Что пришло на смену СЗВ-М и как сформировать отчёт в 1С

Если вы ищете, где в 1С сформировать СЗВ-М, — такого отчёта в программе больше нет и быть не должно. СЗВ-М отменили: последний раз его сдавали за декабрь 2022 года. Вместо него ежемесячные персональные данные о работниках теперь уходят в налоговую инспекцию отдельным отчётом.

Этот отчёт называется «Персонифицированные сведения о физических лицах». По смыслу он заменил СЗВ-М: тот же ежемесячный список застрахованных лиц, но получатель — ФНС, а не Пенсионный фонд, и добавилась сумма выплат за месяц. Ниже разберём, чем отличается новая форма, как её заполнить в 1С:ЗУП 3.1 и 1С:Бухгалтерии 3.0, в какие сроки сдавать и на чём чаще всего спотыкаются.

Почему СЗВ-М исчез из программы

СЗВ-М вводили в 2016 году как ежемесячный отчёт в Пенсионный фонд. В нём перечисляли всех работников со СНИЛС, ИНН и ФИО — фонд сверял, кто трудится, с выплатами пенсий работающим пенсионерам.

С 2023 года Пенсионный фонд и ФСС объединили в Социальный фонд России (СФР). Часть отчётности перераспределили. Персональные ежемесячные сведения передали налоговой службе — она и так администрирует страховые взносы. Поэтому старый бланк СЗВ-М убрали из списка регламентированных отчётов 1С, и обновлённые релизы его больше не формируют.

Какой отчёт сдают вместо СЗВ-М

Замена — «Персонифицированные сведения о физических лицах». Коротко о ключевых параметрах:

• 📋 Получатель — налоговая инспекция (ФНС), а не СФР.
• 📅 Периодичность — ежемесячно, за каждый календарный месяц.
• ⏰ Срок — не позднее 25-го числа месяца, следующего за отчётным. Если 25-е выпадает на выходной или праздник, срок сдвигается на ближайший рабочий день.
• 👥 Кого включать — всех, с кем в отчётном месяце действовали трудовые договоры или договоры ГПХ, даже если выплат не было.

Главное отличие от СЗВ-М: кроме ФИО, СНИЛС и ИНН в отчёт попадает сумма начислений за месяц по каждому человеку. Из-за этого данные нельзя взять «из воздуха» — они должны биться с начислениями зарплаты в базе.

Форму подают за все три месяца квартала, включая последний. То, что персональные данные за квартал дублируются в разделе 3 расчёта по страховым взносам (РСВ), от ежемесячной подачи не освобождает.

Отдельно стоит развести два получателя, потому что их постоянно путают. Ежемесячные персональные сведения идут в ФНС — это замена СЗВ-М. В СФР же теперь сдают единую форму ЕФС-1, в которую свели прежние СЗВ-ТД, СЗВ-СТАЖ, ДСВ-3 и 4-ФСС. ЕФС-1 подают не ежемесячно, а по событиям и по итогам периодов. Так что если раньше весь персучёт уходил в один фонд, теперь он разделён между двумя ведомствами.

Что проверить в 1С перед формированием

Ошибки в персучёте — это почти всегда «мусор» в карточках сотрудников, а не сбой отчёта. Налоговая сверяет СНИЛС и ИНН с базой ФНС, и один неверный символ приводит к отказу в приёме.

Что стоит проверить до нажатия «Заполнить»:

Карточки сотрудников проще всего пройти списком: в 1С:ЗУП 3.1 откройте Кадры → Сотрудники, в 1С:Бухгалтерии 3.0 — Зарплата и кадры → Сотрудники. СНИЛС и ИНН хранятся в карточке физлица на вкладке с личными данными. Чтобы быстро отловить пробелы, отсортируйте список по колонке со СНИЛС или настройте отбор «СНИЛС не заполнен» — пустые строки соберутся вместе, и их останется только дозаполнить.

Отдельная частая причина лишних строк — задвоенные физлица. Если одного человека завели в базу дважды (например, при повторном приёме после увольнения создали новую карточку), он попадёт в отчёт два раза с разными суммами. Такие дубли ищут по совпадению ФИО и СНИЛС и объединяют до формирования отчёта.

СНИЛС стоит проверять не только на заполненность, но и на формат. Это 11 цифр вида XXX-XXX-XXX YY, где последние две — контрольное число. Если при вводе перепутать одну цифру, карточка спокойно сохранится, а вот инспекция такой номер в своей базе не найдёт и вернёт отказ. Поэтому номера новых сотрудников сверяют со СНИЛС из документа, а не набирают по памяти.

Как сформировать Персонифицированные сведения в 1С

Отчёт лежит в общем списке регламентированной отчётности. Путь немного отличается по конфигурациям:

Дальше порядок общий:

1. В открывшемся рабочем месте нажмите Создать.
2. В списке видов отчётов выберите «Персонифицированные сведения о физических лицах». Если список длинный — наберите «Персониф» в поле поиска над ним.
3. Укажите период — отчётный месяц (например, сентябрь) и организацию.
4. Нажмите Заполнить. Программа подтянет всех застрахованных лиц за месяц и суммы начислений.
5. Проверьте, что количество строк совпадает с числом работающих, а суммы соответствуют расчётному листку.
6. Нажмите Провести или Записать, чтобы сохранить отчёт в базе.

После заполнения пройдите по строкам глазами. Сумма по каждому человеку — это выплаты и иные вознаграждения, начисленные ему за месяц в рамках трудовых отношений или договора ГПХ. У сотрудника в отпуске без сохранения или в декрете без выплат сумма будет нулевой — это нормально, строку всё равно оставляют.

Как это выглядит на практике. Пусть в ООО работают трое: директор с окладом 80 000 ₽, бухгалтер с окладом 60 000 ₽ и менеджер по договору ГПХ, которому за сентябрь начислили 25 000 ₽. В отчёте за сентябрь будет ровно три строки — по одной на человека, с его ФИО, СНИЛС, ИНН и указанной суммой. Итоговой суммы «по организации» в этой форме нет: инспекцию интересуют персональные начисления, а не общий фонд.

Отдельно обратите внимание на договоры ГПХ. Исполнители по гражданско-правовым договорам — тоже застрахованные лица, и их включают в отчёт наравне со штатными работниками. Это частый пробел: про штат помнят, а разовых подрядчиков забывают.

Как отправить отчёт и отследить статус

Способ сдачи зависит от численности. По Налоговому кодексу, если за отчётный период выплаты получали более 10 человек, отчёт сдают только в электронном виде. При 10 и менее можно сдать на бумаге.

Варианты отправки из 1С:

• Прямо из программы — если подключён сервис 1С-Отчётность. В форме отчёта нажмите Отправить, подпишите электронной подписью, и файл уйдёт в инспекцию.
• Выгрузкой файла — кнопка Выгрузить формирует файл утверждённого формата. Его загружают в сторонний сервис отправки или на бумаге распечатывают по кнопке Печать.

Если отправляете через 1С-Отчётность, статус виден в том же рабочем месте, где создавали отчёт. Документооборот с инспекцией проходит несколько этапов — от отправки до приёма. Сначала оператор подтверждает, что файл отправлен, затем инспекция присылает извещение о получении, и только потом — итоговый протокол. Ориентируйтесь на статус «Сдано»: он означает, что инспекция приняла отчёт без замечаний.

Бумажный вариант при численности 10 человек и меньше тоже рабочий, но у него свои минусы: нет автоматического подтверждения приёма, а дату сдачи определяют по отметке инспекции или по почтовой квитанции. Если есть подключённый сервис отправки, электронная сдача надёжнее — вы сразу видите, приняли отчёт или нет.

Как исправить ошибку в поданном отчёте

Если после отправки нашли неточность — не паникуйте, корректировка предусмотрена.

• Забыли человека или ошиблись в данных — создайте новый отчёт за тот же месяц и включите в него только исправленные сведения. На титульном листе указывают номер корректировки.
• Отказ инспекции по протоколу — исправьте причину (чаще всего СНИЛС или ИНН) и отправьте отчёт заново как первичный, если прежний не был принят.

Номер корректировки — это счётчик уточнённых версий за один месяц: 1 для первого исправления, 2 для второго и так далее. В корректирующий отчёт включают только тех сотрудников, по кому меняются данные, а не весь список заново. А вот если инспекция отчёт ещё не приняла (пришёл отказ), новая версия уходит как первичная с номером 0 — корректировкой это не считается.

А вот сведения за периоды до 2023 года — то есть за время действия СЗВ-М — корректируют по-старому: дополняющие и отменяющие формы СЗВ-М подают в территориальный орган СФР, а не в налоговую. Новый отчёт закрыл только периоды с января 2023 года и позже.

Как упростить ежемесячную сдачу

Отчёт сдают каждый месяц, поэтому рутину стоит один раз настроить, а не собирать всё заново перед каждым сроком.

• 🗓 Календарь отчётности. В рабочем месте 1С-Отчётность есть календарь со сроками сдачи. Он заранее подсвечивает приближающийся отчёт — удобно не держать 25-е число в голове и не пропустить перенос срока.
• 🔁 Повторное заполнение. Сохранённый за прошлый месяц отчёт не нужно пересоздавать с нуля. Скопируйте его на новый период и нажмите Заполнить — программа подтянет актуальный состав сотрудников и свежие суммы.
• 🧾 Автоподстановка сумм. Суммы начислений отчёт берёт из проведённых документов зарплаты. Если вы закрываете месяц вовремя и проводите все начисления, ручной ввод сумм не нужен вообще — остаётся только проверить итоги.
• ✅ Контрольные соотношения. Приучите себя запускать встроенную проверку перед каждой отправкой. Она ловит пустые СНИЛС и расхождения сумм раньше, чем это сделает инспекция, и экономит круг «отказ — исправление — повторная отправка».

Отдельных «волшебных» доработок под этот отчёт не требуется: он штатный и полностью заполняется из учётных данных. Главное — поддерживать карточки сотрудников в порядке и закрывать месяц до срока сдачи.

Частые ошибки при сдаче ежемесячного персучёта

На чём спотыкаются чаще всего:

• ❌ Ищут в 1С бланк СЗВ-М и считают, что программа «сломалась». Бланка нет намеренно — нужен другой отчёт.
• ❌ Путают получателя. Персонифицированные сведения идут в ФНС, а не в СФР. В СФР теперь сдают единую форму ЕФС-1 по другим событиям.
• ❌ Сдают только за первые два месяца квартала, думая, что третий «закрывает» РСВ. Отчёт нужен за каждый месяц.
• ❌ Не включают сотрудников без выплат. Если договор действовал — человек в отчёте, пусть и с нулевой суммой.
• ❌ Отправляют и забывают. Без принятого протокола отчёт не сдан, а срок — 25-е число.

Частые вопросы