Карточка сотрудника в ЗУП 3.1 и Бухгалтерии 3.0: какие поля заполнить, чтобы зарплата считалась без сбоев

Сотрудника в 1С заполняют в два захода: сначала карточку человека в Кадры → Сотрудники (ЗУП 3.1) или Зарплата и кадры → Сотрудники (Бухгалтерия 3.0), затем документ «Прием на работу» с должностью, датой, графиком и окладом. Пока нет приёма, сотрудник в расчёт зарплаты не попадёт, даже если карточка заполнена идеально.

Карточка хранит то, что нужно для налогов и отчётности: ФИО, дату рождения, ИНН, СНИЛС, паспорт, гражданство, статус налогоплательщика по НДФЛ и статус застрахованного лица. Ошибка в любом из этих полей всплывёт позже — в 6-НДФЛ, РСВ или ЕФС-1.

Что собрать до того, как открыть программу

Карточку быстрее заполнить за один раз, чем возвращаться к ней после первой ведомости. Документы, которые человек предъявляет при приёме, перечислены в ст. 65 ТК РФ. Для 1С из них нужны данные, а не сами бумаги.

📋 Что попросить у сотрудника:

• 🪪 паспорт или иной документ, удостоверяющий личность: серия, номер, кем и когда выдан, код подразделения, адрес регистрации;
• 🔢 СНИЛС — можно номер из личного кабинета на Госуслугах или из выписки СФР (бывший ПФР);
• 🧾 ИНН — если человек его не знает, номер можно узнать на сайте ФНС по паспортным данным;
• 👶 свидетельства о рождении детей и заявление на стандартный вычет, если вычет положен;
• 💳 реквизиты карты или счёта либо данные зарплатного проекта;
• 🌍 для иностранцев — вид на жительство, РВП или патент, миграционные документы;
• ♿ справка об инвалидности, если она есть: от неё зависит тариф взносов и вычет.

Со стороны организации заранее проверьте справочники: нужное подразделение, должность и график работы. Если их нет, приём придётся прерывать и создавать их по ходу.

Создание сотрудника: от пустой карточки до приёма

Шаг 1. Новая карточка

1. Откройте список сотрудников: в ЗУП 3.1 — Кадры → Сотрудники, в Бухгалтерии 3.0 — Зарплата и кадры → Сотрудники.
2. Нажмите Создать.
3. Введите фамилию, имя и отчество. Программа разберёт ФИО на части и подставит пол по отчеству. Проверьте пол вручную у людей без отчества или с редким отчеством.
4. Укажите дату рождения, ИНН и СНИЛС.
5. Нажмите Записать.

При записи 1С проверяет контрольные суммы ИНН и СНИЛС. Если номер набран с ошибкой в одной цифре, появится предупреждение. Не игнорируйте его: с неверным СНИЛС не примут сведения в СФР.

Если в базе уже есть физлицо с теми же ФИО и датой рождения, программа предложит выбрать его, а не создавать нового человека. Соглашайтесь, если это действительно тот же человек — например, он работал у вас раньше.

Шаг 2. Личные данные

Перейдите в карточке по ссылке Личные данные (в Бухгалтерии — те же поля открываются из карточки). Здесь заполняют:

• документ, удостоверяющий личность, — вид, серию, номер, дату выдачи, кем выдан;
• гражданство — для граждан РФ стоит по умолчанию «Россия»;
• адреса: по прописке, фактический, для информирования;
• телефон и электронную почту.

Паспорт вводят с датой, с которой данные действуют. Когда человек меняет паспорт или фамилию, новую запись добавляют с новой датой, а старую не затирают. Так в архивных отчётах останутся прежние данные.

Шаг 3. Документ «Прием на работу»

В ЗУП 3.1 приём оформляют документом из раздела Кадры → Приемы, переводы, увольнения или прямо из карточки сотрудника — командой создания на основании.

Основные поля:

На вкладке с оплатой труда добавьте начисление — обычно «Оплата по окладу» — и сумму. Там же задают способ расчёта аванса: фиксированной суммой, процентом от тарифа или расчётом за первую половину месяца.

Данные трудового договора — номер, дату, срок — заполняют на отдельной вкладке документа. По ним печатается приказ Т-1 и сам договор.

В Бухгалтерии 3.0 карточка нового сотрудника сразу содержит блок с условиями приёма: дату, должность, вид занятости и оклад. При записи программа сама создаёт и проводит кадровый документ. Если блок не заполнить, человек останется в справочнике, но в начисление зарплаты не попадёт.

Налоги и способ выплаты: настройки для расчёта зарплаты

Этот раздел карточки определяет, сколько удержат и сколько начислят сверху. Ошибки здесь стоят денег — переплаты, недоимки, пени.

НДФЛ: статус и вычеты

Ссылка Налог на доходы в карточке ведёт к двум вещам.

Статус налогоплательщика. По умолчанию — резидент. Нерезидентом человек становится, если провёл в России меньше 183 дней за 12 месяцев подряд (ст. 207 НК РФ). Отдельные статусы есть для высококвалифицированных специалистов, граждан ЕАЭС, иностранцев на патенте. От статуса зависит ставка: у нерезидента она выше, чем у резидента.

Статус задают с датой начала действия. Если иностранец в июне перешёл в резиденты, запишите новый статус с июня, а не переписывайте старую запись.

Стандартные вычеты. На детей вычет оформляют документом «Заявление на вычеты» с указанием кода вычета, количества детей и даты, с которой вычет предоставляется. Основание — заявление работника и подтверждающие документы (ст. 218 НК РФ).

Если человек пришёл не с начала года, введите доходы с прошлого места работы — по справке о доходах. Без них программа не сможет проверить лимит дохода для вычета.

Страховые взносы

Ссылка Страхование — это статус застрахованного лица и признак инвалидности:

• 🇷🇺 гражданин РФ — значение по умолчанию;
• 🏠 иностранец постоянно или временно проживающий;
• ✈️ иностранец временно пребывающий;
• ♿ признак инвалидности с датой справки — для пониженного тарифа взносов на травматизм и льгот.

Тариф самой организации задаётся в учётной политике, не в карточке. В карточке — только особенности конкретного человека.

Способ выплаты зарплаты

В карточке ЗУП есть ссылка Выплаты и учёт затрат. Варианты выплаты:

1. Через кассу.
2. Перечислением на счёт в банке — нужен номер счёта и банк.
3. По зарплатному проекту — номер лицевого счёта появится после ответа банка или вводится вручную.

Там же можно указать особый счёт или статью затрат, если сотрудник отличается от остальных в подразделении. Обычно затраты определяются по подразделению, и поле оставляют пустым.

Совместители, иностранцы, подрядчики: где порядок другой

Карточка у всех одна, но дальше дорожки расходятся.

Внутреннее совместительство

Это самое частое место путаницы. В ЗУП 3.1 физическое лицо и сотрудник — разные объекты. Один человек может быть двумя сотрудниками одной организации: по основной должности и по совместительству.

Порядок:

1. В списке сотрудников нажмите Создать.
2. Введите ФИО — программа найдёт существующее физлицо и предложит выбрать его.
3. Согласитесь, затем оформите приём с видом занятости «Внутреннее совместительство».

Личные данные, ИНН, СНИЛС и вычеты подтянутся от физлица. Заново их не вводят.

Договоры ГПХ

Исполнителя по договору подряда не принимают на работу. Сначала включите использование договоров гражданско-правового характера в настройках расчёта зарплаты. Затем создайте сотрудника — только карточку — и оформите договор. Взносы на травматизм по договору начисляются, только если это прямо предусмотрено договором.

Загрузка сотрудников списком

Если людей десятки и сотни, вручную их не вводят. Есть три рабочих пути.

1. Перенос из прежней программы. При переходе со старых редакций ЗУП или из Бухгалтерии 3.0 в ЗУП 3.1 используют встроенный перенос данных. Он забирает физлица, кадровую историю, начисления и остатки. Это самый надёжный путь: данные приходят связанными.

2. Синхронизация ЗУП и Бухгалтерии. Если зарплату считают в ЗУП, а учёт ведут в Бухгалтерии, связь настраивают в Администрирование → Синхронизация данных. Сотрудники и ведомости переходят в Бухгалтерию автоматически, второй раз их не заполняют.

3. Загрузка из Excel . Для первичного заполнения из таблицы применяют обработку загрузки данных из табличного документа. Под каждую колонку указывают реквизит справочника.

Загрузкой из Excel удобно заводить справочник физлиц. Кадровую историю — приёмы, оклады — после неё обычно вводят документом начальной штатной расстановки, который создаёт приёмы для всех сразу. Так расчёт зарплаты сразу опирается на проведённые кадровые документы.

💡 Подготовьте таблицу заранее: СНИЛС в одном формате (с дефисами или без), даты — датами, а не текстом, ФИО в одной ячейке. Большая часть ошибок загрузки — разнобой в форматах.

Как убедиться, что данные внесены верно

Проверять удобнее отчётами, а не открывая карточки по одной.

🔍 Что сформировать:

• Личные данные сотрудников — в ЗУП 3.1 в разделе кадровых отчётов. Настройте колонки: ИНН, СНИЛС, паспорт, адрес. Отберите строки с пустыми значениями.
• Штатная расстановка — покажет, кто на какой должности, с каким окладом и количеством ставок.
• Пробный расчёт — начислите зарплату за месяц и посмотрите, всем ли посчитан оклад и удержан НДФЛ по нужной ставке.

Удобный приём: в списке сотрудников включите отбор по пустому полю ИНН или СНИЛС через настройку списка. Список пустых карточек получите за минуту.

Перед сдачей отчётности есть ещё одна проверка — выгрузка ЕФС-1 и РСВ. Программа подсветит сотрудников с некорректным СНИЛС или без статуса застрахованного. Но лучше найти это раньше, при пробном расчёте.

Ошибки, которые потом дорого исправлять

Это не повтор шагов, а случаи, которые встречаются на практике и не ловятся проверками программы.

Частые вопросы