Форма 182н в 1С:ЗУП: поля, расчётный период и замена сведениями СФР

Справку 182н с 1 января 2023 года не выдают: форму отменили, когда ПФР и ФСС объединили в единый Социальный фонд (СФР). Если новый сотрудник принёс такую справку с прошлой работы за 2021–2022 годы или вам нужно заполнить её в 1С за период до 2023 года, механизм в 1С:ЗУП 3.1 сохранён. Для больничных и декретных, которые считают сейчас, справка 182н уже не нужна — данные о заработке СФР берёт из собственной базы.

Справка 182н — это сведения о заработке, с которого платили взносы на случай временной нетрудоспособности и материнства, за два календарных года. Её вводили, чтобы новый работодатель правильно рассчитал пособия уволившемуся и вновь принятому человеку. Форму утверждал приказ Минтруда № 182н от 30.04.2013 — отсюда и обиходное название.

Почему справку 182н больше не оформляют

До 2023 года пособие по болезни считали по заработку за два предшествующих года. Если часть этого периода человек работал у другого страхователя, нужны были его данные. Сам работник эти данные принести не мог, поэтому при увольнении ему выдавали справку 182н, а он передавал её новому работодателю.

С 2023 года ПФР и ФСС объединены в СФР (Федеральный закон № 236-ФЗ от 14.07.2022). Фонд ведёт единую базу сведений о заработке по данным отчётности, которую сдают все работодатели. Новому работодателю больше не нужна бумажная справка от сотрудника: СФР сам подставляет заработок при назначении пособия.

Отсюда простое правило: новую справку 182н за периоды с 2023 года не составляют. Заполнение формы имеет смысл только для прошлых лет — например, когда бывший сотрудник просит справку за время работы до 2023 года.

Какие данные собирала справка и где их взять в 1С

Прежде чем формировать форму, проверьте, что в базе есть всё, что справка показывает по годам:

• 💰 суммы заработка, на которые начисляли взносы в ФСС, отдельно за каждый год;
• 📅 количество исключаемых календарных дней (болезни, отпуск по беременности и родам, по уходу за ребёнком и другие периоды без начисления взносов);
• 👤 данные сотрудника: ФИО, СНИЛС, паспорт, период работы в организации;
• 🏢 реквизиты работодателя: наименование, ИНН/КПП, регистрационный номер в ФСС, адрес и телефон.

Все суммы в 1С:ЗУП 3.1 формируются из начислений и расчёта взносов за соответствующие годы. Если данные вводили в программу не с самого начала, а перенесли из другой базы, заработок за ранние годы мог не попасть в учёт. Тогда суммы в справку придётся вносить вручную или сначала довнести данные о заработке прошлых лет.

Реквизиты организации программа берёт из справочника организаций. Регистрационный номер в фонде должен быть заполнен в карточке организации — без него поле страхователя в справке останется пустым.

Суммы заработка по годам удобно сверить до формирования справки: посмотрите облагаемую взносами базу по сотруднику за нужные годы в зарплатной отчётности или в анализе взносов. Если цифры там и в справке расходятся, причина почти всегда в начислениях, которые ошибочно не попали в базу по взносам в ФСС.

Как заполнить справку 182н в 1С:ЗУП за прошлые периоды

В 1С:ЗУП 3.1 справки о заработке для расчёта пособий собраны в разделе Отчётность, справки. Порядок действий такой:

1. Откройте раздел Отчётность, справки и найдите журнал справок о заработке (форма 182н).
2. Создайте новый документ, выберите организацию и сотрудника.
3. Укажите дату — обычно это дата увольнения или дата обращения за справкой.
4. Нажмите заполнение — программа подставит заработок по годам и исключаемые дни из учётных данных.
5. Проверьте суммы и количество дней, проведите документ.
6. Распечатайте форму на двух листах и подпишите у руководителя и главного бухгалтера.

Если нужных сумм в базе нет, большинство полей справки можно отредактировать вручную прямо в документе. Это штатный способ для случаев, когда учёт в 1С начали вести не с первого года расчётного периода.

Отдельно стоит входящая справка — та, что сотрудник приносил с прошлой работы. Раньше её данные вводили, чтобы корректно посчитать больничный за периоды, частично отработанные у другого страхователя. В 1С:ЗУП сведения о заработке у предыдущего работодателя вносили прямо в документе больничного — в данных для расчёта среднего заработка. Для периодов с 2023 года этот ввод не нужен: заработок по всем страхователям подставляет СФР.

Разбор разделов справки: что в каком поле

Форма 182н состоит из четырёх смысловых блоков. Понимание структуры помогает проверить автозаполнение и быстро найти ошибку.

Раздел 1 — данные о страхователе. Это реквизиты работодателя, который выдаёт справку: наименование, регистрационный номер и код подчинённости в ФСС, ИНН, КПП, юридический адрес и телефон. Заполняется из карточки организации.

Раздел 2 — данные о застрахованном лице. ФИО сотрудника, его СНИЛС, паспортные данные, адрес и период работы в организации. Период должен совпадать с датами приёма и увольнения по кадровым документам.

Раздел 3 — суммы заработка по годам. Заработок, на который начисляли взносы на случай временной нетрудоспособности и материнства, отдельной строкой за каждый календарный год. Суммы указывают в пределах годовой предельной базы — всё, что выше лимита, в справку не попадает, потому что с превышения взносы в ФСС не платили.

Раздел 4 — исключаемые периоды. Количество календарных дней, которые выпадают из расчёта: больничные, отпуск по беременности и родам, отпуск по уходу за ребёнком, периоды освобождения от работы с сохранением зарплаты без начисления взносов. Дни приводятся с разбивкой по годам и с расшифровкой по видам периодов.

Исключаемые периоды и предельная база: суммы по годам

Расчётный период справки — два календарных года, предшествующих году увольнения, плюс текущий год на случай, если он понадобится при расчёте.

По каждому году заработок ограничен предельной базой взносов в ФСС. Для справок за прошлые годы ориентиры такие:

Если фактический заработок за год превысил лимит, в справку идёт сумма, равная предельной базе. Например, при заработке 1 200 000 ₽ за 2022 год в справке будет 1 032 000 ₽ — остальное взносами в ФСС не облагалось.

В раздел 4 попадают не любые отсутствия, а строго периоды, за которые взносы не начисляли:

• 🤒 временная нетрудоспособность (больничные);
• 🤰 отпуск по беременности и родам;
• 👶 отпуск по уходу за ребёнком;
• ⏸️ освобождение от работы с полным или частичным сохранением зарплаты, если на эти выплаты взносы в ФСС не начисляли.

А вот ежегодный оплачиваемый отпуск и командировки в исключаемые дни не входят: с отпускных и среднего заработка за командировку взносы платят, значит эти дни остаются в расчёте.

Важная тонкость, из-за которой справку и заполняют аккуратно: исключаемые дни нужны не для всех пособий. Для обычного больничного средний дневной заработок считают как заработок за два года, делённый на 730 — без вычета дней. А вот для пособия по беременности и родам и по уходу за ребёнком делитель уменьшают на исключаемые дни.

Покажем на цифрах. Заработок за 2021 год — 800 000 ₽, за 2022 год — 900 000 ₽, вместе 1 700 000 ₽ (обе суммы в пределах базы). В двух годах 730 календарных дней, из них 30 — исключаемые. Тогда средний дневной заработок для пособия по беременности и родам: 1 700 000 ÷ (730 − 30) = 1 700 000 ÷ 700 = 2428,57 ₽. Если бы дни не исключали, вышло бы 1 700 000 ÷ 730 = 2328,77 ₽ — пособие оказалось бы заниженным почти на 4 %.

Поэтому важно, чтобы болезни и отпуска по уходу были корректно отражены в учёте, — тогда 1С посчитает исключаемые дни сама и справка выйдет верной.

Как считают пособия без справки 182н сейчас

С 2023 года пособия по болезни и материнству работают по модели прямых выплат через СФР:

• работодатель формирует и передаёт в фонд сведения для назначения пособия (через электронный обмен с СФР);
• СФР подставляет заработок застрахованного из своей базы — по данным отчётности, которую сдают работодатели;
• фонд назначает и перечисляет пособие напрямую сотруднику.

Справка от предыдущего работодателя в этой схеме не участвует. Если человек в текущем расчётном периоде работал в нескольких местах, СФР видит заработок по всем страхователям сам.

Для совсем старых периодов (где в расчёт ещё попадали годы до 2023) входящую информацию о заработке с прошлой работы в 1С:ЗУП вносили в данных для расчёта среднего заработка в самом документе больничного. Сейчас такие периоды в двухлетнем окне расчёта уже не встречаются.

Частые ошибки при заполнении 182н

Ошибки в справке 182н почти всегда приводят к неверному пособию у нового работодателя. Самые распространённые:

• ❌ Указан весь заработок, а не облагаемый взносами в ФСС. В справку идёт только база по взносам на случай нетрудоспособности и материнства, причём в пределах лимита года.
• ❌ Сумма выше предельной базы года. Это прямой признак, что в справку попал заработок сверх лимита. Сверьте с таблицей предельных баз.
• ❌ Не заполнен регистрационный номер в ФСС. Без него справку не примут: по этому номеру новый работодатель и фонд идентифицируют страхователя.
• ❌ Неверно посчитаны исключаемые дни. Если в учёте не отражён отпуск по уходу за ребёнком, программа занизит число исключаемых дней, и средний заработок получится заниженным.
• ❌ Период работы не совпадает с кадровыми документами. Даты в разделе 2 должны идти ровно по приказам о приёме и увольнении.

Печать и выдача справки сотруднику

Справку 182н печатают из проведённого документа. Выдать её работодатель был обязан:

• 📄 в день увольнения — вместе с трудовой книжкой или сведениями о трудовой деятельности (СТД-Р);
• ✉️ по письменному заявлению бывшего сотрудника — в течение трёх рабочих дней со дня обращения, в том числе уже после увольнения.

Форму подписывают руководитель и главный бухгалтер. Печать ставят при её наличии у организации — обязательным реквизитом она не является. По согласию работника справку допускалось выдавать и в электронном виде, заверенную усиленной квалифицированной подписью, но на практике почти всегда оформляли бумажный вариант.

Если сотрудник просит справку за годы, когда взносы в ФСС ещё начислялись, выдать её можно и сейчас: обязанность предоставить данные о заработке за прошлые периоды сохраняется. Отказать со ссылкой на отмену формы нельзя — отмена касается новых периодов, а не права человека получить сведения о своём заработке.