Как внести остатки товаров на склад в 1С 8.3

Остатки товаров на складе в 1С 8.3 вносят документом «Ввод остатков» через Главное → Начальные остатки → Помощник ввода остатков: выбираете счёт 41, указываете дату, предшествующую началу учёта, и построчно заносите номенклатуру, склад, количество и сумму. Это основной способ заполнить склад при старте работы в программе.

Заполнить склад можно вручную, подбором из справочника или массово из Excel. Для нового предприятия подойдёт ввод начальных остатков , для найденных при инвентаризации излишков — отдельный документ оприходования. Ниже — пошаговый порядок для каждого случая, загрузка из файла и проверка того, что остатки встали ровно.

Что собрать до того, как заполнять остатки

Прежде чем открывать программу, подготовьте исходные данные. Иначе придётся возвращаться к каждой строке и переделывать проводки.

Нужны три вещи: перечень товаров с количеством, их стоимость и склад, на котором они лежат. Количество берут из последней инвентаризации, стоимость — из учётных данных или закупочных документов. Если складов несколько, остатки по каждому вносят отдельно.

Отдельно решите, на какую дату ставить остатки. Дата ввода остатков должна быть на один день раньше начала учёта в 1С. Начинаете вести учёт с 1 января — ставьте 31 декабря. Так первые же документы нового периода увидят корректные остатки.

По какой стоимости заносить товары

Количество взять из инвентаризации несложно, а вот сумма вызывает вопросы. По ФСБУ 5/2019 «Запасы» товары учитывают по фактической себестоимости — это цена приобретения с учётом скидок и за вычетом возмещаемого НДС. По ней и заносите остаток.

Когда вы переносите склад из другой программы, проще взять учётную стоимость, которая уже сложилась там, — пересчитывать её заново не нужно. Главное, чтобы суммарная сумма по счёту 41 совпала с данными прежнего учёта.

Несколько практических моментов:

• 📦 Единица измерения. Остаток вводят в той же единице, в которой будете вести учёт и продавать. Смешивать штуки и упаковки в одной позиции нельзя.
• 💰 НДС в сумме. В сумму остатка входящий НДС не включают, если он был принят к вычету. Сумма по строке — это себестоимость без НДС.
• 📉 Обесценение. Если по части товара цена продажи упала ниже себестоимости, по ФСБУ 5/2019 создают резерв под обесценение. На этапе ввода остатков его обычно отражают отдельной операцией, а не в самом документе ввода.

Ввод начальных остатков товаров через помощник

Это штатный инструмент 1С:Бухгалтерии 8.3 для заполнения склада на старте. Он собирает остатки по всем счетам в одном окне и сам контролирует корректность.

Порядок действий:

1. Откройте Главное → Начальные остатки → Помощник ввода остатков.
2. Вверху формы нажмите ссылку с датой и установите день, предшествующий началу учёта.
3. В списке счетов найдите счёт 41 «Товары» и дважды щёлкните по нему.
4. Откроется документ «Ввод остатков» по разделу «Товары на складах». Нажмите «Создать».
5. В табличной части добавьте строки: номенклатура, склад, количество, сумма. Если ведёте партионный учёт, укажите партию.
6. Проведите документ кнопкой «Провести и закрыть».

Для материалов повторите то же по счёту 10, для готовой продукции — по счёту 43, для товаров, принятых на комиссию, — по забалансовому счёту 004.

Проводки помощник формирует в корреспонденции со вспомогательным счётом 000: Дт 41 Кт 000 на сумму остатка. Этот счёт — технический, он нужен, чтобы свести ввод остатков в ноль после того, как вы занесёте все активы и пассивы.

Если ведёте налоговый учёт, в строке заполняют не только бухгалтерскую сумму, но и сумму НУ, а при расхождениях — постоянные и временные разницы (ПР и ВР). Для товаров суммы БУ и НУ обычно совпадают, поэтому достаточно продублировать значение. Счёт учёта в строке подставляется автоматически (41.01 для товаров на складах), но его стоит проверить: для товаров в рознице по продажным ценам это будет другой счёт.

При партионном учёте в строке появляется колонка «Партия» — туда ставят документ, которым партия образовалась. Если на старте таких данных нет, партию создают вручную прямо из строки ввода остатков.

Когда подойдёт оприходование товаров

Документ «Оприходование товаров» решает другую задачу — он приходует излишки, найденные при инвентаризации в уже работающей базе. Его путь: Склад → Инвентаризация → Оприходование товаров, обычно создаётся на основании документа инвентаризации.

Разница в проводках принципиальная:

Оприходование увеличивает прочие доходы (счёт 91.01), поэтому для переноса начальных остатков оно не годится — программа посчитает товары доходом текущего периода. Используйте его только тогда, когда товар реально обнаружен сверх учёта.

Если же вы просто начинаете работать в 1С и переносите склад из старой системы — всегда ввод остатков.

Ещё одна ситуация для оприходования — пересортица: одного товара оказалось больше, другого меньше. Тогда излишек приходуют, а недостачу списывают документом «Списание товаров», и оба документа опираются на одну инвентаризацию. К начальному заполнению склада это уже не относится, но путать два механизма не стоит: ввод остатков правит стартовую картину, оприходование — текущую.

Как заполнить табличную часть документа

Самое трудоёмкое — занести позиции. В 1С 8.3 для этого есть несколько приёмов, выбирайте по объёму склада.

• Построчно. Кнопка «Добавить», выбор номенклатуры из справочника. Подходит для десятка позиций.
• Подбором. Кнопка «Подбор» открывает справочник номенклатуры: отмечаете товары, задаёте количество и цену, переносите пачкой в документ. Удобно для нескольких десятков строк.
• Копированием из Excel. Выделите в таблице Excel столбцы с номенклатурой, количеством и суммой, скопируйте (Ctrl+C), встаньте на строку табличной части и вставьте (Ctrl+V). 1С сопоставит колонки по порядку.

Склад в каждой строке проставьте одинаковый, если товары лежат в одном месте. Когда складов несколько, делайте отдельный документ на каждый или заполняйте склад построчно — так проще потом сверять.

Подбор удобнее ручного ввода ещё и тем, что в его окне можно сразу настроить запрос количества и цены: тогда при выборе каждой позиции программа спросит число, и строки заполнятся без лишних кликов. В нижней части окна подбора видно, сколько позиций уже отобрано, — это помогает не потерять товар из длинного списка.

Массовая загрузка остатков из внешних файлов

Когда позиций сотни, ручной ввод не вариант. Остатки загружают из файла.

Простой и надёжный путь — то же копирование из Excel, описанное выше: оно работает в большинстве документов и не требует настройки. Для больших объёмов есть два варианта помощнее:

1. Кнопка загрузки из файла в табличной части (если она присутствует в вашей конфигурации) — выбираете файл xlsx или csv и сопоставляете колонки с реквизитами документа.
2. Универсальная обработка загрузки данных из табличного документа — отдельный инструмент, который переносит в 1С большие таблицы с гибким сопоставлением полей. Его берут с диска ИТС или у обслуживающей организации.

Перед массовой загрузкой проверьте справочник номенклатуры: если в файле есть товар, которого нет в базе, строка либо не загрузится, либо создаст дубль позиции. Поэтому сначала выгружают и сверяют справочник, и только потом грузят количества и суммы.

Файл-источник держите в одном формате: номенклатура — текстом, количество и сумма — числом без пробелов-разделителей и без лишних единиц измерения в ячейке с количеством.

Сопоставление по наименованию — слабое место любой загрузки. Один лишний пробел или другая раскладка в названии, и программа сочтёт позицию новой. Поэтому для массового переноса лучше загружать не по названию, а по артикулу или штрихкоду, если они заполнены и в файле, и в справочнике. Так совпадение однозначное, и дубли не появятся.

Проверка: сошёлся ли склад

После ввода остатки обязательно проверяют. Две быстрые сверки показывают, всё ли встало правильно.

Оборотно-сальдовая ведомость по счёту 41. Откройте Отчёты → Оборотно-сальдовая ведомость по счёту, выберите счёт 41, период — дату ввода остатков. Разверните по субконто «Номенклатура» и «Склады». Сальдо на конец должно совпасть с вашей таблицей остатков по количеству и по сумме.

Контроль счёта 000. Пока вы занесли только товары, по счёту 000 будет висеть сальдо — это нормально. После ввода всех остатков (деньги, расчёты, ОС, запасы) сальдо счёта 000 должно стать нулевым. Ненулевой остаток означает, что где-то актив или пассив введён не полностью. Смотрите ОСВ по счёту 000: разница подскажет, какой раздел недозаполнен.

Для складской сверки пригодится отчёт по остаткам товаров в разделе Склад — он показывает количество без бухгалтерских сумм, удобно сравнивать с данными кладовщика.

Типичные ошибки при заполнении склада

Большинство проблем всплывает не при вводе, а при первых продажах — когда товара «нет», хотя он есть, или наоборот. Разберём частое.

Отдельно про дату: ошибка с датой ввода остатков — самая коварная. Поставили остатки той же датой, что и первую продажу, — и порядок проведения документов внутри дня решает, увидит ли продажа товар. Всегда ставьте ввод остатков хотя бы на день раньше.

Частые вопросы