Ввод трудового стажа сотрудника в 1С: ЗУП и Бухгалтерия

Стаж сотрудника заполняется в карточке работника по ссылке Трудовая деятельность: в 1С:ЗУП 3.1 — из раздела Кадры → Сотрудники, в 1С:Бухгалтерии 8.3 — из Зарплата и кадры → Сотрудники. Там вводят периоды предыдущей работы по трудовой книжке и отмечают, в какой вид стажа каждый период засчитывается.

Главное, ради чего это делают, — корректный расчёт больничного. Размер пособия зависит от страхового стажа, и если его не внести, программа посчитает оплату как при стаже до 5 лет (60%). Ниже — какие данные нужны, как их ввести в обеих конфигурациях, как стаж попадает в расчёт пособия и где чаще всего ошибаются.

Какие виды стажа ведутся в программе и на что они влияют

В 1С стаж — это не одно число, а набор периодов с отметками. Один и тот же интервал работы может одновременно входить в несколько видов стажа.

• 📌 Страховой стаж — главный. От него зависит процент оплаты больничного по закону № 255-ФЗ.
• 🧊 Северный стаж — работа в районах Крайнего Севера и приравненных местностях. Влияет на районные надбавки.
• ⚙️ Стаж по вредности — периоды на работах с особыми условиями труда, нужен для досрочной пенсии и доплат.
• 🎖 Стаж госслужбы и выслуга лет — для надбавок за выслугу в бюджетных и силовых структурах.
• 📅 Стаж по специальности / общий трудовой — справочные виды, используются в отчётности и кадровых справках.

Важно развести два понятия. Страховой стаж на дату начала болезни программа считает сама — складывает введённые периоды плюс время работы в вашей организации. А вот периоды до приёма вы вносите вручную по трудовой книжке: автоматически из внешних источников они не подтянутся.

Что подготовить перед вводом стажа

Чтобы не переделывать, соберите документы заранее. Основной источник — бумажная трудовая книжка или сведения о трудовой деятельности (форма СТД-Р или СТД-СФР).

Служба в армии по призыву, периоды ухода за ребёнком до 1,5 лет и некоторые другие нестраховые периоды тоже входят в страховой стаж — для них в трудовой деятельности предусмотрены отдельные виды времени.

Если у человека трудовая книжка переведена в электронный вид (ЭТК, ст. 66.1 ТК РФ), историю работы до текущего места он подтверждает формой СТД-СФР из приложения или с портала Госуслуг.

Пошаговый ввод стажа в 1С:ЗУП 3.1

В ЗУП для стажа отведена отдельная форма — она самая подробная из всех конфигураций.

1. Откройте Кадры → Сотрудники и выберите нужного работника.
2. В карточке сотрудника нажмите ссылку Трудовая деятельность (блок со ссылками в верхней части карточки).
3. В открывшейся форме перейдите на нужную закладку вида стажа — по умолчанию это Страховой стаж.
4. Кнопкой добавления новой строки заведите период: укажите дату начала и дату окончания, организацию и, при необходимости, вид стажа для этого периода.
5. Повторите для каждой записи из трудовой книжки.
6. Запишите и закройте форму.

Как учитываются разные виды времени

На закладке страхового стажа у каждого периода можно задать вид: обычная работа, служба в армии, уход за ребёнком и т. д. Программа складывает только то, что по закону входит в страховой стаж, поэтому важно не пометить лишнее.

Нестраховые периоды вносят как отдельные строки с подходящим видом. Типичные примеры:

• служба в армии по призыву — входит в страховой стаж, хотя записи в трудовой книжке по ней может не быть;
• уход за ребёнком до 1,5 лет — засчитывается, если приходится на периоды между работой;
• периоды получения пособия по безработице — в страховой стаж не входят, их добавлять не нужно.

Северный стаж и стаж по вредности вводят на своих закладках той же формы. Один период работы на Севере логично завести дважды — и в страховом стаже, и в северном, потому что это разные счётчики, и каждый используется в своём расчёте.

Проверка итога прямо в форме

ЗУП показывает рассчитанную продолжительность стажа тут же, под таблицей периодов, в формате «лет-месяцев-дней». Сверьте это число с трудовой книжкой до того, как закроете форму, — так ошибка в датах видна сразу.

Ввод стажа в 1С:Бухгалтерии 8.3

В Бухгалтерии полноценный кадровый учёт работает, когда включён расчёт зарплаты в самой программе (Зарплата и кадры → Настройки зарплаты → учёт расчётов по зарплате ведётся в этой программе). Для штата свыше 60 человек 1С рекомендует вести кадры в ЗУП, но для небольшой организации возможностей БП хватает.

Порядок почти такой же, как в ЗУП, только форма проще:

1. Откройте Зарплата и кадры → Сотрудники и выберите работника.
2. В карточке найдите ссылку Трудовая деятельность и откройте её.
3. Добавьте периоды предыдущей работы с датами начала и окончания.
4. Запишите данные.

В БП нет такого набора закладок по видам стажа, как в ЗУП, — здесь ведут в первую очередь страховой стаж для больничных. Если организации нужен развёрнутый учёт северного стажа и вредности с автоматическими надбавками, это повод перейти на ЗУП.

Как страховой стаж влияет на размер больничного

Это и есть причина, по которой стаж вообще заносят в программу. По закону № 255-ФЗ процент оплаты больничного зависит от страхового стажа на день начала болезни.

Когда вы создаёте документ Больничный лист, 1С берёт введённые периоды трудовой деятельности, добавляет время работы в вашей организации и сама подставляет страховой стаж и процент. В документе стаж виден и доступен для проверки.

Пример. Сотрудник пришёл к вам 3 месяца назад, а до этого отработал 11 лет. Без заполненной трудовой деятельности программа увидит стаж 3 месяца и оплатит больничный по ставке «менее 6 месяцев». Внесёте прежние 11 лет — стаж станет больше 8 лет, и пособие посчитается по 100%.

Есть важное исключение. С 2024 года больничный по уходу за ребёнком до 8 лет оплачивается в размере 100% среднего заработка независимо от страхового стажа. Для таких случаев процент от стажа не зависит, но сам стаж в карточке всё равно нужен — он используется в других видах больничных того же сотрудника.

Напомним: с 2023 года выплатами занимается СФР (бывший ФСС), пособие идёт напрямую из фонда по модели прямых выплат. Но страховой стаж по-прежнему считает работодатель в своей программе и передаёт его в сведениях для назначения пособия, поэтому корректный ввод остаётся на вас.

Откуда брать данные: трудовая книжка, ЭТК и сведения СФР

Данные о прежней работе в 1С не приходят сами — их вносит кадровик. Но источники стоит знать, чтобы ничего не упустить.

• 📘 Бумажная трудовая книжка — основной документ. Переносите записи дословно по датам.
• 💻 ЭТК и форма СТД-Р/СТД-СФР — для тех, кто отказался от бумажной книжки. Сведения человек приносит из приложения СФР или с Госуслуг.
• 🎖 Военный билет — служба по призыву в страховой стаж входит, а записи в трудовой книжке по ней может не быть.
• 📄 Справки с прежних мест — для северного стажа и работы во вредных условиях, когда формулировка в трудовой книжке неполная.

Автоматического обмена, который загрузил бы весь стаж из базы СФР в карточку сотрудника, в типовых конфигурациях нет. Из 1С в фонд передаются отчётные сведения (в том числе данные для назначения пособий), но заполнение истории работы остаётся ручной операцией.

При переходе с другой программы или из ЗУП в Бухгалтерию стаж обычно загружается вместе с остальными кадровыми данными через стандартную выгрузку-загрузку между конфигурациями. Отдельно периоды трудовой деятельности переносить не нужно — они приезжают в составе карточек сотрудников. После переноса всё равно выборочно сверьте стаж у нескольких работников: ошибки сопоставления полей чаще всего видны именно здесь.

Частые ошибки при заполнении стажа и их проверка

Большинство проблем всплывает уже при расчёте больничного, когда процент оказывается не тем. Что проверить:

• ❌ Стаж не заполнен совсем — самая частая причина заниженного пособия. Правило простое: внесли нового сотрудника — сразу завели трудовую деятельность.
• ❌ Перекрытие периодов — даты двух мест работы накладываются, итог занижается. Сверьте по книжке.
• ❌ Лишние периоды в страховом стаже — учёба в вузе в общем случае в страховой стаж не входит, а её иногда ошибочно добавляют.
• ❌ Неверный вид периода — служба в армии или уход за ребёнком помечены как обычная работа или наоборот, из-за чего счётчик считает не так.
• ❌ Стаж правили задним числом — если изменить периоды после проведения больничного, пересчитайте документ заново.

Как убедиться, что всё верно:

1. Откройте форму трудовой деятельности и сверьте итоговую продолжительность стажа с трудовой книжкой: программа показывает стаж в формате «лет-месяцев-дней».
2. Создайте пробный Больничный лист и посмотрите, какой стаж и процент подставила программа. Если результат расходится с ожиданием — причина почти всегда в периодах карточки.
3. Для кадровых справок используйте типовые печатные формы со сведениями о стаже из карточки сотрудника.

Отдельно стоит перепроверять новичков в первые недели после приёма — именно у них стаж чаще всего остаётся пустым, а первый же больничный выявляет недоплату. Разовая сверка при оформлении снимает проблему заранее.

Частые вопросы