Счёт на оплату в 1С 8.3: от пустой формы до отправки покупателю

Чтобы заполнить счёт в 1С:Бухгалтерии 3.0, откройте Продажи → Счета покупателям, нажмите Создать, выберите контрагента и договор, добавьте товары или услуги в табличную часть и нажмите Записать. Печать — кнопка Печать → Счёт на оплату. Счёт не формирует проводок, поэтому его можно править и после выставления, бухгалтерский учёт от этого не пострадает.

Типичная ситуация: менеджер звонит в бухгалтерию и просит «срочно выставить счёт, клиент ждёт». Если справочники заполнены, на это уходит минута. Если нет — счёт уходит без банковских реквизитов, с неправильной ставкой НДС или от другой организации. Заполнить счета в 1С правильно с первого раза помогает порядок: сначала справочники, потом документ.

Какие счета бывают в 1С и какой документ выбрать

Слово «счёт» в 1С означает несколько разных объектов. Новички путают их чаще всего.

В 1С:Управлении торговлей 11 счёт клиенту обычно печатают из документа «Заказ клиента » или оформляют отдельным документом «Счёт на оплату клиенту», если в настройках включено использование счетов на оплату. Логика заполнения та же: клиент, соглашение или договор, товары, цены.

Подготовка перед первым счётом

Счёт собирает данные из справочников. Пустой справочник — пустое поле на печатной форме. Проверьте один раз, и дальше всё подставится само.

1. Организация. Главное → Организации — откройте карточку. Должны быть ИНН, КПП, юридический адрес, руководитель и главный бухгалтер (раздел подписей).
2. Банковский счёт организации. В карточке организации, раздел банковских счетов. Укажите БИК — банк подтянется из классификатора. Если счетов несколько, отметьте основной.
3. Логотип и печать. В карточке организации есть раздел для загрузки логотипа, факсимиле печати и подписей. Нужен, если счёт отправляете в PDF «с печатью».
4. Контрагент. Справочники → Контрагенты. Введите ИНН и нажмите Заполнить — реквизиты подтянутся по ЕГРЮЛ при подключённой интернет-поддержке.
5. Договор. Внутри карточки контрагента, вкладка договоров. Вид договора — «С покупателем» для счёта клиенту, «С поставщиком» для входящего счёта.
6. Номенклатура и цены. Справочники → Номенклатура. Ставка НДС в карточке товара, цена — через документ «Установка цен номенклатуры» и типы цен.

Пошагово: как заполнить счёт покупателю в 1С

Шаг 1. Шапка документа

Откройте Продажи → Счета покупателям → Создать. Заполните:

• 📅 Дата — подставляется текущая. Номер присвоится при записи.
• 🏢 Организация — если в базе несколько юрлиц, проверьте это поле первым.
• 👤 Контрагент — начните вводить название или ИНН, выберите из списка.
• 📄 Договор — подставится основной договор контрагента. Если договоров несколько, выберите вручную.
• 🏦 Банковский счёт — счёт вашей организации, куда клиент переведёт деньги.
• 🗓 Оплатить до — срок оплаты. Попадёт в печатную форму.
• 📦 Склад — для товаров; от него зависит, откуда потом будет отгрузка.

Шаг 2. Цены и НДС

Ссылка над табличной частью показывает тип цен и порядок расчёта НДС. Нажмите её, чтобы:

• выбрать тип цен (например, «Оптовая» или «Розничная»);
• указать, включён ли НДС в цену;
• перезаполнить цены в уже добавленных строках.

На упрощёнке, если организация не платит НДС, колонка ставки покажет «Без НДС», а в печатной форме появится строка «Без налога (НДС)».

Шаг 3. Табличная часть

Товары и услуги в БП 3.0 вводятся в одну табличную часть. Для каждой строки:

1. Нажмите Добавить или Подбор.
2. Выберите номенклатуру. Единица и ставка НДС подставятся из карточки.
3. Укажите количество. Цена подставится из выбранного типа цен.
4. Проверьте сумму и НДС в строке.

Пример расчёта при цене с НДС 20 %: 10 шт. × 1 200 ₽ = 12 000 ₽, в том числе НДС 12 000 × 20 / 120 = 2 000 ₽. Если НДС сверху: 10 × 1 000 = 10 000 ₽ + НДС 2 000 ₽ = 12 000 ₽ к оплате.

Шаг 4. Дополнительные условия

На вкладке с дополнительной информацией есть поле для текста, который выводится в печатную форму под таблицей. Туда пишут:

• «Счёт действителен до…»;
• условия доставки;
• требование указать номер счёта в назначении платежа.

Ответственный менеджер и комментарий тоже здесь. Комментарий в печать не попадает — это заметка для себя.

Шаг 5. Запись и печать

Нажмите Записать. Счёт получит номер. Затем Печать → Счёт на оплату — откроется печатная форма. Проверьте реквизиты, сумму прописью и подписантов.

Входящий счёт: заполнение счёта от поставщика

Входящий счёт регистрируют, чтобы связать оплату с конкретным документом и не потерять долг перед поставщиком.

1. Покупки → Счета от поставщиков → Создать.
2. Укажите номер и дату из документа поставщика, а не те, что присвоит 1С.
3. Выберите контрагента, договор «С поставщиком» и свою организацию.
4. Заполните строки: товары, количество, цены как в бумажном счёте.
5. Сверьте итог с суммой счёта поставщика до копейки.

Из такого счёта удобно создать платёжку: Создать на основании → Платёжное поручение. Сумма, получатель и назначение платежа заполнятся автоматически, останется проверить ставку НДС в назначении и банковский счёт получателя.

Счета в валюте и у. е.

Валюта счёта определяется договором. Чтобы выставить счёт в долларах, евро или юанях:

1. В карточке договора укажите валюту взаиморасчётов.
2. Если расчёты в условных единицах, а оплата в рублях, включите в договоре соответствующий признак — формулировка в карточке говорит об оплате в рублях.
3. В счёте выберите этот договор — суммы будут в валюте договора.

Включить расчёты в валюте нужно и в Администрирование → Функциональность (вкладка с банком и кассой), иначе поле валюты в договоре не появится.

Где возникает курсовая разница. Сам счёт её не порождает — он не делает проводок. Разница появляется позже, когда даты оплаты и отгрузки не совпадают:

Ускоряем заполнение: подбор, копирование, ввод на основании

Ручной ввод каждой строки — главный источник ошибок. Вот приёмы, которые экономят время.

• 🔁 Копирование. Выделите похожий счёт в списке и нажмите F9 (или команду копирования). Новый документ получит те же строки — поменяйте дату и количество.
• 🧺 Подбор. Кнопка Подбор открывает список номенклатуры с ценами и остатками. Можно набрать десяток позиций за один заход и перенести их разом.
• 🧩 Ввод на основании. Если есть реализация, создайте счёт из неё: Создать на основании → Счёт покупателю. И наоборот — из счёта можно сразу создать реализацию.
• 💰 Типы цен в договоре. Пропишите тип цен в договоре контрагента — он будет подставляться в каждый новый счёт этому клиенту.
• 📥 Загрузка из файла. Для длинной спецификации в табличной части есть загрузка из внешнего файла (таблицы). Колонки сопоставляются с полями документа.

Для постоянных клиентов с ежемесячной абонентской платой держите «эталонный» счёт и копируйте его каждый месяц. Поменяйте период в содержании услуги — и счёт готов.

Печать, отправка и печать с подписью

В меню Печать у счёта покупателю несколько вариантов:

• Счёт на оплату — стандартная форма с банковскими реквизитами;
• Счёт на оплату (с печатью и подписями) — с факсимиле, если вы загрузили их в карточку организации;
• комплекты и формы с дополнительными условиями — состав зависит от релиза.

Чтобы отправить счёт клиенту, откройте печатную форму и нажмите кнопку отправки по почте (значок конверта). 1С приложит PDF и подставит адрес из карточки контрагента. Для этого настройте учётную запись почты в Администрирование → Органайзер.

Другие способы:

• 💾 Сохранить файл — кнопка сохранения в печатной форме: PDF, Excel, Word.
• 📨 По ЭДО — если подключён 1С-ЭДО, счёт можно отправить как неформализованный документ.
• 🔳 QR-код для оплаты — в некоторых релизах печатается в форме счёта, клиент оплачивает со смартфона без ввода реквизитов.

Связь счёта с отгрузкой, оплатой и контроль долгов

Счёт — начало цепочки. От него вводят остальные документы, и 1С связывает их между собой.

При загрузке банковской выписки 1С пытается найти счёт по номеру и сумме в назначении платежа. Поэтому просите клиента указывать номер счёта в платёжке: так оплата сама «прилипнет» к нужному документу.

Структуру связей видно в самом счёте: кнопка Структура подчинённости (или команда в меню «Ещё») показывает, какие реализации и оплаты уже созданы на его основании.

Контроль оплат по выставленным счетам

Поскольку счёт не делает проводок, контролировать его можно двумя способами.

1. Список счетов. В журнале Продажи → Счета покупателям есть колонка состояния оплаты и отгрузки. Отфильтруйте список по контрагенту или периоду — сразу видно, какие счета висят неоплаченными.

2. Бухгалтерские отчёты. Реальный долг покупателя считается по 62 счёту:

• Отчёты → Оборотно-сальдовая ведомость по счёту → счёт 62, детализация по контрагентам и договорам;
• Отчёты → Анализ субконто → контрагент — вся история расчётов по одному клиенту.

Сверяйте эти данные со списком счетов раз в неделю. Расхождение обычно значит, что оплата прошла по другому договору или без привязки к счёту.

Ошибки при заполнении счетов и как их найти

Ещё одна частая ошибка — счёт от неверной организации в базе с несколькими юрлицами. Помогает настройка основной организации у пользователя: Администрирование → Настройки пользователей и прав, раздел персональных настроек. Тогда новые документы будут создаваться сразу от нужного юрлица.

Частые вопросы