Как заполнить табель в 1С:ЗУП — пошаговый разбор

Отдельный документ «Табель» в 1С:ЗУП 8.3 нужен не всегда. По умолчанию программа считает время по отклонениям: норму берёт из графика работы, а вручную вводятся только отпуска, больничные, командировки и прогулы — каждый своим документом. Пока факт совпадает с графиком, табель заводить не требуется, Т-13 печатается напрямую.

Табель отдельным документом заводят в двух случаях: когда фактически отработанное время отличается от графика, а подходящего документа-отклонения нет, либо когда в организации ведётся учёт по фактически отработанному времени. Ниже — где лежит документ, как заполнить его автоматически и вручную, как отразить ночные и сверхурочные и как получить печатную форму Т-13.

Как в ЗУП устроен учёт времени и виды его использования

Прежде чем заводить табель, стоит понимать, откуда берётся норма часов и какими буквами кодируется время. Всё строится на двух справочниках.

График работы. Это план: сколько часов в какой день должен отработать сотрудник. Графики лежат в разделе Настройка → Графики работы сотрудников. Пятидневка, сменный, суммированный учёт — всё задаётся здесь. Именно из графика табель подтягивает плановую норму при автозаполнении.

По умолчанию в ЗУП действует учёт по отклонениям. Второй режим — учёт по фактически отработанному времени: тогда табель становится основным документом ввода, и время по сотрудникам берётся не из графика, а из того, что внесено в табель. Режим задаётся в настройках учёта организации; переключать его на работающей базе с уже начисленной зарплатой не стоит — поменяется вся логика расчёта за период.

Виды использования рабочего времени. Это справочник кодов явок и неявок (справочник так и называется, лежит в разделе Настройка; если команды не видно на панели — откройте через «Ещё» или функцию поиска по разделу). Каждому виду сопоставлены буквенный и цифровой код по форме Т-13.

Основные коды, которые встречаются в табеле чаще всего:

Отдельный вид времени для сверхурочных в ЗУП появляется только если они оформлены документом; просто набрать «10» в ячейке табеля сверх нормы недостаточно — об этом ниже.

Где лежит документ «Табель» и за какой период он заводится

Документ находится в разделе Зарплата → Табели. Откройте журнал и нажмите Создать.

В шапке заполняются три поля:

1. Организация — если в базе их несколько.
2. Месяц — период учёта. Табель всегда заводится помесячно; один документ закрывает один календарный месяц.
3. Подразделение — удобнее заполнять табель по одному подразделению, чтобы в табличной части не оказалась вся компания.

Дата документа ставится, как правило, последним числом месяца — это дата, на которую время считается введённым. Менять её вручную без причины не нужно.

Автоматическое заполнение по графику и уже введённым данным

Кнопка Заполнить в табличной части подтягивает сотрудников выбранного подразделения и проставляет им время из графика работы с учётом уже введённых отклонений.

Что происходит при автозаполнении:

• в каждый день подставляется плановая норма по графику (явка «Я» с числом часов);
• если на день приходится документ-отклонение — отпуск, больничный, командировка, — ячейка получает соответствующий код (ОТ, Б, К) вместо явки;
• выходные по графику помечаются кодом «В».

То есть табель стартует не с чистого листа: программа сама расставляет то, что уже знает, и остаётся поправить только фактические расхождения.

Два формата ячейки. В настройках табеля можно показывать либо суммарные часы за день, либо раздельно «код / часы». Для проверки удобнее развёрнутый вид: сразу видно, каким кодом учтён день. Переключается это в форме самого документа (команда вида «Настроить» / колонки над табличной частью).

Автозаполнение не затирает уже проведённые отклонения: если отпуск оформлен документом, повторный Заполнить снова подставит в эти дни код «ОТ», а не вернёт явку. Поэтому заполнять табель можно в несколько заходов — например, сначала по графику в начале месяца, затем дозаполнить фактические расхождения в конце.

Ручная корректировка: явки, неявки и буквенные коды

После автозаполнения правят то, что отличается от плана. Ручной ввод — это и есть основная работа с табелем, когда факт «гуляет».

Как заполнить ячейку вручную:

1. Встаньте на пересечение строки сотрудника и нужного дня.
2. Укажите код вида времени (выбором из справочника видов использования времени).
3. Укажите количество часов за этот день.

Частые ручные правки:

• Переработка в обычный день без оформления сверхурочных — увеличиваете часы явки «Я» (но оплату сверх нормы это само по себе не даёт, см. следующий раздел).
• Неполный день — ставите фактические часы вместо плановых.
• Неявка без документа — код «НН» (невыясненные причины). Позже, когда причина прояснится, «НН» заменяется на больничный, прогул или отпуск за свой счёт.
• Работа в выходной — в ячейку выходного дня вместо «В» ставится «РВ» с часами.

Если по сотруднику уже есть документ-отклонение (например, отпуск), не дублируйте его кодом в табеле руками — время учтётся дважды. Табель руками трогают только там, где отклонение документом не оформлено.

Альтернатива табелю — индивидуальный график. Когда у сотрудника стабильно другой режим, чем у остальных (например, он один работает по сменам), удобнее не править ему табель каждый месяц, а назначить персональный график работы документом «Индивидуальный график». Тогда норма будет подтягиваться автоматически, и ручной ввод в табель останется только на действительно нештатные дни. Табель оправдан там, где расхождения разовые и предсказать их графиком нельзя.

Ночные, сверхурочные и работа в праздники

Это место, где табель чаще всего заполняют неверно. Логика ЗУП такая: табель фиксирует время, а доплаты за особые условия считаются по отдельным видам времени и документам, а не по тому, что вы «дописали часы».

Ночные часы (код «Н»). Ночным по ст. 96 ТК РФ считается время с 22:00 до 6:00. Если ночные заложены в сам график работы (сменный график с ночными часами), они попадут в табель автоматически. Если смена разовая — ночные часы выделяются в отдельную строку кодом «Н».

Сверхурочные (код «С»). По ст. 99 ТК РФ это работа по инициативе работодателя за пределами нормы. Чтобы сверхурочные оплатились по полуторному и двойному тарифу, их оформляют документом «Работа сверхурочно», а не просто большим числом часов в табеле. Документ сам сформирует нужный вид времени; в табеле часы сверх нормы при этом разделятся на обычную явку и «С».

Работа в выходной и праздник (код «РВ»). Оформляется документом «Работа в выходные и праздники». Он проставляет в табеле код «РВ» и обеспечивает оплату не менее чем в двойном размере по ст. 153 ТК РФ.

Короткое правило: обычное время и неявки — через табель, повышенная оплата — через профильный документ.

Суммированный учёт. При сменном графике с суммированным учётом норма считается не за месяц, а за учётный период целиком — квартал, полугодие, год (ст. 104 ТК РФ). Переработки в отдельном месяце тогда ещё не означают сверхурочных: окончательно сверхурочные часы определяются по итогам всего учётного периода. В табеле за месяц вы фиксируете фактически отработанные часы по сменам, а расчёт сверхурочных выполняется в последнем месяце периода.

Проверка, печать формы Т-13 и проведение

Перед проведением табель сверяют с нормой месяца. Удобный контроль — итоговые колонки справа: отработанные дни и часы по каждому сотруднику. Если у человека на полной ставке без отпусков вышло меньше нормы — ищите пропущенный день.

Печать Т-13. Из проведённого (или записанного) документа по кнопке Печать доступна унифицированная форма Т-13. Она собирает коды и часы по дням и выводит итоги за первую и вторую половину месяца — в том виде, в каком табель подписывают. Т-13 рассчитана на автоматизированный учёт, поэтому именно её печатают из программы; форма Т-12 из того же постановления отличается тем, что в ней вручную ведётся ещё и расчёт зарплаты, и на практике она почти не используется.

Проверьте, что суммы по половинам месяца сходятся с итогом за месяц, а по каждому сотруднику заполнены обе половины: если вторая пустая, скорее всего табель заполнили до конца месяца и забыли дозаполнить.

Проведение. Кнопка Провести и закрыть фиксирует данные. После этого введённое время участвует в расчёте зарплаты за месяц: начисление по окладу пересчитается на фактически отработанные дни, а особые виды времени уйдут в соответствующие доплаты.

В печатной Т-13 остаются поля для подписей ответственного лица, руководителя подразделения и кадровика — их заполняют от руки или настраивают в ответственных лицах организации, автоматически из табеля они не подставляются.

Если табель уже проведён, а зарплата за месяц посчитана, и вы меняете время — после правки перепроведите начисление зарплаты, иначе расчёт останется по старым данным.

Частые вопросы