Спецификация в 1С 8.3: от выбора основания до печати и выгрузки

Частая ошибка — искать в 1С документ «Спецификация к договору» и не находить его. В типовой «Бухгалтерии предприятия 3.0» такого документа нет. Коммерческую спецификацию заполняют на основе заказа или счёта покупателю и печатают как приложение к договору. А слово «спецификация» в справочниках 1С обычно означает другое — состав изделия для производства.

Поэтому сначала определите, какую спецификацию вы заполняете. Дальше — пошагово: основание, товары, цены, дополнительные поля, печать, выгрузка и массовое заполнение. Пути даны для интерфейса «Такси» на платформе 8.3.

Две разные спецификации в 1С и где их искать

Под одним словом в 1С живут две вещи. Путать их нельзя: у них разные задачи и разные места в программе.

• 📄 Коммерческая спецификация — перечень товаров с ценами, количеством и сроками поставки. Подписывается с покупателем или поставщиком как приложение к договору.
• 🏭 Производственная спецификация — норма расхода материалов на единицу продукции. По ней программа сама заполняет списание сырья.

В 1С:ERP и «Комплексной автоматизации» производственные спецификации называются «Ресурсные спецификации». Логика та же, но реквизитов намного больше: этапы, маршруты, выходные изделия.

Что должно быть в коммерческой спецификации

Спецификация к договору поставки фиксирует то, о чём стороны договорились по конкретной партии. По Гражданскому кодексу количество и ассортимент товара — условия, которые нужно согласовать (ст. 465 и 467 ГК РФ). Поэтому в форме обычно есть:

• 📦 наименование товара, артикул и единица измерения;
• 🔢 количество и цена за единицу, сумма по строке и итог;
• 💰 ставка и сумма НДС или пометка «Без НДС»;
• 🚚 срок и базис поставки, порядок оплаты;
• ✍️ номер и дата спецификации, ссылка на договор, подписи сторон.

Первые три пункта 1С заполнит из документа. Остальное — шапка печатной формы и дополнительные реквизиты (шаг 4).

Шаг 1. Основание: договор, заказ или счёт

Коммерческую спецификацию не создают «с нуля» в отдельном журнале. Её строят на документе, где уже есть контрагент, договор и товары.

С чего начать в БП 3.0

1. Проверьте договор с покупателем: Справочники → Контрагенты → карточка → ссылка «Договоры». Вид договора — «С покупателем», указаны валюта и тип цен.
2. Создайте счёт: Продажи → Счета покупателям → «Создать».
3. В шапке выберите организацию, контрагента и договор. Тип цен подтянется из договора, если он там задан.

Если счёт уже выставлен, а нужна спецификация по отгрузке — откройте реализацию и создайте связанные документы через кнопку «Создать на основании». Товары, цены и договор перейдут без ручного ввода.

С чего начать в УТ 11

В «Управлении торговлей» основание — заказ клиента : Продажи → Заказы клиентов. Если с клиентом заключено соглашение или договор, условия продаж (вид цен, скидки, порядок оплаты) заполнятся из него автоматически.

Шаг 2. Товары и номенклатура в табличной части

Табличная часть — главное содержимое спецификации. Ошибки здесь потом переходят в реализацию и счёт-фактуру.

Как добавить строки

• ➕ «Добавить» — по одной строке, для двух-трёх позиций.
• 🔍 «Подбор» — окно со списком номенклатуры, остатками и ценами. Двойной щелчок переносит товар в корзину подбора, кнопка «Перенести в документ» — в табличную часть.
• 📥 Загрузка из файла — для длинных списков, о ней ниже.

Что проверить в каждой строке

Пример расчёта строки: 40 шт. по 1 250 ₽ = 50 000 ₽. При ставке 20% «в том числе» НДС = 50 000 × 20 / 120 = 8 333,33 ₽.

Шаг 3. Цены и скидки в спецификации

Цены в документ подставляются из типа цен. Если в спецификации нули или устаревшие цифры — проблема почти всегда в типе цен, а не в документе.

БП 3.0

1. Откройте Склад → Номенклатура или Справочники → Номенклатура и проверьте, что цены установлены документом «Установка цен номенклатуры».
2. В шапке счёта или реализации нажмите ссылку с ценами и валютой. Выберите тип цен и отметьте пересчёт цен.
3. Флажок «Сумма включает НДС» определяет, как считается налог: внутри цены или сверху.

Скидки в БП 3.0 задаются вручную: колонку скидки включают через настройку формы, либо сразу ставят итоговую цену со скидкой. Отдельного механизма автоматических скидок в бухгалтерской программе нет.

УТ 11

В «Управлении торговлей» цены называются «Виды цен», а не «Типы цен». Скидки и наценки настраиваются отдельно и применяются по условиям: клиенту, количеству, сумме заказа. В заказе есть команда расчёта скидок — после неё проверьте колонки скидки в каждой строке.

Шаг 4. Дополнительные реквизиты: сроки, условия, адрес поставки

В типовой спецификации часто нужны поля, которых нет в документе: срок поставки, базис поставки, гарантийный срок, номер спецификации по договору.

Есть два пути.

Комментарий документа. Быстро, но поле не выводится в печатную форму отдельной строкой и не фильтруется.

Дополнительные реквизиты и сведения. Правильный способ:

1. Администрирование → Общие настройки → включите флажок «Дополнительные реквизиты и сведения».
2. По ссылке «Дополнительные реквизиты» выберите тип объекта, например «Счёт покупателю».
3. Добавьте реквизит: «Срок поставки» (тип — дата или строка), «Номер спецификации» (строка), «Базис поставки» (значения из списка).
4. В документе появится вкладка или группа «Дополнительные реквизиты».

Номер спецификации удобно вести своим реквизитом: «Спецификация № 3 к договору № 45-П». Номер самого счёта при этом может быть любым.

Шаг 5. Печать и выгрузка в Excel, Word, PDF

1. В документе нажмите «Печать» и выберите форму: счёт на оплату, заказ, коммерческое предложение — смотря какая ближе к виду спецификации.
2. Откроется табличный документ. Его можно править прямо на экране: вписать «Спецификация № 3», условия поставки, подписи.
3. Кнопка «Сохранить» (значок дискеты) — выбор формата: .xlsx, .docx, .pdf, .mxl.
4. Кнопка отправки по почте — письмо с вложением, если в программе настроена учётная запись электронной почты.

Правки в окне печати не сохраняются в базе. Закрыли окно — при следующей печати получите исходную форму. Если одно и то же дописываете каждый раз — меняйте макет.

Как сделать постоянную форму спецификации

• 🧩 Внешняя печатная форма (файл .epf) — подключается в Администрирование → Печатные формы, отчеты и обработки → Дополнительные отчеты и обработки. Типовая конфигурация не меняется, обновления ставятся без проблем.
• ✏️ Изменение макета — там же, раздел «Макеты печатных форм». Можно поменять шапку и тексты, но не логику заполнения.
• 📝 Шаблон Word или Excel — выгружаете табличную часть и вставляете в свой бланк. Подходит, если спецификаций мало.

Производственная спецификация в БП 3.0 и УНФ

Это норма: из чего и в каком количестве делается единица продукции. Заполняют её один раз, а потом документы выпуска заполняются автоматически.

Заполнение в БП 3.0

1. Откройте карточку продукции в справочнике номенклатуры.
2. Перейдите по ссылке «Спецификации» и нажмите «Создать».
3. Укажите наименование, например «Стол ЛДСП 1200 — стандарт», и количество выпуска, на которое рассчитана норма.
4. В табличной части комплектующих перечислите материалы и их количество.
5. Сохраните и отметьте спецификацию основной для этой продукции, если вариантов несколько.

Пример: норма на 10 столов — 18 листов ЛДСП, 40 метров кромки, 160 шурупов. При выпуске 25 столов программа рассчитает 45 листов, 100 метров и 400 шурупов: каждое значение умножается на 25 / 10 = 2,5.

Где спецификация работает

В документе «Отчёт производства за смену» на вкладке материалов есть команда заполнения по спецификациям. Программа возьмёт продукцию с вкладки «Продукция», найдёт основные спецификации и рассчитает материалы. В УНФ спецификацию выбирают в строке заказа на производство или документа производства.

Массовое и автоматическое заполнение

Когда в спецификации 300 позиций, ручной ввод — главный источник ошибок. Вот что помогает.

Загрузка табличной части из Excel

В табличных частях документов БП 3.0 и УТ 11 есть команда загрузки из файла (кнопка «Загрузить» или меню «Ещё»). Порядок:

1. Подготовьте файл: артикул или наименование, количество, цена — в отдельных колонках.
2. Запустите загрузку и вставьте данные или выберите файл.
3. Сопоставьте колонки с полями 1С.
4. Проверьте строки, которые программа не узнала: их нужно сопоставить вручную или создать новую номенклатуру.

Копирование и групповая обработка

• 📋 Копирование документа — для повторяющейся спецификации: скопировали прошлый счёт, поменяли дату и количество.
• 🔁 Групповое изменение реквизитов — Администрирование → Обслуживание → Корректировка данных. Меняет реквизит у сотни объектов разом, например тип цен у группы договоров.
• 🏭 Копирование производственной спецификации — для похожих изделий: скопировали «Стол 1200», поменяли наименование и количество ЛДСП для «Стол 1400».

Почему спецификация заполняется не так

Частые вопросы