторном заполнении ошибка вернётся.

Раздел 1: сводные суммы к уплате

Раздел 1 — итог всего расчёта. В нём суммы взносов к уплате с начала периода и за каждый из последних трёх месяцев. С 2023 года основная часть взносов идёт по единому тарифу, поэтому строки по видам страхования свёрнуты.

Вручную раздел 1 не правят. Его суммы складываются из приложений. Если в разделе 1 «не та» сумма, ищите причину в приложениях и в начислениях, а не в самом разделе.

Шаг 3. Приложения к разделу 1: база и взносы по тарифам

Приложения показывают, как получились суммы раздела 1. Программа создаёт отдельный блок под каждый применяемый тариф.

Что видно в приложении 1:

• 👥 количество застрахованных лиц с начала периода и по месяцам;
• 💰 сумма выплат в пользу физлиц;
• 🚫 необлагаемые суммы: пособия, компенсации, материальная помощь в пределах лимита;
• 📈 база для начисления — общая и сверх предельной величины;
• 🧮 сумма начисленных взносов.

Если организация применяет два тарифа — например, общий для части выплат и пониженный для МСП, — в отчёте будет несколько подразделов с разными кодами. Это нормально и не означает задвоения.

Как проверить цифры приложения

Откройте нужную ячейку и вызовите расшифровку показателя (команда есть на панели формы отчёта). Программа покажет, из каких сотрудников и начислений сложилась сумма. Так проще всего найти лишние или пропущенные выплаты.

Пример. За октябрь начислено 600 000 руб., из них 20 000 руб. — пособие по временной нетрудоспособности, оно взносами не облагается. База за месяц — 580 000 руб. Если в приложении стоит 600 000, значит пособие ввели не документом «Больничный лист», а разовым начислением с неверной настройкой облагаемости.

Предельную величину базы Правительство утверждает каждый год. В 1С она обновляется вместе с релизом. Если сотрудник с крупной зарплатой превысил предел, а взносы сверх него посчитаны по полной ставке, проверьте, установлен ли актуальный релиз конфигурации.

Шаг 4. Раздел 3: персонифицированные сведения о сотрудниках

Раздел 3 — самая объёмная и самая проблемная часть РСВ. На каждого человека, которому в последние три месяца периода были выплаты по трудовому договору или ГПХ, формируется отдельный лист.

В листе раздела 3:

• персональные данные: ФИО, дата рождения, СНИЛС, ИНН, гражданство, пол;
• код категории застрахованного лица (для обычных работников — НР);
• помесячно за три месяца: выплаты, база в пределах предельной величины, сумма взносов.

Ошибка в ФИО, дате рождения или СНИЛС хотя бы одного сотрудника — повод для ФНС не принять весь расчёт. Поэтому до отправки просмотрите листы раздела 3 по новым сотрудникам и по тем, кто менял фамилию.

Где исправлять данные раздела 3

Править лист раздела 3 прямо в отчёте можно, но бесполезно: при следующем Заполнить правка пропадёт. Исправляйте источник:

1. Откройте карточку сотрудника или физического лица.
2. Исправьте ФИО, СНИЛС, ИНН или дату рождения. Если сменилась фамилия, внесите изменение с датой, а не перепишите старую.
3. Вернитесь в отчёт и нажмите Заполнить заново.

Если ошибка в суммах, а не в персональных данных, исправляйте начисления в периоде, где они возникли. После перепроведения документа «Начисление зарплаты и взносов» перезаполните расчёт.

Шаг 5. Контрольные соотношения: как проверить РСВ в 1С

Налоговая проверяет расчёт по контрольным соотношениям. Главное из них: сумма базы и взносов по всем листам раздела 3 должна совпасть с данными приложения 1 к разделу 1. При расхождении расчёт считается непредставленным.

В форме отчёта нажмите Проверить и выберите проверку контрольных соотношений. Программа выведет список нарушений с переходом к ячейке. Отдельно запустите проверку выгрузки — она ловит незаполненные обязательные реквизиты и ошибки формата.

Ещё одна сверка, которую 1С не делает за вас: взносы в РСВ должны совпадать с суммами в уведомлениях об исчисленных взносах, которые вы подавали за месяцы квартала. Если уведомление было с ошибкой, подайте уточнённое, иначе ЕНС будет показывать расхождение.

Шаг 6. Выгрузка и отправка расчёта в ФНС

Срок — не позднее 25-го числа месяца после квартала: 25 апреля, 25 июля, 25 октября, 25 января. Если дата выпадает на выходной, срок переносится на ближайший рабочий день.

Организации с численностью более 10 человек сдают РСВ только электронно. Меньшие могут на бумаге, но в 1С электронная сдача удобнее и в этом случае.

Что происходит после отправки

1. Приходит подтверждение даты отправки от оператора — это и есть дата сдачи.
2. Инспекция присылает квитанцию о приёме или уведомление об отказе.
3. Если расчёт не принят из-за ошибок в персональных данных или расхождения раздела 3 с разделом 1, ФНС присылает уведомление. На исправление даётся 5 рабочих дней с даты электронного уведомления. Исправленный расчёт, сданный в этот срок, считается представленным в день первоначальной отправки.

Статус и все документы по отправке видны в журнале 1С-Отчетность, в строке отчёта.

Уточнённый и нулевой расчёт: особые случаи

Уточнённый РСВ

Ошибку нашли после приёма расчёта — подайте уточнённый. В журнале создайте новый расчёт за тот же период и укажите номер корректировки 1 (следующий — 2 и т. д.).

• Если ошибка занизила взносы, подайте уточнёнку и доплатите недоимку с пенями до подачи — тогда штрафа не будет.
• В раздел 3 уточнённого расчёта включайте сведения по тем сотрудникам, у которых менялись данные. Перед отправкой сверьте листы с первичным расчётом.
• Исправление ошибочно поданных сведений о человеке, которого в расчёте не должно быть, делается через признак аннулирования в его листе раздела 3.

Нулевой РСВ

Если в квартале не было выплат, расчёт всё равно сдают. Иначе после истечения 10 рабочих дней с даты срока инспекция вправе заблокировать счёт. В 1С нулевой расчёт формируется так же: Создать и Заполнить. Программа заполнит титульный лист и раздел 1 нулями. Раздел 3 заполняется по застрахованным лицам без сумм выплат за последние три месяца.

Частые вопросы