Остатки товаров на складе в 1С: ввод, оприходование и сверка с учётом

Заполнить остатки на складе в 1С можно тремя документами: Ввод остатков — когда база новая и товар уже лежит на складе; Оприходование товаров — когда нашли неучтённую позицию; Инвентаризация товаров — когда нужно сверить факт с учётом и закрыть расхождения разом. В 1С:Бухгалтерии 3.0 все три открываются из раздела Склад.

Какой документ выбрать, зависит от ситуации. Разовый неучтённый поддон проще оприходовать, целый склад перед отчётностью — пересчитать инвентаризацией, а при старте работы в программе остатки заводят отдельным помощником, чтобы они встали на счета без лишних проводок по доходам.

Что настроить до ввода остатков: склад, единицы, учётная политика

Пустая база не примет остатки, пока в ней нет справочников и включён нужный режим складского учёта.

Проверьте и заполните четыре вещи:

• 🏬 Справочник складов. Справочники → Склады (места хранения). Создайте хотя бы один склад и укажите его тип: оптовый, розничный (НТТ) или розничный магазин с учётом по продажным ценам. Для розницы с суммовым учётом порядок ввода остатков отличается.
• ⚙️ Режим учёта по складам. Главное → Настройки → Параметры учёта, блок «Запасы». Параметр «Учёт запасов ведётся по складам» задаёт, считать ли остатки в разрезе мест хранения. Если учёт по складам выключен, поле «Склад» в документах не появится.
• 📦 Номенклатура и единицы. Каждая позиция должна быть заведена в справочнике Номенклатура с единицей измерения. Остаток в штуках по карточке, где основная единица — упаковка, встанет неверно.
• 📅 Дата остатков. Для новой базы это последний день до начала учёта в программе. Например, учёт ведёте с 1 января — дата ввода остатков 31 декабря предыдущего года.

Ввод начальных остатков товаров в новую базу

Этот способ нужен один раз — при переходе на 1С или начале учёта. Он не создаёт доход: товар просто встаёт на счёт в корреспонденции со вспомогательным счётом 000.

Порядок такой:

1. Откройте Главное → Помощник ввода остатков.
2. Укажите дату ввода остатков (см. выше) и организацию.
3. В списке счетов выберите счёт 41.01 «Товары на складах» (для материалов — 10, для готовой продукции — 43) и нажмите Ввести остатки по счёту.
4. В открывшемся документе Ввод остатков по кнопке Добавить внесите строки: номенклатура, склад, количество, сумма. Сумма — это учётная стоимость партии, а не цена продажи.
5. Проведите документ и повторите для остальных счетов.

После ввода сформируйте оборотно-сальдовую ведомость по счёту 41. Остаток по дебету должен совпасть с фактической стоимостью товара на складе. Если по счёту 000 осталось сальдо после ввода всех активов и пассивов — где-то не сошлись суммы, остатки введены не полностью.

Не вводите остатки товаров через «Оприходование», если это начало учёта: лишний доход на счёте 91 завысит прибыль и налог.

Оприходование товаров: как поставить излишки на учёт

Оприходование нужно, когда товар физически есть, а в программе его нет, и это не начало учёта: пересортица на производстве, возврат без документов, обнаруженный при приёмке излишек.

1. Откройте Склад → Оприходование товаров и нажмите Создать.
2. Заполните склад и Статью доходов (вид прочих доходов — «Излишки, выявленные при инвентаризации» или аналогичный).
3. По кнопке Добавить внесите номенклатуру, количество и цену. Цена — это та стоимость, по которой товар встанет на баланс.
4. Проведите документ.

Если оприходование делается по итогам инвентаризации, не создавайте его вручную. Нажмите в документе инвентаризации кнопку Создать на основании → Оприходование товаров — программа подставит только позиции с излишком и их количество.

Учтите налоговый нюанс. Стоимость излишков, выявленных при инвентаризации, для налога на прибыль — это внереализационный доход (ст. 250 п. 20 НК РФ). То есть оприходованный товар увеличивает налоговую базу в том периоде, когда его нашли, а не когда продадут. Права на вычет входного НДС по такому товару не возникает: поставщика и счёта-фактуры нет, оприходование не даёт входящего налога.

В 1С:УТ 11 инвентаризация строится из документов Пересчёт товаров, Оприходование излишков товаров и Списание недостач товаров — логика та же, что в Бухгалтерии, но проводки по доходам и расходам формируются только при включённом финансовом учёте товаров.

Инвентаризация: сверяем факт с данными учёта

Инвентаризация — основной способ заполнить склад корректно: программа сама подтянет учётные остатки, а вы впишете фактические и увидите расхождения.

Перед пересчётом подготовьтесь. Шаги подготовки совпадают с требованиями приказа Минфина № 49:

• оформите приказ о проведении инвентаризации, назначьте комиссию и материально ответственных лиц;
• проведите все приходные и расходные документы на дату инвентаризации — иначе учётный остаток будет неполным;
• по возможности остановите движение товара на время пересчёта.

Дальше в программе:

1. Откройте Склад → Инвентаризация товаров, нажмите Создать.
2. Укажите склад и, если нужно, ответственное лицо.
3. Нажмите Заполнить → Заполнить по остаткам на складе. В таблицу попадут все позиции с учётным количеством и стоимостью.
4. В колонке Количество факт впишите то, что реально пересчитали. Колонка Отклонение заполнится сама: плюс — излишек, минус — недостача.
5. На вкладках документа заполните данные приказа и комиссии для печати формы ИНВ-3 и сличительной ведомости.
6. Проведите документ. Сам по себе он движений по счетам не делает — это ведомость сверки.

Пересортица и анализ расхождений

Пересортица — это когда по одной позиции излишек, а по близкой недостача: пересортили похожие товары при отгрузке. Прежде чем списывать недостачу в расходы, проверьте, нет ли встречного излишка.

Взаимный зачёт излишков и недостач по пересортице допустим только при одновременном совпадении условий (приказ Минфина № 49, п. 5.3):

• за один и тот же проверяемый период;
• у одного и того же материально ответственного лица;
• по товарам одного и того же наименования;
• в тождественных количествах.

Если условия соблюдены, разницу закрывают зачётом, а в учёт попадает только итоговое отклонение. В 1С:Бухгалтерии отдельного документа «пересортица» нет: зачёт отражают либо парой Оприходование плюс Списание на зачтённое количество, либо операцией, введённой вручную (Операции → Операции, введённые вручную), с корреспонденцией по аналитике номенклатуры.

Простой пример. По сорту A излишек 10 штук, по сорту B недостача 10 штук, одно МОЛ и один период. Зачитываем 10 на 10 — в учёт расхождения не попадают. Если же излишек 10, а недостача 12, то зачёт идёт на 10 штук, а 2 оставшиеся штуки сорта B списываются как недостача в общем порядке. Когда количества не совпадают, по стоимости может возникнуть разница между сортами: её относят на финансовый результат или на виновное лицо.

Для анализа расхождений по всему складу удобна оборотно-сальдовая ведомость по счёту 41 с группировкой по номенклатуре и складам: Отчёты → Оборотно-сальдовая ведомость по счёту. Отрицательный остаток в ней — прямой признак, что продали или списали больше, чем оприходовали.

Проводки по оприходованию и списанию и как их проверить

Проводки формируют не инвентаризация, а созданные из неё документы. Вот что получится по основным операциям в 1С:Бухгалтерии.

Документ Списание товаров делает только первую проводку по недостаче — Дт 94 Кт 41. Дальнейшее закрытие счёта 94 (на расходы, на виновника или в прочие расходы) оформляют отдельной операцией или документом корректировки, уже после решения руководителя.

Проверить результат можно двумя отчётами:

• Отчёты → Оборотно-сальдовая ведомость по счёту по счёту 41 — сверяете итог с фактическим наличием;
• Склад → Отчёты → Остатки товаров (или универсальный отчёт по регистру накопления «Товары на складах») — смотрите количество по каждому складу.

После оприходования и списания остаток по счёту 41 должен совпасть с фактическими данными из инвентаризации. Если не совпал — какой-то из документов не проведён или заполнен не на всё отклонение.

Как исправить остатки без полной инвентаризации и не копить расхождения

Пересчитывать весь склад ради одной позиции не нужно. Точечные правки делают теми же документами, но без ведомости сверки.

• Лишняя позиция в программе, которой нет на складе — Склад → Списание товаров, вручную указываете номенклатуру и количество.
• Товар есть, в программе отсутствует — Склад → Оприходование товаров на конкретную позицию.
• Товар числится не на том складе — не списывайте и не приходуйте заново, используйте Склад → Перемещение товаров: количество и стоимость сохранятся, движение пройдёт между складами.
• Ошиблись в количестве или сумме в проведённом документе прихода — исправьте сам документ-первоисточник и перепроведите, а не делайте встречную запись.

Чтобы расхождения не копились:

• проводите приход и расход день в день, не оставляйте документы непроведёнными;
• закройте возможность отрицательных остатков — контроль в Параметры учёта не даст продать то, чего нет на остатке;
• сверяйте склад хотя бы раз в квартал, а не только перед годовой отчётностью;
• разграничьте права, чтобы менять проведённые документы прошлых периодов могли не все пользователи.

Частые вопросы