Заполнение справочников в 1С 8.3: ручной ввод, группы и загрузка из Excel

Справочники в 1С открываются из разделов главного меню: контрагенты и номенклатура — в разделе Справочники, сотрудники и физлица — в Кадры или Зарплата и кадры (в зависимости от конфигурации). Чтобы добавить запись вручную, открываете нужный список и нажимаете Создать (или клавишу Ins), заполняете поля карточки и жмёте Записать и закрыть.

Это базовый сценарий. Но если позиций десятки или сотни, вводить их по одной бессмысленно — есть загрузка из Excel , автозаполнение реквизитов по ИНН и копирование похожих карточек. Ниже — все способы, от одной записи до массового наполнения, и как потом вычистить дубли.

Что такое справочник и где он лежит

Справочник — это список однотипных объектов учёта: контрагенты, номенклатура, склады, физические лица, банки, валюты, статьи затрат. Каждая строка такого списка — элемент справочника с набором реквизитов (полей).

Путь к конкретному справочнику зависит от конфигурации, но логика общая — он привязан к тому разделу, где используется:

Большинство справочников можно открыть и прямо из документа — встав в поле ввода (например, «Контрагент» в счёте) и нажав кнопку выбора. Тогда новый элемент добавляется, не прерывая работу с документом.

Часть элементов в справочниках создаётся не пользователем, а самой конфигурацией — это предопределённые элементы (например, отдельные статьи движения денежных средств или типовые виды контактной информации). Их помечает особый значок в списке; переименовать такой элемент можно, а удалить в режиме 1С:Предприятие — нет. Заполнять нужно только пользовательские позиции.

Как создать элемент справочника вручную

Самый частый способ — добавить одну запись руками. Порядок одинаков почти для всех справочников.

1. Откройте список нужного справочника.
2. Нажмите Создать на командной панели или клавишу Ins.
3. Заполните обязательные реквизиты — они обычно подчёркнуты красным или отмечены по контуру поля.
4. Проверьте служебные поля: «Наименование» (как позиция будет показываться в списках) и, если есть, «Код» — его система обычно подставляет сама по порядку.
5. Нажмите Записать и закрыть, чтобы сохранить и вернуться к списку, или Записать, чтобы продолжить заполнять карточку.

Для контрагента минимум — это наименование и ИНН. Для номенклатуры — наименование и вид (товар, услуга, работа). Остальные реквизиты (счета учёта, ставка НДС, единица измерения) можно задать сразу или позже.

Поле «Полное наименование» (есть у контрагентов и номенклатуры) идёт в печатные формы — договоры, счета, накладные. «Наименование» — это рабочее, короткое, для поиска внутри программы. Их стоит заполнять по-разному: в печать — официальное название по документам, в рабочее — то, по чему вы быстро найдёте позицию.

Поле «Код» система обычно присваивает автоматически по порядку и трогать его не нужно — по коду строятся внутренние ссылки и сортировка. Вводить код вручную имеет смысл только там, где он несёт смысл для учёта (артикул, табельный номер), и для этого в карточке есть отдельное поле — не служебный «Код».

Сразу после создания элемента проверьте, что заполнены реквизиты, от которых зависят проводки: у номенклатуры — вид и, при необходимости, счета учёта; у контрагента — ИНН и вид (юрлицо, ИП, физлицо, обособленное подразделение). Если оставить эти поля пустыми, документ с такой позицией либо не проведётся, либо сформирует движения не по тем счетам.

Группы и иерархия: как не утонуть в длинном списке

Когда элементов много, их группируют в папки. Справочник с папками называется иерархическим.

Чтобы создать группу , нажмите Создать группу (клавиши Ctrl+F9) — появится папка, внутрь которой можно складывать элементы. Группы вкладываются друг в друга: например, «Поставщики» → «Поставщики материалов» → конкретные фирмы.

Переместить уже существующий элемент в другую папку можно двумя способами:

• перетащить мышью строку на нужную папку в списке;
• выделить одну или несколько строк (с Ctrl или Shift), затем выбрать в командной панели или в меню Ещё команду перемещения в группу и указать папку.

Группировка — это не только порядок. По папкам удобно строить отчёты (например, затраты по группе статей) и настраивать права доступа . Поэтому структуру папок лучше продумать до массовой загрузки, а не растаскивать тысячу позиций потом.

Когда записей много, помогает не только иерархия, но и инструменты списка. Любой справочник можно отсортировать по колонке (щелчок по заголовку), настроить отбор (команда настройки списка в меню Ещё) и воспользоваться строкой поиска над таблицей — она ищет по наименованию, коду и другим реквизитам сразу. Это выручает, когда нужно быстро убедиться, заведена уже позиция или нет.

Массовая загрузка данных из Excel

Если позиции уже есть в таблице Excel, вводить их заново не нужно. Порядок зависит от справочника.

Номенклатура в «1С:Бухгалтерии 8». В форме списка номенклатуры есть команда загрузки из внешнего файла — она разбирает таблицу Excel (.xlsx) или табличный документ (.mxl) и создаёт позиции. После выбора файла программа покажет предпросмотр и попросит сопоставить колонки файла с реквизитами (наименование, артикул, ставка НДС, единица). Этот шаг — сопоставление полей — ключевой: именно здесь вы говорите программе, что в какой колонке лежит.

Остальные справочники. Для контрагентов, физлиц и прочих типовой кнопки загрузки обычно нет. Тогда используют универсальную обработку «Загрузка данных из табличного документа» — её публикуют на диске ИТС и в составе типовых решений. Принцип тот же: открываете обработку, указываете вид справочника, грузите таблицу и сопоставляете колонки.

Чтобы загрузка прошла без ошибок, подготовьте файл:

• один лист, первая строка — названия колонок (шапка);
• без объединённых ячеек и пустых строк внутри данных;
• ИНН, КПП, коды — текстовым форматом, иначе Excel срежет ведущие нули и переведёт длинные числа в экспоненту;
• даты и числа — в том виде, который программа ожидает (лучше проверить на двух-трёх строках, прежде чем грузить тысячу).

Прогоните сначала небольшой фрагмент — 5–10 строк. Убедитесь, что реквизиты легли верно, и только потом грузите весь массив.

Чаще всего загрузка спотыкается о три вещи. Первая — несовпадение формата: в колонке «Ставка НДС» написано «20%», а программа ждёт значение из своего списка ставок, поэтому поле остаётся пустым. Вторая — ведущие нули в кодах и ИНН, которые Excel молча удалил ещё до загрузки. Третья — дубли внутри самого файла: одна и та же позиция встречается дважды под чуть разными именами, и в базу попадают обе. Первые два пункта лечатся подготовкой файла, третий — проверкой после загрузки (см. раздел про дубли ниже).

Автозаполнение: по ИНН, подбором и копированием

Руками набирать адрес, КПП и расчётный счёт контрагента не нужно — есть автоматические способы.

Заполнение по ИНН. Если подключён сервис «1С:Контрагент», в карточке контрагента достаточно ввести ИНН — наименование, КПП, юридический адрес и прочие реквизиты подтянутся из государственных реестров. Сервис платный и требует настройки интернет-поддержки: Администрирование → Интернет-поддержка и сервисы. Без подключённого сервиса проверка по ИНН не сработает, реквизиты придётся вносить вручную.

Копирование похожей карточки. Когда новая позиция почти совпадает с существующей, не создавайте с нуля. Встаньте на образец в списке и нажмите Создать копированием (клавиша F9). Откроется копия со всеми заполненными реквизитами — остаётся поправить отличия (наименование, артикул) и записать. Для номенклатуры с одинаковыми счетами учёта и ставкой НДС это экономит минуты на каждой позиции.

Подбор в документах. При заполнении табличной части документа (накладной, счёта) используйте кнопку Подбор вместо выбора по одной строке. Подбор открывает список справочника, где можно отметить сразу несколько позиций и перенести их в документ пачкой.

Значения по умолчанию и шаблоны. В ряде справочников реквизиты заполняются автоматически из настроек: например, счета учёта номенклатуры подставляются по регистру «Счета учёта номенклатуры», а не вводятся в каждой карточке. Поэтому прежде чем заполнять счета руками у сотни позиций, проверьте, не настроено ли это одним правилом на группу.

Поиск и удаление дубликатов

Дубли в справочниках — главная беда массового заполнения. Один контрагент, заведённый дважды (с пробелом в ИНН, с разным написанием имени), разносит обороты по двум карточкам и ломает сверку.

В типовых конфигурациях на платформе 8.3 есть обработка «Поиск и удаление дублей» (часть Библиотеки стандартных подсистем). Открыть её можно через Все функции или из раздела администрирования — точное расположение зависит от конфигурации.

Как она работает:

1. Выбираете справочник, где ищем дубли (например, «Контрагенты»).
2. Задаёте правила сравнения — по каким реквизитам считать записи одинаковыми (по ИНН, по наименованию).
3. Запускаете поиск — обработка группирует похожие записи.
4. В каждой группе указываете главный элемент (который оставить); остальные пометятся как дубли.
5. Запускаете замену — все ссылки из документов переносятся на главный элемент, дубли помечаются на удаление.

Лучшая стратегия — не плодить дубли вовсе. Для этого:

• заполняйте ИНН у контрагентов — по нему программа сама предупредит о совпадении;
• держите единые правила наименования (с кавычками или без, с ОПФ впереди или в конце);
• не разрешайте заводить новые позиции всем подряд — ограничьте права на создание в справочниках ключевой НСИ.